採訪、撰文 / 劉揚銘

筆記本出現在旭榮集團執行董事黃冠華工作與生活的每一個角落，每天進公司和下班前，他固定檢查筆記本。放假在家，看見郭台銘的專訪，黃冠華會在2秒鐘內衝進房間拿出筆記本，記下每個佳句。甚至在單車環島1100公里的路程中，筆記本也沒有離開他的背包。

「我把筆記本當成一種生活態度，」黃冠華用筆記安排工作、自我管理的工具，「我認真看待自己的生活，不想浪費每一分一秒。」

2003年進入旭榮集團後，由於紡織產業的工作高度國際化，需要大規模的整合處理，加上日常接觸的領域相當廣泛，許多工作都必須事先規畫，內容也是多線並行，促使黃冠華開始有系統地使用筆記本。

為了讓筆記能夠「便利、有意義、效率極大」，黃冠華不但參考了許多書籍，還身體力行，逐漸摸索出一套獨特的筆記術。從版面選擇、記錄系統、記錄原則和訣竅，每一項都有條有理、有脈絡可尋。

黃冠華的筆記本可分為「日曆行程表」（見【圖1】）與「個人管理」兩種功能。在「日曆行程表」部分，黃冠華將自己「效率極大化」的筆記原則，歸納出10個要訣：

累積7年經驗，歸納筆記6要訣

1.養成習慣：隨手、隨時把工作系統化地記錄下來，是提高工作效率的第一步。黃冠華的筆記習慣，包括：每天睡前檢查明天該做的事；每周（星期天晚上尤其重要）將本周尚未完成的事項謄寫到下周；每年初先把確定、預期發生的事預先排入，例如固定的月會、參展、休長假等行程。提前為保留時間彈性，避免重要工作互相排擠。

2.顏色系統：用不同顏色的筆跡表示輕重緩急、上下關係。（1）鉛筆：代表庶務事項。（2）藍色：自己該做的事。（3）紅色：部屬要向我報告的事。（4）黑色：老闆交待的事，自己需提出報告。（5）綠色：長期計畫，例如環保、企業社會責任等。

黃冠華表示，他已將這套5色筆記術推廣到全公司。當他在筆記本用紅筆（部屬責任）寫下期限時，部屬同時也筆記本用黑色（老闆交待）寫下期限，人人權責分明，確保在期限前完成工作。

3.修改原則：一般的錯誤可直接塗改，但若是「延遲」「改期」，絕不用橡皮擦或立可白，而是畫線下拉，在新的期限上再寫一次，提醒自己事情「已經延期」。

4.四大時間：基本上，黃冠華無時無刻都在記錄，但是以下4個時間裡，他一定會檢查筆記本：每天早上進辦公室時，記下今天要完成的事；中午；下班前分兩次檢查工作是否完成；睡前確認明天要完成的工作。

5.瑣事不記：需要討論、思考、互動的事情才記，太瑣碎、馬上可完成的事就不寫。另外，也可將「需要動腦」和「無須動腦」的事務交叉排入，讓大腦有機會休息。

6.善用縮寫：善用個人化的縮寫，可加快筆記速度。小訣竅是「統一把縮寫放在最前面」，如此可更方便檢索、回顧，例如talk to（與誰單獨面談）、discuss to（數人一起討論）、summit（遞交報告）、check（確認進度）等。

一分一秒都不想浪費，做好自我管理

至於筆記本的「個人管理」部分，則位於筆記的前半與後半區塊。不同於「日曆行程表」每年抽換，「個人管理」的內容會不停累積，並做電腦備份，以防筆記本丟失。

翻開黃冠華的筆記本，第一頁上還留著他在2003年開始使用時，寫下的人生最高目標：「人要活在進步與快樂中，並且與他人分享。」每當翻開筆記本，他都會用這句話激勵自己。

筆記本後半部，占比重最大的是「嘉言錄」。7年來，黃冠華一字一句寫下超過1000個名言錦句，成為受邀演講、和同事溝通時的有效幫手。

此外，筆記本後半部還記錄了每當工作出現空檔時，可從事的「free time job」：從短時間可完成的整理名片、收納文件，到需要長時間思考的研發計畫、公司硬體設備改進……等都包含其中。「就連工作中的閒暇時間，我都不想浪費，可以立刻從筆記中找到該做的事，」黃冠華笑說。

「使用筆記本，最重要是養成習慣，」黃冠華說，其實許多看似微不足道的小細節，若能有系統、有條理地記錄下來，就可以提高個人效率。而將筆記本的功能發揮到極致，是為了讓自己的工作與生活，每分每秒都能增加價值。

日曆行程表
「日曆行程表」位於筆記本的中間部分，以周為單位，安排每周工作，而當過完一年，黃冠華會把舊年度的紙本保留下來，供回顧檢討之用。他選擇左頁一周7天，右頁空白可記事的「左周右記事型」版面。左頁簡明記錄當日須完成的工作，右頁的空白版面，可延伸左頁的內容做細部說明，例如重要會議結論、當天需報告的事項等。
1左周右記事：選擇左頁一周7天，右頁空白可記事的「左周右記事型」版面。
2本周重要工作：通常有1～3件。可用於日後回顧，衡量自己的工作效能，藉以改進。
3本周工作地點：例如台北、上海、武漢、越南、休假……等。用於回顧調整工作比例。
4記錄系統：（1）五色原則：黑色代表老闆交待；紅色是部屬責任；藍色是自己的責任；綠色為長期計畫；鉛筆則表示庶務事項。另外（2）左公右私：公事記在左邊，私事在右，不混淆。
5記事：左頁簡明記錄當日須完成的工作，右頁空白處可延伸左頁內容做細部說明，例如重要會議結論、當天需報告的事項……等。

筆記本的第一頁
筆記本的前半與後半區塊，屬於「個人管理」的內容，這是不停累積的成長紀錄，黃冠華會每季更新到個人電腦裡，打字成word檔做備份。筆記本的第一頁，包括人生最高目標、自我提醒與省思、筆記原則與生活規律等，要求自己養成筆記的習慣。
1人生目標：深思熟慮的結果，用於激勵自己。
2記錄原則與備註：五色原則（見【圖1】），以及提醒自己每周寫下工作重點、周日將未完成事項搬移到下周。
3生活規律：提醒自己養成良好的生活習慣，固定運動、保持身體健康。
4每日習慣：早上確認工作重點，睡前思考明日該做的事，當天的e-mail當日回……等原則。
5自我省思與提醒：早用自己的語言，寫下工作的體認與自我成長的期許，有空就看，提醒自己不要犯相同的錯誤。黃冠華已累積7年，超過300句。

筆記本的後半部
筆記本的後半內容，也是不停累積、成長的紀錄。例如嘉言錄，黃冠華在7年中已新增上千句。此外，也包括吃過的美食、好玩的景點、推薦好書等軟性內容。
1free time job：工作突然產生空檔時可以做的事。分三類：
（1）短時間可完成：私人資料夾文件歸檔、檢查執行事項有無遺漏、整理公司的收信匣、整理辦公桌及書櫃、撰寫工作日誌……等。
（2）公務任務：思考導入CRM計畫、研發結果的經營分析、外語人才培訓計畫……等。
（3）個人成長：包括念EMBA、加強英文口語溝通技巧、了解英文專有名詞……等。
2嘉言錄：記下別人的名言，在生活中，可當做與朋友聊天的話題、msn暱稱。在工作中，演講時、與同事溝通時，豐富自己的表達力。
不在本頁，但也在筆記本中的內容：
3飯局：向朋友說過「我來約」或「我會去」的飯局，全都記錄在這一頁，承諾過的事一定要做到，且絕對不會忘記或遲到。
4各地好友名單：出差到香港、上海、美國……各地時，在工作空檔時可以連絡的好友，是出差的潤滑劑。
5美食、景點、好書清單：吃過的美食、好玩的景點、讀過的好書，可推薦給親朋好友。

黃冠華
優仕網創辦人，現任旭榮集團執行董事。2003年進入旭榮集團後，由於管理工作需同時多線進行，因為開始使用筆記本，並將「5色筆記術」推廣至全公司，做為一致的管理系統。