好文

【王品個案全解析】4大採購絕招,有效降低成本


採訪•撰文 / 陳芳毓   攝影 / 賀大新

去年,當所有餐飲業都因為原物料價格上漲,而被迫調整售價時,王品反而因為採購策略應用得當,省下了約1億元新台幣的採購預算。背後的大功臣,就是加入王品不到兩年的採購處總監沈榮祿。

「採購,不只是殺價!」家樂福採購主管出身的沈榮祿,開宗明義就強調,採購分「詢價」「比價」「議價」三階段,只懂得「議價」,反而會犧牲品質和合作關係。

降成本採購絕招1 :##計畫性採購

加入王品後,沈榮祿做的第一件事就是「計畫性採購」。由於台灣的餐廳往往是「隨機性採購」,臨時需要什麼就買什麼,所以通常無法在價格的相對低點買到食材。

然而,企業需要做成本控管,當預期價格要漲時,就要先行採買。因此,採購人員還必須對於採購品的產業,以及影響價格的因素和趨勢有所了解,才能在最佳時點切入。

以王品最重要的商品——牛肉為例,沈榮祿要求採購處員工必須盯緊芝加哥期貨市場、美國農業部等牛肉相關網站的訊息,務必在第一時間內掌握供需與量價。供需的多寡對價格的影響很大,比如說,當「肥育牛」(以高能量飼料如玉米,所肥育之肉牛。)的數量很多,未來牛肉的產量就會增加,價格就會隨之下跌,因而可以準備進場採購。

「具備了採購知識和產業資訊,才能找到相對低價,」沈榮祿邊解釋,邊寫下「knowledge + information = money」的採購方程式。

有別於多數餐廳、廠商都是跟台灣貿易商買牛肉,王品則是會到出口國當地的牛肉協會、產業公會或官方網站尋找賣家,直接向美國出口商、甚至是農場購買。

沈榮祿解釋,一旦採購通路升級,便較能掌握行情波動,所以幾乎都可以在相對低價時買到產品。以牛肉來看,多一個通路階層,大約多10%的成本。如果每年的牛肉採購成本是5億元,那麼提升一級通路階層,就能省下5000萬。

今年中,韓國對美國牛肉的進口政策數度改變,美國牛肉出口商的船往往已經到了港口,卻無法上岸。為了避免再運回美國的運費損失,肉商只得便宜拋售,王品就抓住了這幾個時點,用低於行情價17%的價錢進場承接。

「採購,就是在對的時間,用對的價錢,買到對的商品,」沈榮祿笑說,這有點像買股票,要買低賣高。當菲力牛排的價格下降,就要在這個時點上買菲力,而不是買沙朗。能夠在相對低點上採買足夠的安全庫存量,一定會比用完了再隨機去買的價格低很多,

降成本採購絕招2:研發菜色

採購的第一課是供需量價分析,第二課則是菜色研發。

「在你決定要用某個食材時,採購成本就已經決定了,」沈榮祿認為,在設計菜色的階段,採購就要適時地加入,發揮研發的精神,以提升價值、降低成本。

比如說,蛋糕上要放什麼裝飾水果?採購處可能會建議,夏天應該用芒果或奇異果,因為草莓不是產季,成本會比較高;而芒果又比奇異果好,因為價格最穩定。採購處甚至還會提問,蛋糕上少了一片水果,會不會影響質感?如果不會,乾脆就不放了。

採購處天天都在接觸產品資訊,因而會注意到供需的變化。比如說,因為氣候暖化,龍鱈和冰魚的數量會日漸稀少,價格也會逐漸提高。這時採購處就會提醒事業處可能要更換菜單。

降成本採購絕招3:與廠商的關係

價格,一定是成本和利潤的結合。「採購,就是要砍掉不對的利潤,」沈榮祿通常都會要求廠商先公開成本結構,再來談價格。掌握住成本結構,才不會被牽著鼻子走。

「這是合理,不是強勢,」沈榮祿解釋,如果成本1000元,他卻要求廠商賣900元,這才叫「強勢」;但廠商想賺15%,他透過談判把利潤降到10%,這就叫「合理」。

王品的付款方式,一直都是現金月結。因為環境不景氣,供應商對資金的需求很大,所以只要比跟銀行借錢的利息划算,廠商都很樂意給王品現金交易折扣,而王品在這部分省下的成本與現金存放在銀行的利息相近,大約是3%。

許多企業都有延後付款給供應商的習慣,但沈榮祿認為,這是「羊毛出在羊身上」的做法,「把票期長的條件加上去,廠商一定會把成本提高。你會算,他也會算!」他認為,廠商喜歡跟王品做作生意,有便宜貨也會主動告知,就是因為王品不收回扣、以現金交易,所以做生意不需要攻防太多,只要把成本和品質反映在商品上就好。

在廠商需要現金或產品銷不去的時候伸出援手,也可以建立良好的合作關係,比起一味地殺價來得持久。
每當採購重要的商品時,王品至少都會跟兩家廠商往來,不讓自己處在缺貨的風險中;如果是次要商品,就只跟一個廠商做生意,才好壓低價格。一般來說,王品把採購商品依風險及採購金額,分成策略性商品、關鍵性商品、一般商品和槓桿商品等4種。種類不同,與供應商的議價策略也不一樣。

比如說,牛肉屬於策略性商品,因為牛肉是王品最重要的產品,但價格波動大、風險多,所以王品與供應商是關係緊密、會互相交換市場訊息的「策略聯盟」,供應商甚至會主動提醒適當的採購時機,讓王品得以把風險成本降到最低。此外,為了分散風險,王品的牛肉供應商遍布美、加、澳。如果其中一地因為傳染病,導致牛肉無法出口,就能立即轉向其他國家。

降成本採購絕招4:組織變革

為了讓採購人員能買到品質好、價格合理的商品,沈榮祿還大幅調整採購的方式和採購處的組織架構。

原本,王品的蔬果採購是各店自理,但許榮祿為了以量制價,決定把採購權收回總公司,將台灣七十多個採購中心,整合成北、中、南三個,結果成本立刻下降23%。至於不在王品核心專長內的食物調理(如醬汁調配),則一律外包,以提高廚房生產效率。

過去,王品旗下每個品牌都有一位採購,負責購買所有各種食材品項,現在則是依食材品項分工,所有品牌的牛肉,都由一位採購負責,以累積採購經驗。

此外,每個品牌的食材成本,也都要往下拆解到細項。比如說,A品牌的食材成本是30%,往下拆解到品項後,就可以看出牛肉占食材成本的30%、豬肉占20%、雞鴨占10%……等等。如此一來,公司就可以做好品類成本管理,再把成本目標與個人績效結合,成本又可以再下降1成。