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運用雲端工具,發現時間管理的新方法!


四年前開始寫部落格到現在,電腦玩物站長異塵行者維持一天一篇文章的習慣,用圖文並茂的方式介紹許多軟體和網路資訊,詳細深入的解說,讓許多網友不禁大讚「很實用」。玩過許多軟體的異塵行者,本名為黃鐘毅,目前在城邦集團旗下的PCuSER出版社擔任副主編。

面對平日繁忙的出版流程,還要同時兼顧一天產出一篇部落格文章,黃鐘毅的習慣是使用 Google日曆 **與 Remember the Milk (RTM)**,隨手記錄每日行程與待辦事項。他甚至會將預計撰寫的部落格題目寫進RTM裡,只要完成就劃掉,這樣他就知道手邊還剩多少素材可用,「很多人習慣把事情記在腦子裡,但最後一定會忘記,所以不管什麼事情馬上記錄下來,而且必須馬上進行邏輯拆解的動作。」

像是在RTM記錄待辦事項時,黃鐘毅會建立不同清單,將同性質的事情歸在一起,如工作清單、部落格清單,或是接下來即將編輯一本書的清單,才不會讓所有待辦事項混雜在一起。

在規劃完成時間時,他建議以當天早上、下午、晚上等大區段的方式,填入待辦事項,避免預先排定未來幾天要做的事,或是牽涉到明確的時間,如幾點幾分要完成什麼。「這樣不僅時間會被切割得很瑣碎,加上後續變動的可能性很大,所以不要花時間去做未來會改變的事。」

此外,黃鐘毅也非常注重事後檢討,他會使用1DayLater觀察自己每周的時間分配狀況,看看哪個工作占去太多時間,也會每天檢視RTM裡還有多 少事情沒完成。有時他還會另外建立一本當作日記使用的Google日曆,記錄每天作息,一周後再與原來的行程表相對照,觀察事前規劃與事後實做兩者有沒有 相符。

「這一方面可以檢討為什麼無法照原訂行程完成,另一方面則是檢討是不是一開始規劃就沒有符合自己的習慣,幫助調整後續的時間規劃。」有時他也會使用一些帶有趣味元素的管理工具,像是Focus Booster,讓看似嚴肅的時間規劃更加親近,增加使用動力。

「時間管理是自我滿足感的訓練,讓自己認可有花時間去做正確的事,」黃鐘毅認為:「事前規劃是很技術性的東西,可能是裡面最不重要的部分,更重要的是能不能透過管理,讓你覺得人生過得很紮實,這樣才能讓時間管理不斷延續下去。」

 

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本文節錄自《數位時代》第206期 「雲端工作術」一文