Managertoday 經理人

每個經理人都一定要知道的:3個一分鐘!!

2018-11-19 01:33:13
Managertoday
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自1981年出版迄今,由肯尼斯‧布蘭佳(Kenneth Blanchard)和史賓賽‧強森(Spencer Johnson)合著的《一分鐘經理人》(The One Minute Manager),二十餘年來始終常據暢銷書之列。

書中描述一位年輕人的尋智過程,並以一位備受員工認可的經理人扮演心靈導師的角色,分享他的管理和領導祕訣,說明何以看似簡單的方法,實際上卻效用非凡。 這位心靈導師,就是人稱的「一分鐘經理人」。

一分鐘,並非意指該名經理人只用60秒來領導和管理。60秒,只是要強調所有的溝通,都應力求簡潔明白,然後再以此為前提,傳遞出更深刻的價值,包括尊重員工、提供情感上的安全感、設定合理又具挑戰性的目標,並且期許他們培養好的工作習慣。

「一分鐘經理人」的基本原則,在於3個觀點的實踐,亦即要求員工建立簡明清晰的目標(一分鐘目標);員工表現優異時,不吝讚美(一分鐘讚美);當人們表現不如預期,亦應加以訓斥(一分鐘斥責)。

一分鐘目標:和員工一起設定目標  

所有傑出的表現,都是以清晰的目標為起點。如果不知道方向,就會選不定該走哪一條路,誤以為每一條路都能達到終點。因此,經理人若欲提升部屬績效,最單純、容易的做法,就是確保人們擁有清楚的目標。

一分鐘經理人的第一個祕訣就是:和員工一起設定目標。而且,所設定的目標,都是經過雙方認可且同意的。如此,員工便能知道主管對於好的行為的預期為何,而員工也能更清楚該如何分配時間和精力,專注於自己的強項,或是鎖定在能夠獲致最大成效的活動。此外,目標的設定也有助於釐清工作的權責,讓員工不至於因為目標不明確或混淆,導致效率低落或心情沮喪。

布蘭佳和強森指出,目標的數量在精、不在多,最好限定在3~5個,並且將所有目標都摘錄下來,篇幅也以一頁為限。這張目標清單,不管是放在家裡或辦公桌,都有隨時自我提醒或自我評估的作用。

目標設定好之後,接著便是針對每一個目標,鑑別出目前的表現程度,以及未來預期達到哪一個程度,而實際表現和預期績效之間的差距,就是員工可以努力、改善的空間。最後則是設定一個期限,讓員工在此之前,務必有所進展。

一分鐘讚美:大方讚美,不吝和員工分享感受

一分鐘經理人的第二個祕訣便是:大方讚美。人們多半喜歡聽好話,因此,激勵員工或培育人才的重點,即在於肯定員工做了對的事情,而非只把目光放在他們做錯事情上。否則,員工心裡就會認為,做對的時候,主管都悶不吭聲,視為理所當然,但一旦做錯了事,主管絕對不會忘了批評。

關於如何讚美員工,有3個小技巧。首先,當員工表現傑出時,不要心想著事後再給予獎勵或稱讚,而是要「立刻就誇讚」。

其次是要清楚說明員工究竟是因為哪一件事情做得很好,而得到了主管的讚美。當員工聽到主管說「表現不錯」(good job)時,其實只得到了一份模糊的喜悅。如果能夠具體指出員工的優良事蹟,反而能有助於他們「複製成功」。

第三個技巧則是不吝於和員工分享感受。如果主管對於員工的工作表現滿意,不妨直接告訴他們自己是多麼高興,或是他們的優異表現,對於組織和同事是如何貢獻良多。

讚美完之後,經理人最好還能保留沉默的片刻,讓員工充分感受或享受那種被上司稱讚的感覺。最後並再次重申你對他們特定行為的讚許,鼓勵他們繼續加油。
完美的行為,都是一步一腳印累積起來的。因此,即使員工的表現尚未盡善盡美,也不要忘了誇獎員工的進展。畢竟,經理人的職責不是偵測員工的錯誤,而是要發掘員工的長處,在員工在朝向目標邁進的過程中,指引或導正他們的方向。

一分鐘斥責:當員工犯錯,要立即予以訓斥

員工做對事時要加以讚美,做錯事時,主管當然也不能視而不見或置之不理。因此,一分鐘經理人的第三個祕訣,就是斥責錯誤。

當人們犯了錯,或是在目標的達成上毫無進展時,便要適時予以訓斥。和一分鐘讚美的原則一樣,當員工犯錯時,也是要立即加以斥責,並且明確指出對方究竟是錯在哪裡。

斥責,不是要傷害員工的自尊,而是要讓他們有擔當、負起責任,並且確保錯誤能夠立即得到更正,不會日積月累。不過,一分鐘斥責也必須建立在幾個基礎之上。首先,員工都很清楚主管是個有話直說、開誠佈公的人。基於這種信任,員工在遭到斥責之後,便較能理解主管只是因為對期望甚高,才會直接表達自己的不滿。當然,主管也要能夠做到「對事不對人」,斥責的對象是錯誤的行為本身,而非員工本人。

斥責之後,暫停片刻也是必要的。這個緩衝可以幫助主管從負面情緒中,回到斥責的最重要目的:再次重申自己對於員工大抵持正面肯定態度,只是希望類似的錯誤絕不再犯。換言之,斥責是導正員工的方向,讓他們會回到正軌,而非讓他們自覺糟糕透頂。最重要的是,當斥責結束,就是真的結束了,一切又是新的開始。