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如何「無痛開除」不適任員工?

2019-10-20 17:55:56
Managertoday
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誰願意當個開鍘的劊子手?對大部分經理人而言,開除人,是很棘手的難題。只要想到對員工來說,工作是他們養家活口的經濟來源、身分地位的象徵,甚至是生活的重心,主管在請人走路之前、過程、之後,都是一場飽受內疚

誰願意當個開鍘的劊子手?對大部分經理人而言,開除人,是很棘手的難題。只要想到對員工來說,工作是他們養家活口的經濟來源、身分地位的象徵,甚至是生活的重心,主管在請人走路之前、過程、之後,都是一場飽受內疚之苦的煎熬。

然而,主管如果非得請員工離開,該怎麼做,才能將對彼此的傷害降至最低?萬寶華人力顧問總經理劉玿廷建議,有兩個重要原則必須遵守:第一,不要給員工意外的感受;第二則是為員工保留自尊。

充分溝通,不要Surprise員工

就算員工確實不適任,主管的開除動作也不能太過突然,應該進行公平嚴謹的考評制度或懇談指導,讓員工知道自己的表現如何,並給予改進的機會。如果在此之後,員工仍舊表現欠佳,行為態度亦無法與公司價值觀一致,那麼員工心中必定會有心理準備,面對解雇的結果就不至於太過震驚。

與員工溝通時,要坦率地陳述事實,以免因為用詞太過委婉,讓員工完全不認為自己有問題。當然,在直言的同時,切勿用職權威嚇對方,也別忘了口氣要緩和,不要在拋出結論後,就沉默以對,拒絕溝通。

如果主管過於情緒化,會讓員工認為是對人不對事,很可能導致雙方不歡而散,為公司帶來日後的隱憂。主管如果自知溝通技巧不足,應適時請人資部門參與談話,以防場面變成人身攻擊。

劉玿廷表示,主管在開除員工時,也要留意法律上是否站得住腳。因此,每次與員工晤談工作改進計畫時,最好不要只有口頭協定,應做成書面紀錄,寫下彼此都同意的事項,並請雙方簽名,屆時真的要開除員工時,才能提出充分理由。

此外,主管在處理不適任員工時,還要注意時間不要拖太久。如果大家都覺得某人應該被開除,但主管卻遲遲不願意扣下板機,時日一久,會讓辦公室氣氛陷入低迷或難堪。

提供幫助,用善意畫句點

至於,主管在結束解聘員工的對談之後,雙方還能微笑走出辦公室嗎?答案是肯定的,只要主管懂得用尊重的態度開導對方,讓員工不致信心盡失、備受屈辱,自尊心得以完整地保留。

劉玿廷表示,主管可以採取朋友的角度,告訴員工為何不適合留在公司,例如:「不是你能力不足,可能是公司在某方面和你不相容,你在其他地方可能會有更好的發展。」此外,也不要忘了提醒員工還有很多優點,只要持續地維持和提升自我,必定還有其他更好的工作,可讓他發揮所長。

除了讓員工帶著尊嚴離職之外,主管亦可進一步為員工提供幫助,讓解雇的結局充滿善意、員工心懷感恩。

晶華酒店前任總經理博瑞福(Francesco Borrello)就很擅於「無痛地」辭退員工。他在開除對方前,會先確定所有方法都已用盡,但員工仍無進步;而且,即使開除了對方,他還是會盡可能幫助對方。

博瑞福通常會這樣說:「我們已經試過5種方法。我在11號告訴你要怎麼改,14號也說過一次,16號又說了一次,17號我還給了你一封信。現在,我幫不上忙了,所以從明天起,你可以不用來上班。

跟你工作很愉快,也是我的榮幸,我希望我們永遠是朋友。你可以向未來的雇主提到我的名字,如果他打電話給我,我一定會說你的好話,讓他們找不到拒絕你的理由。我的管理風格是注重細節,而你是一個大而化之的人,你可能在我的組織裡無法成功,但你會在其他組織裡獲得成功。」

此外,博瑞福也非常將心比心。曾有個被辭退的夥伴問:「你能不能給我3個月找工作?」他回答:「你待在家,這3個月我願意付你薪水,你可以告訴別人,你仍在這裡工作,只是在休假。」

解雇員工是企業經營的一部分,這是令人遺憾的現實。開除員工的影響,無論是對公司、主管,尤其是對被開除的員工而言,都會持續很長一段時間。也因此,有人非走不可的時候,一定要處理得當,才能讓所有人都沒有遺憾。

Do’s and Don’ts

開除員工的4不7要

Don’ts

  1. 不要Surprise員工:沒有給予改過的時間,就告訴對方做得很差,要他走人,不啻是晴天霹靂。
  2. 不要拖:開除不適任員工不是談戀愛,拖愈久,愈會對組織造成負面影響。
  3. 不要威嚇:成熟的主管懂得控制情緒,不會濫用職權,也不會過度貶抑對方。
  4. 不要沉默:要充分溝通,並釋出善意,才能好聚好散。

Dos

  1. 要白紙黑字:要有正當的開除理由,詳實地記錄員工的問題,並請雙方簽名。
  2. 要尊重:遣辭用句要尊重對方的感受。
  3. 要明確講事實:舉出對方同意的事實,不要使用個人意見。
  4. 要口氣緩和:態度要中性客觀,勿衝動或情緒化。
  5. 要適度尋求人資協助:有人資部門的同事在場,可協助溝通,避免氣氛緊張。
  6. 要回到朋友立場:從朋友的角度,給予對方建議和鼓勵,讓對方找回信心。
  7. 要提供幫助:將心比心地提供幫助,用善意和感恩為解雇畫上句點。

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圖片來源/ShutterStcok