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沒被討厭,你就不算好主管!

2019-11-22 05:47:45
Managertoday
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連續19年創下營業額與收益雙雙成長的佳績,其中的祕訣是什麼? 答案是:為員工營造一個從不加班的企業文化與辦公環境。 寫下這個奇蹟的人,是吉越浩一郎。他在1992~2006年擔任

連續19年創下營業額與收益雙雙成長的佳績,其中的祕訣是什麼?

答案是:為員工營造一個從不加班的企業文化與辦公環境。

寫下這個奇蹟的人,是吉越浩一郎。他在1992~2006年擔任黛安芬(Triumph International)日本分公司社長期間,以顛覆常識的管理方式,制定不加班的配套措施,讓員工兼顧效率與品質地完成工作,帶領企業起死回生。

反常識管理法1:被員工討厭,求之不得!

在《吉越式操縱部屬術》一書中,吉越比較了日商與外商企業文化的不同:日商將企業視為「社群」,重視全體員工在其中共有的時間,因此主管和部屬的關係就像社團夥伴,彼此間存有不成文的默契:下班後必須以「喝酒」的方式建立革命情感;外商則通常將工作者視為獨立的個體,憑藉專業技能與經驗,獲得對價的報酬。

吉越認為,經常在下班後邀請部屬喝酒的主管,是最下等的工作者,因為工作不是交朋友的社團活動,而是展現個人專業與謀求企業最大利益的過程。

另一方面,吉越也提到,他看過太多剛接下管理職的經理人,誤以為自己不能對部屬太過嚴苛,甚至必須當他們的朋友,因而不敢要求部屬,最後無法達成被賦予的任務。

對吉越而言,經理人站在符合公司利益的立場,對部屬提出合理的要求,是天經地義的事。如果因此而被討厭,反而求之不得,畢竟職場是展現專業的場所,不是交朋友的社團活動。

反常識管理法2:培育部屬,不是主管義務!

在另一本著作《打敗笨懶慢》中,吉越將組織中的成員大致劃分為3類,並且符合「262法則」:

第一類:可完全授權的優秀員工,只占全體員工的2成;第二類:在說明清楚之後,可授權其執行的中庸員工,約占全體員工的6成;第三類:極為被動、毫無鬥志與戰力的包袱員工,約占全體員工的2成。

根據「262法則」,企業幾乎有8成員工屬於中下資質,凡事仰賴教育訓練傳授工作技巧。不過,對於吉越而言,工作並不是「教了就會」;尤其是寫在工作手冊上的項目,多半屬於外顯知識(explicit knowledge),即使全部學會,也只能成為組織中80%的「中庸員工」與「包袱員工」。想要成為20%的「優秀員工」,就要積極偷學別人的工作技巧,汲取其他與工作相關的內隱知識(tacit knowledge),並且自行尋求問題解決之道。

吉越認為,培育部屬並不是經理人的義務;部屬若想成為最優秀的專業工作者,就必須學會「對自己負責」,不應被動等待主管或同事教導自己。因此,即使是對待新進員工,經理人也不能因為他們還不熟悉現況,就下海親力而為,剝奪他們自行思索解答的成長機會。

反常識管理法3:先繳罰金,才准加班!

《零加班業績才能長紅》一書中,吉越指出,員工之所以頻繁加班,是因為企業通常認為,加長工時才有競爭力;而員工也自以為加班對公司是好事。於是,「為了凸顯自己對公司的價值,在辦公室待到很晚」「主管和同事都還沒走,自己不好意思下班」這兩個迷思,就像是魔咒一般,致使加班的惡性循環成為常態。

然而,吉越分析,加班背後的原因極有可能是:工作並未設定完成日期,以及辦公室環境讓員工無法專心工作。因此,他在宣告終結加班文化的同時,也擬妥配套措施,包括:以朝會決定每件事的完成期限、員工每天有2小時「專心時間」,以及制定禁止加班的相關罰則。

每天開朝會:

這是終結加班文化的關鍵所在。吉越規定,朝會不是用來「討論事情」,而是「決定事情」的場所。任務負責人必須帶著預先構思好的解決方案來開會;若獲得同意,就當場訂下完成期限(通常期限就是會議隔天);如果被否決,翌日繼續提出新的解決方案直到主管認可為止。

在朝會上,由於每個議題平均僅以一、兩分鐘的時間做決定,因此一場會開下來,討論的議題多達四、五十項,不但可讓員工明確知道每件工作的完成期限、哪些方法可行,更有助於提升工作效率。

2小時專心時間:

由於每個辦公室都有長舌的大娘型同事,或是猛打奪命連環call的麥芽糖型客戶,為了讓員工不受同事交談的魔音傳腦與電話鈴聲的干擾,每天中午12:30~14:30,員工不得交談私語、接聽客戶電話及走動影印文件,還給員工像圖書館一般安靜的辦公空間,可以專注完成工作。

加班罰金2萬日圓:

為達成「每日零加班」的目標,吉越規定,想加班的員工必須事前申請;即使獲得批准,也必須繳納2萬日圓的罰金。要是為了躲避罰金,事先未提出申請,企圖「免費加班」,則必須繳交5萬日圓的加班罰金。

吉越浩一郎認為,在商業世界裡,不論是想領先對手、掌握先機,或是想化解危機,最重要的就是速度;而明訂工作完成期限和每天不加班的終極目標,就在於提升速度,讓企業立於不敗之地。

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