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不是把事情填進去就好!「進攻型」行事曆,才能讓你不再被deadline追著跑

2019-11-15 15:23:30
Managertoday
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為了怕遺漏、怕忘記,你把所有必須做的事情都寫下來,但如果你沒有隨時翻開行事曆來看,這本冊子的功能恐怕還不如手機的鬧鐘,至少它可以在活動前發出聲響提醒你。 但行事曆的功能只有記錄行程嗎?為什

為了怕遺漏、怕忘記,你把所有必須做的事情都寫下來,但如果你沒有隨時翻開行事曆來看,這本冊子的功能恐怕還不如手機的鬧鐘,至少它可以在活動前發出聲響提醒你。

但行事曆的功能只有記錄行程嗎?為什麼你努力管理每日、每周、每月的計畫,卻還是拚命追著截止期限跑,工作依舊雜亂無章,生活仍然亂成一團?

《超完美工作規劃術》作者神谷一博指出,之所以會出現上述現象,是因為你的行事曆已經落入只做「被動防守的工作」。

拆解工作、分段進行,朝目標進攻

如果你是在公司有安排、老闆有規定、發生緊急狀況時,才將工作填進行程表中,這種行事曆使用方式就是神谷所稱的「防守型」;反之則是「進攻型」,能先觀察狀況、有所準備,再據此思考工作安排。

舉例來說,防守型的人會在會議通知發布後,在行事曆填上會議的時間、地點、主題。這個做法的缺點是,隨著行程表上陸續寫入許多會議和工作截止日,你很容易會按照「日期的順序」決定自己該做什麼,導致你經常到會議召開的前一晚或當天,才開始思考究竟該報告些什麼,錯失準備時機。

進攻型的人做法則是化被動為主動,在接到會議通知後,會先把會議當天要做的事進行拆解,設定出資料蒐集、確定報告內容、製作投影片等準備工作的日期,並寫在行事曆中,用自己的步調完成工作,同時透過周延的規畫與執行,確保自己在會議上做出最好的表現。

《活用記事本設定工作目標》作者佐佐木香指出,人生就像一部連續劇,充滿行動計畫的記事本是劇本,而你,才是人生的主角。唯有憑自己的意志創造人生,並經由紀錄,充分感受自己的工作價值,才能打造一個自我滿足的人生。

回顧舊行事曆,檢視過去的自己

「喜新厭舊」並不適用在行事曆規畫上。

如果你已經下定決心要將行事曆「轉守為攻」,緊接著,你該丟棄的是過去使用行事曆的方式,而不是行事曆本身。

舊的行事曆記載著每一年的工作行程,以及每一件事失敗或成功的原因,是珍貴的經驗與記憶寶庫。回顧舊行事曆,就像是在跟過去的自己請教學習,只要從中找到有待改善之處,就可以避免犯下相同的錯誤,為下一年的成功打好基礎。

《弘兼憲史教你活用記事本》一書提出了4個活用舊行事曆的方法:

1.查詢基本資料,像是過去曾拜訪過的人、出差地點、曾接待客戶的餐廳、顧客和主管的生日等,保留下好的資訊做為來年規畫的參考;

2.檢討和比較過去的工作行程,了解行程表排定和工作進行方式,確認每年的環境變化;

3.查看自己為了達成什麼目標而努力,從中找出優點和可改善之處,有助於下一次規畫的更好;

4.做為使用手冊,在指導部屬做相關工作時可以做為參考。

在找出改善重點和想做的事後,就能開始學習進攻型規畫法。佐佐木認為,如果在行動前能夠有明確目標,目標達成後就會獲得極大的滿足感。這正是規畫「進攻型」行事曆的基礎:先畫出年度目標和願景,再訂下計畫,就能明白每天該做些什麼。

目標愈具體,愈能帶來成就感

不過,佐佐木也提醒,行事曆中所設定的夢想或目標必須夠具體,才能按部就班感受成功的喜悅。例如,一心想要成為更體貼業務員的人,就應該設定每周撰寫感謝慰問函的目標,以方便落實計畫。在每一天結束時,如果能夠知道自己已經達成當天的期許,就能在心裡充滿成就感,創造出正向的工作循環。

行事曆不只是被動記錄行程的工具。當你學會運用行事曆檢討、規畫和執行的基本原則,就能跳脫出亂七八糟的生活,為每一天的行動增添充實感,創造出操之在己的人生!

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圖片來源/Shutterstock

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