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比「待辦事項清單」更重要的「不辦事項清單」

2019-11-19 13:16:14
Managertoday
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整理 / 謝明彧 許多人工作前會先安排「待辦事項清單」,當事情一件件完成之際,除了有種快感,也能提升工作士氣。各位是否也會這麼做? 很多人每天都會列出工作清單。例如使用

整理 / 謝明彧

許多人工作前會先安排「待辦事項清單」,當事情一件件完成之際,除了有種快感,也能提升工作士氣。各位是否也會這麼做?

很多人每天都會列出工作清單。例如使用Google行事曆的TODO List,想到什麼事情該做就填進去,或者使用Excel的工作表來管理每天要處理的事項,在前一天晚上,將筆記本與Google行事曆裡的「明日應辦事項」整理在Excel工作表中,再輸入實際執行需要花多少時間。到了每天早上,再用便條紙寫下當天的待辦事項。

有些人的方法更複雜,會做好幾份工作清單,例如首先以筆記本管理日程,一個跨頁就是一項客戶專案,用來記錄何時要做哪些工作,規畫接下來一個半月左右的計畫。

列出「待辦事項清單」固然是提升工作與時間管理效率的一大秘訣,但日本效率專家山本憲明在《做事俐落的人,做事拖拉的人》中強調,除了列出「待辦事項清單」,更重要的,請務必列一份「不辦事項清單」。

如同字面上的意思,「不辦事項清單」就是從你平常所做事情之中列出「不必要的事情」,因為只要不做這些事情,就能節省大把時間。例如以下幾件都可能是不必要的事情:

  • 掛在網路上

  • 盯著電視看、拿遙控器從第一台轉到最後一台

  • 看不想看的書

    這些事情都很容易花費很多時間,如果可以不做,想必有助於維持健康或節省金錢。

    而在使用「不辦事項清單」時,山本提醒有兩大重點:

  • 「不辦事項清單」項目要不斷增加

  • 「不辦事項清單」要每天回顧

    山本每天早上開始工作前,都會先瀏覽「不辦事項清單」,反省昨天的生活,重新確認有沒有不該做、卻不小心做了的事情,提醒自己今天千萬別再犯,然後才擬定「待辦事項清單」,避免把無用的事務列進待辦清單中,徒然浪費時間。

    「工作俐落的人,不會做浪費時間又沒有意義的事!」山本強調,為了有效利用有限的時間,請好好運用「不辦事項清單」,因為「不辦事項清單」必須每天複習才能發揮效果,所以請記得每天回顧,並且逐漸增加項目,先決定不做什麼,才決定要做什麼。

    (本文取材自《做事俐落的人,做事拖拉的人》,究竟出版。)