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一流企業的必修課:高效率、高產出的會議術

2019-12-08 21:36:10
Managertoday
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你絕對無法避免開會,但是你可以讓會議變得更有效率。學會開一場有效率、有產出的會議,是所有企業都必須正視、必須實踐的功課,因為當你正為了無數場失敗會議,浪費時間和人力的同時,形同給了對手超越你的機會。

你絕對無法避免開會,但是你可以讓會議變得更有效率。學會開一場有效率、有產出的會議,是所有企業都必須正視、必須實踐的功課,因為當你正為了無數場失敗會議,浪費時間和人力的同時,形同給了對手超越你的機會。

病徵1:沒人把開會當一回事。大家遲到、早退,在會議上最常做的事,就是在文件上塗鴉。
病徵2:開會開到天荒地老,實際的開會時間總是比預期多出兩倍。
病徵3:開會時,討論內容離題後就像潑出去的水,再也沒有回來過。
病徵4:開會後,決而不行的程度猶如船過水無痕,像沒開過會一樣。
病徵5:會議裡,大家都說了很多話,但說的都不是真話。
病徵6:大家總是忘了帶最重要的資料和數據進會議室,讓決策一延再延。
病徵7:會議的無聊程度一路走來,始終如一。大家重複犯同樣的錯誤,沒人想做任何改變。

上述「病徵」,你是否都有過「切身之痛」?根據《FastCompany》雜誌的調查,這是在一場失敗的會議裡,最常見的7個病徵;而且只要出現任何一個,會議可能就已經失去它應有的效用,甚至正一步步邁向死亡。

不令人意外的是,似乎所有上班族都領教過失敗會議的威力。根據最新的Google搜尋結果,輸入「Boring」和「Meeting」,你會得到超過2710萬筆、洋洋灑灑的申訴;輸入「無聊會議」和「不想開會」,也分別有1210萬筆和619筆的抱怨和怒吼。甚至,我們在針對本期封面故事尋找採訪 對象時,「我們開會超無聊的!」「但我們開會很沒效率耶!」也幾乎是被徵詢對象在第一時間內最常給的反應, 也難怪,《Fast Company》將他們的會議室取名為「Jail」(監獄),並標明「Just visiting」(不宜久留)。

50%的時間,浪費在無效會議上

會議這麼無聊、這麼討厭,上班族卻終究無法避免開會。根據全美第二大長途電話公司MCI(現為全球第二大電信商Verizon所購併)的調查,美國 人一天共召開超過1100萬個會議、一個上班族平均一個月開61.8次會,而且其中竟有超過50%的時間被浪費掉的。這個數字相當於每個禮拜,企業或個人 必須浪費掉一整個工作天在無效的會議上;若以會議成本公式(與會者人數x會議時間x個人時薪)計算,被浪費掉的金錢和資源龐大到難以計量。

不過,誠如英特爾(Intel)創辦人暨前總裁安迪.葛洛夫(Andy Grove)所言:「你絕對無法避免開會,但你可以讓會議更有效率。」

如果說會議是必要之惡,那麼我們能做的,就是改變會議,透過目的、議程和進行方法的調整,讓會議起死回生、變得有成效,不再是企業與上班族的心頭之患。

為了落實自己的理念,葛洛夫在英特爾致力於推動會議改革,並曾親自為所有新進員工上「效率會議課」,從內部推動改變,也讓「效率會議」成為英特爾最為人熟知的企業文化之一。

學會如何開會,啟動企業改革開端

日產汽車(Nissan Motor)在執行長卡洛斯.高恩(Carlos Ghson)的帶領下,為日產締造高達60億日圓的效益(省下的開支+增加的營收),成功拯救連續虧損7年、26年來地位不斷下滑的日產。

這段被日本媒體譽為「高恩魔法」(Ghson Magic)的反敗為勝故事,有部分原因便可歸功於高恩對於日產會議方法所推動的革新。「會議,就是企業改革的開端。」

日本黛安芬前社長吉越浩一郎認為,學會開有效率、有產出的會議,是所有企業都必須正視、必須實踐的功課,因為當你正為了無數場失敗會議,浪費時間和人力的同時,形同給了對手超越你的機會。

所以,要學著開一場好會,你可以不必是一家成功的企業;但是,要成為一家成功的企業,你不能不學會如何開會。

高效率會議4步驟

Step1 **確認開會目的
以明確的目的決定會議形式,讓與會者有備而來。
**Step2
慎選出席者
控管出席者的質與量,讓會議快又有效。
Step3 確定開會形式
選對開會方法,才能對症下藥、解決問題。
**Step4 **完美結束會議
確實記錄會議內容,利於追蹤檢討。

整理.撰文 / 郭子苓  編輯 / 齊立文 (78期-向一流企業學高效率會議術)
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