Managertoday 經理人

當部屬「無法判斷工作優先順序、影響團隊效率」時,該怎麼辦?

2019-12-14 15:31:15
Managertoday
https://4.bp.blogspot.com/-he7MIa-UrPA/VIVgLByP3uI/AAAAAAAAfnc/nWuoDi-3KTE/s1024/
你有個部屬工作認真、頭腦聰明,可惜他總像隻無頭蒼蠅一樣,分不清楚工作的先後順序,明明有很長的工作期,卻老是把所有的事都變成緊急的事。你也不是沒有提醒他「做不來時要提出來,讓大家幫忙分攤」,但年輕部屬的

你有個部屬工作認真、頭腦聰明,可惜他總像隻無頭蒼蠅一樣,分不清楚工作的先後順序,明明有很長的工作期,卻老是把所有的事都變成緊急的事。你也不是沒有提醒他「做不來時要提出來,讓大家幫忙分攤」,但年輕部屬的回答永遠是「我一個人可以完成」。

實際上,這位部屬是先將心力花費在不緊急、也不重要的工作上,真正重要又緊急的工作,反而拖延再三。

更糟的是,年輕部屬絲毫沒有覺察到自己的問題,反而經常在你面前說他有多認真、多積極,渾然不知自己亂無章法的工作習慣,已經拖延了整個團隊的專案進度,造成流程的管控失序。

這種現象可以歸納出下列3種原因:

  1. 缺乏研判什麼工作才是緊急又重要的「思考力」;
  2. 明知哪些工作應優先處理,卻不具備處理重要又緊急工作的「應變力」;
  3. 雖然知道期限將至,卻因為過度追求完美,導致無法在期限內完成工作,亦即缺乏「不完美力」。

不論你的部屬是困在哪一種情形,只要你認為對方仍有成長的潛能及空間,而不想將他革職,那麼身為主管,就有義務要教育部屬如何判斷工作的優先順序

當務之急就是請部屬每天向你簡報當天工作的項目及排序,一方面可以掌控對方每天的工作狀況,另一方面則是可藉機檢視部屬在判斷工作的輕重緩急上,是否有調整的必要。

一旦發現部屬安排的工作優先順序有誤,主管必須協助部屬調整,做法上包括:要求部屬提出報告,說明判斷錯誤的原委和自己的反省;如果書面報告很麻煩,以口頭報告也可以,重點是要讓部屬在與主管一同檢視過工作順序之後,能夠就此正確地判斷日常工作的輕重緩急,做事更有效率。

(本文取材自《笨蛋部屬、傻瓜主管使用說明》)