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主管經常臨時改文件、要東西,加班加不停,怎麼辦?

2019-11-14 05:38:05
Managertoday
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*親愛的小編:* *我是基層公務員,部門大主管總是在公文到期前一天才退回,並且要求大改、補資料,再重新上呈公文,導致我幾乎每天加班到晚上11點,甚至必須犧牲假日來處理這些緊急事務。* *我曾經試著

親愛的小編:

我是基層公務員,部門大主管總是在公文到期前一天才退回,並且要求大改、補資料,再重新上呈公文,導致我幾乎每天加班到晚上11點,甚至必須犧牲假日來處理這些緊急事務。

我曾經試著提醒大主管截止日將屆,卻得不到友善回應;小主管也不願意協助展延公文期限,只是要求一定要準時完成,導致每件公文都是急就章、累死人,我們單位的人員折損率、流動率非常高。想請問,有沒有可以避免做白工、又常常要臨時加班的解決辦法?

————嘉義的Lean

Dear Lean:
從來信內容看來,其實主管們也沒閒著,每天都被快要截止的的公文追著跑,所以我想問題應該出在工作流程,而非人事。

解決這個問題之前,你應該先具備一個觀念:每個組織都有一套處理事情的流程,我們稱它為「恆定系統」,如果系統失衡,變成你無法接受的樣子,你就要試著去改變系統循環的方式。

其次,你可以試著去分析主管的工作方式,觀察他每天與誰互動、找出究竟是哪些人事物干擾了主管的工作排程,再設法理順流程。

最理想的結果是,你藉此解決了主管工作流程打結的問題,也為自己找到了舒適的工作方法。再來,試著區分你經手的公文性質。如果都是變動性很高的,像是活動人事出席安排,那就與工作方法沒有關係,而是崗位屬性的問題。這時,你需要考慮的反而是自己的壓力耐受度。

你可以自問以下3個問題:「能否長期忍受機動性任務?」「是否可以接受長時間加班?」「可以與瑣碎事務共處嗎?」假如答案都是否定的,就該仔細考慮去留了。

最後,我們都要時常自問:「你怎麼看待你的工作?」以公務員體系為例,絕大多數的基層人員都很難享受專案成果,也無法看見專案帶來的貢獻(比如我不斷修改罕病兒童補助計畫的公文,卻忘記當計畫完成之後,可以幫助部分罕病兒童接受治療),在長期看不見回報、卻又需要無止盡付出的情況下,難免有負面情緒產生。

要是你最後還是選擇留在崗位上繼續努力,不妨換個角度,看看一路以來所累積的貢獻,相信自己做的每件事情仍然有正面效益,為自己創造更多的成就感。

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