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我的員工都在家上班,辦公室裡沒有人!那要怎麼管理公司啊?

2019-12-16 13:30:06
Managertoday
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如果你的員工都在家裡工作,可以省下辦公室的各大開支,對你來說是好還是不好?你一定會想,那要怎麼管理啊?看不到員工在幹什麼,怎麼掌握工作進度?怎麼處理經費核銷? 讚點子數位行銷執行長權自強,正是把自己

如果你的員工都在家裡工作,可以省下辦公室的各大開支,對你來說是好還是不好?你一定會想,那要怎麼管理啊?看不到員工在幹什麼,怎麼掌握工作進度?怎麼處理經費核銷?

讚點子數位行銷執行長權自強,正是把自己的辦公室解散,讓員工都在家裡工作,以下是他在《我們辦公室沒有人!管理大解放,自由工作團隊如何創造更高績效》中,告訴我們他是怎麼管理公司的。

公司成立近四年,員工從我一人,到正職員工有15人,兼職員工有10人左右,如果我要找一間可以容納25人的辦公室,就算每個員工的辦公桌很迷你、走道很狹窄,加上會議室、男女廁所、門口接待空間、老闆房間(老闆自己有一個房間不為過吧?)。

隨便加一加,至少要有50-60坪才勉強夠用。在台北要租個50-60坪的辦公室,一個月要花多少錢?不用說水電費、網路費、電腦、各種軟硬體設施的開銷,每天一睜開眼,還沒賺錢,公司反而就要開始燒錢。

從很實際的面向看來,員工都在家裡上班,以上的這些支出幾乎全部都省下來。我還是有租一個辦公室,但主要是拿來我自己教學使用,地方不用很大,反正平時也沒人在辦公室,所以水電費,尤其夏天的冷氣費用全部不用出。

說起來公司好像很賊,員工在家裡吹冷氣,還得自己負擔電費,真划不來,但我也沒規定大家非得要在家裡工作,如果想省錢,也可以找個咖啡店或速食店,點杯飲料就可以坐一整天了。

如果你沒有電腦,公司可以分配一台筆記型電腦給你。不過,至今真的需要使用公司電腦的員工似乎不太多,畢竟現代人家裡誰沒有電腦。

站在公司的角度,員工在家裡上班,的確可以為公司省下不少。然而,站在員工的角度,難道就真的只有吃虧嗎?

首先,因為不用進辦公室,光是交通費、停車費就省下不少。再加上不用早晚通勤所省下的時間,而時間就是金錢,所以在這部份一整個月省下的費用就很可觀。

再來說穿著打扮這件事。男生出門總免不了要準備西裝襯衫領帶、女生則是要準備套裝、高跟鞋,還要記得化妝打扮,這些裝飾門面的功夫也要花錢花時間。

當然,在家上班也免不了偶爾要和客戶開會,但可能一個月就真的出門幾次而已,很多時候在線上就可以解決了,恐怕不少同事在線上開會時都還是穿著睡衣而已,反正對方又看不到,幹嘛費心打扮呢?

誰來接公司電話?

公司成立前一兩年的電話,如果我出門時,都是轉到我的手機,因為只有我最清楚要怎麼回答客戶各式各樣的問題。

後來,因為我上課、開會的時間太多,客戶一打來不是沒人接,就是進入語音信箱,這種感覺也太奇怪了,難道公司就只有老闆一人嗎?後來有一小段時間,是我拜託在家裡照顧小孩的另一半來接電話,不過這也不是長久之計。

好不容易,我才終於找到一個比較少出去開會的同事,請他工作之餘幫忙接電話。於是,一直到找專職的行政人員之前,都是把公司的電話轉到他那裏去。

誰來處理工作上單據請款?

電話問題解決之後,行政人員接下來的挑戰是,員工該如何核銷一些單據和請款?例如,今天如果是坐計程車去和客戶開會,這個計程車資怎麼請?又或是我在家裡打電話跟客戶討論專案內容,該怎麼向公司申請電話費?有一些贈品要寄給活動得獎人,究竟要自己採買寄送,還是統一由公司來採購?

這個我交給雲端來管理。

員工還沒進公司之前,首先會填一份線上的「人事資料表」表單,內容的真實性我都是採取信任制度,你說你是台大畢業,我也就信了。

進入公司之後,大家最常用的是「專案管理一覽表」,每個人要把自己的專案進度整理在上面,每周線上開會時,我們會一起看著專案管理表輪流報告工作事項,包括距離當月KPI還有多少未達成?有沒有什麼需要其他同事支援的部份等等。

此外,在行政方面,大家最常用的就是「代墊費用表」。

大家會把自己這個月為公司代墊了什麼費用填在上頭,例如交通費、影印費、電話費、郵資、誤餐費等等。只要每個月關帳之前,把這些費用的單據寄給會計,等會計一一查核之後,就會把大家的代墊費用轉過去。

這裡我必須老實承認,其實依靠的是一種信任機制。無論對員工,還是當老闆來說,都必須建立對彼此的信任。

用Google行事曆追蹤員工行程

我幾乎萬事都記錄在Google行事曆上,隨時隨地可以查看今天有什麼課程或會議?要和哪些人碰面,甚至開會的地點、會議注意事項等等都會記在上面。

最方便的一點是,這個行事曆完全是跨平台同步的,不論是透過電腦、手機、平板,我都可以隨時查詢、修改行程。即使我人在外頭,只要接收到開會需求,還是可以立刻查看和排程。

因為大家都不在辦公室上班,所以我的個人行事曆也會開放給同仁瀏覽,這樣任何人如果有事想找我時,都可以先看一下我在哪裡。

如何評估員工工作績效

許多朋友知道我們公司員工不用進辦公室,第一個問我的問題就是:「那你要怎麼評估大家的工作績效?」

有制度的公司比較扎實,例如會在年初設定目標,定期檢核是否達到KPI,再按照達成率來發獎金。

但本土企業多半是憑主管的直覺,除非是業務人員,否則一般的企畫或編輯人員,每個月的薪水都是固定的。公司有賺錢,年底就多領一些年終獎金。反之,就少領一點或是領不到。

其實,我覺得評估工作績效,和員工在不在辦公室應該是完全無關的兩回事。

一個員工表現好壞,絕對不是由出現在老闆視線多寡來決定的。我們一定都遇過那種「主管在時就拚命表現,主管不在就逛網拍混時間」的同事,或白天打混,晚上留下來拚命加班呈現自己多賣命的人。

相反的,正因為我誰都看不到,更可以透過具體的工作表現來評估每個人的業績,而不會只看到表面功夫。

例如,我們每周固定開會討論每個專案經理的專案情況、KPI達成率、最近遭遇的困難等等。因為每位同事都要直接面對客戶,客戶每天都會向他們提出各種要求。

於是每次和客戶開會時,專案經理絕對比我還要緊張,因為客戶的業績表現,其實就是最具體的KPI,如果業績好,客戶滿意,就會和我們公司繼續合作下去,而這時我自然知道,這就是這位員工的工作績效。

如果業績一直下滑,客戶不開心或是錢燒完了,就會和我們公司解約。有一天客戶陸續解約,我們公司沒有進帳,也就只好裁員和關門大吉,他們也就失業了。

我覺得,只要每位員工把公司當成自己的公司在運作,努力幫客戶想還能怎樣做到更好?最後一定會有好的成績表現,我又何必去關心員工們每天在電腦前工作多久時間?

(本文摘自《我們辦公室沒有人!管理大解放,自由工作團隊如何創造更高績效》,PCuSER電腦人文化出版)

圖片來源 / Rum Bucolic Ape via Flickr, CC Lisenced

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