想被老闆重視?3個會議小技巧,讓你比同事表現更好、更有效率


如果問所有經理人在工作中最討厭遇到的三件事,其中一定有一個是「開了一場冗長的會議,浪費的時間卻又得不到結論」,歸納其因都跟「沒效率」「沒共識」「沒討論空間」有關係。一場無效的會議不只浪費時間,也讓情緒降到低點。

但是其實一場有效的腦力激盪或是提案會議,絕對能為組織帶來超乎想像的成果,而要使會議有效達成共識,除了會議主持人得多營造團隊討論的氣氛之外,也得選對好工具,讓所有在會議上曾經出現的訊息,傳達到每個參與者的耳朵裡,進而達成共識,在高效工作的同時,更可以激勵所有部屬用百分之百的能量,漂亮完成工作任務。

而什麼樣的工具與工作方法,可以幫助你在眾人眼前表現更好、更有效率呢?不妨看看我們給你的三個建議:

一、即時確認修改行程、細節

在討論過程中難免會就各部門狀況不同,而就行程、活動內容或細節作出調整,這時若有好用的工具,就能夠幫上大忙。

就以最近紐約時報作家尼克·比爾頓(Nick Bilton)大讚的modern design為例,微軟近期致力於將一切設計「扁平化」(Flat design),讓所有的操作更為流暢、硬體軟體的設備人性化。

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這種設計幾乎可以讓人與機器達到「一體」的地步,筆電(或是其他軟體程式)不再阻礙你完成任何任務,反而能夠讓你隨心所欲地操作,成為你最好的幫手或夥伴。

例如其中一項功能 Windows Ink 可以在選定截圖的內容中加上註解,及時修正,讓大家可以在同一張表格上看到調整後的差異,當下就可以取得共識,避免在執行的過程中,又出現「當時你並沒有這樣說過」的情況發生。

二、保障提案保密性,展現專業

你一定有過類似的經驗,提案會議結束,人就立刻到外頭跑業務,這時客戶又再回頭打電話詢問其他資訊,你一手包包、一手陽傘跟咖啡,拿出筆電時難免顯得手忙腳亂。

Windows 10 的 Windows Hello 功能,支援辨識臉部、指紋或虹膜的指紋辨識器或攝影機,讓使用者可以透過手指快速撥動或眼睛注視方式登入。

讓你可以快速啟動電腦,好整以暇在第一時間回答問題、展現專業。

這項功能除了可以節省登入時間之外,也包括能讓提案保密性更高、避免有不相關人士提前知道機密文件的可能性,這對客戶或是業務本身,都多了一層安全性。

三、同步分享資訊或提案

OneDrive 這個雲端硬碟最強大的地方在於,它擁有至少5GB的儲存空間,你可以把上百筆客戶資料、提案或是產品機密文件上傳儲存,隨時需要都可以立刻搜尋得到。此外,我們在開會討論時,很常需要分享一份檔案、及時搜尋到的資訊,一起共同觀看,這時 OneDrive 就會發揮作用,它可以及時開啟「共享」,也可以「共筆」讓所有人一起編輯,讓腦力激盪變得更有效率。

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(本文由 Microsoft 贊助)

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