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想提出對組織有益的意見,如何向主管表達,才會被重視?

2019-11-17 13:11:39
Managertoday
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我是一位基層工作者,剛進公司時,嘗試在會議上向主管提出對部門有益的改善計畫,卻總是被否決或忽視。等到一段時間過去,問題卻始終沒有被解決,我因而時常感到氣餒,同時也不解,做為一個新人該如何適時的對組織提供意見?進而真正解決問題?

親愛的小編:

我是一位基層工作者,剛進公司時,嘗試在會議上向主管提出對部門有益的改善計畫,卻總是被否決或忽視。等到一段時間過去,問題卻始終沒有被解決,我因而時常感到氣餒,同時也不解,做為一個新人該如何適時的對組織提供意見?進而真正解決問題?

──台北的Ting

Ting妳好:

必須說,即便現在身為總經理,我仍舊會遇到和妳一樣的經歷,所以妳的問題我感同身受。

首先,我絕對同意「任何一個工作者,都有向組織發表意見的權利」,但何時表達、如何建言,則是我工作26年來一直在觀察、學習的事情。以下與妳分享3個小技巧。

首先,會前先找主管討論,避免當眾挑戰他。 在不對的時機給再正確的建議,多數都會失敗。尤其是提出改善意見,多少會讓人覺得被批評現行的做法不好,妳應該在私下另外找個時間,用「討論」問題的方式,先跟主管有初步接觸。

第二,提出建議時,從困境、起因及解決辦法,整理成「全套」方案,給主管參考。

「成因」必須要有相關數據佐證,增加說服力;「解決方案」可參考該領域的標竿企業做法,再配合自身企業調整內容,一來有前例可參,二來又符合自己企業的需求。

最終列出至少3個方案、做出SWOT分析,讓主管有依據做選擇,進而針對可行方案做討論,才會讓組織更健康。

第三,報告要簡明扼要,說出解方及成效。 每次報告前,妳都應該先自問「我能否在3分鐘之內,讓聽眾了解採用這項解決方案後,組織可以在多久的時間之內得到什麼樣的成果?」如果不行,請再重新爬梳資料,釐清妳想要表達的內容。

此外,簡報的時候,切記要保持心平氣和,就事論事的態度,才能讓討論停留在「討論」,而不會因意見不合,產生抱怨或語言攻擊等情緒。(整理 / 陳書榕)

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