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掌握質化、量化工具!制訂決策免緊張

2019-10-14 00:06:26
Managertoday
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在企業組織裡,經理人在做各種決策時,除了仰賴自己的專業知識和經驗外,如果能夠有適當的工具來協助分析、釐清資訊與問題的脈絡,就可以讓決策制訂變得更為容易。 特別是現在企業經營已邁入十倍速時代,企業

在企業組織裡,經理人在做各種決策時,除了仰賴自己的專業知識和經驗外,如果能夠有適當的工具來協助分析、釐清資訊與問題的脈絡,就可以讓決策制訂變得更為容易。

特別是現在企業經營已邁入十倍速時代,企業決策需要更精準、快速,才能在激烈的競爭環境中立足,因此企業決策者就更需要懂得適時利用決策工具,做為決策時的後盾。
般常用的管理決策工具,根據資誠企業管理顧問公司專案經理廖祐宗的看法,大致可以分為「質化」和「量化」兩大取向。

質化的決策工具主要指的是BCG矩陣SWOT分析等思考分析方法。至於量化的決策工具,則主要是指資料探勘(Data Mining)、決策支援系統(DSS)等IT軟體。這兩類工具在經理人日常的管理決策上,都具有相當重要的輔助功能。

質化決策工具

質化的決策工具,通常是一種系統性的分析方法或思考架構,主要用來協助決策者拆解問題、釐清想法、分析環境情勢或因果關係,以利決策者在進行問題的思考與分析時,能夠更有條理、更為周延,而做出適當的判斷,因此質化決策工具的適用時機和範圍相當廣泛。

一般企業經理人或管理顧問常用到的質化決策工具,主要有下列7種:

1. PEST分析法

「PEST」分析通常是用來分析外在的環境,透過對政治(Political)、經濟(Economic)、社會(Sociological)與科技(Technological)這4大關鍵因素進行評估,可以了解外在環境的變數及其趨勢,進而做為制訂決策的參考。

2. 5力分析法

「5力分析」(Five Force Analysis)是由策略大師麥可.波特(Michael E. Porter)所提出的分析架構,他認為影響產業競爭態勢有5大因素:「現有對手的競爭力」「購買者的議價能力」「供應商的議價能力」「潛在進入者的阻力」以及「替代品的威脅力」。透過這5項因素的分析,可以發掘企業在競爭時的優劣勢,找出本身在市場中的戰略地位。

3.價值鏈分析法

價值鏈分析(Value Chain Analysis)也是由波特所提出,價值鏈分析是將企業的產品或服務視為一條由「價值活動」(Value Activities)和「利潤」(Margin)所構成的價值鏈,企業可以利用此種分析架構,在每一個價值活動上尋找降低成本、創造差異的策略。

4. SWOT分析法

「SWOT」分析法是十分簡單且好用的基本分析方法,其主要是針對分析對象的「優勢」(Strength)、「劣勢」(Weakness)、「機會」(Opportunities)和「威脅」(Threat)這4大要素,進行完整的考量。透過SWOT分析,可以看出分析對象的優缺點,並判斷成功的機會。

5.成長/占有率矩陣

成長/占有率矩陣(Growth-Share Matrix)也就是俗稱的BCG矩陣。這個由波士頓顧問公司(Boston Consulting Group)所發展出來的分析方法,是將市場占有率(代表市場現況)做為橫軸、市場成長率(代表市場未來潛力)做為縱軸,依據這兩大因素將產品或事業單位分為老狗(Dog)、金牛(Cash Cows)、明星(Star)、問題(Question Mark)四大類,做為企業在行銷策略與資源分配的指導依據。

6.風險矩陣

風險矩陣(Risk Matrix)是用來分析某件事情的相對風險。其方式是先將風險發生的「可能性」做為橫軸,將風險發生的「嚴重性」做為縱軸,將橫軸和縱軸由低到高分成10級,即可得到一個100個欄位的風險矩陣。決策者再依據個人的判斷,將分析對象依風險發生的可能性和嚴重性定位在矩陣中,其風險程度就是「風險發生可能性」乘以「風險發生嚴重性」的分數,分數越高就代表風險 越大。

7.根本原因分析

根本原因分析(Root Cause Analysis,RCA)是一種用來找尋疏失原因的分析工具。根本原因分析通常做為擬定改善措施時的決策依據,其流程大致可分成下列的階段;
(1)事前準備:包括組織RCA的團隊、定義問題及收集相關資訊。
(2)找出近端原因(Proximate cause):先針對事件進行初步的分析,找出事件最直接相關的原因,也就是近端原因,以便在發現根本原因之前先做初步的調整。
(3)確認根本原因(Root cause):依據找出的近端原因,透過不停的追問和探究,去發掘事件最根本的原因,進而擬出改善之道。

量化決策工具

至於量化的決策工具,通常是指以計量方法來協助企業決策者進行判斷的工具。台灣微軟公司資深產品經理黃淑翠就指出,對現代的企業決策者而言,在決策時需要處理的資料和分析的面向越來越複雜,也更需要講求決策的速度與效率,因此量化決策工具在企業管理決策中的角色就越趨重要。
由於量化工具通常用在處理大量數據或資料的統計分析,或是利用數學運算的方法來找出最佳的決策模式,因此往往是透過IT(資訊科技)來進行。而目前較成熟、常見的量化決策工具,包含下列7種:

1. Excel、SAS

對於許多規模不大的企業,如果想要進行一些基本的資料分析和調查統計,其實一般的商業統計軟體已經可以執行相關的功能。例如最常見的Microsoft Excel試算表,就可以完成95%以上的統計工作,並且能進行基本的What-if及Goal Seeking分析。 另一個常見的商業管理軟體則是SAS,全名是Strategic Applications System(策略應用系統),這套軟體有非常強大的統計功能,也具備資料倉儲能力和Web支援。

2. OLAP

**OLAP是指「線上分析處理」(On Line Analytical Processing)。OLAP最大的特點,就是可以進行多維資料的分析,從資料的各種維度進行複雜的彙整和剖析,使主管、分析人員或執行人員能夠透過快速、一致和互動的界面,從各種角度去研究、了解現有的資料,進而獲得所需要的決策資訊。

3.資料倉儲、資料探勘

資料倉儲(Data Warehouse)是企業資料管理最核心的部分,其主要目的是透過IT的強大功能,將企業中所有的資料加以儲存與整合,並藉由應用軟體來共享。 資料探勘(Data Mining)則是指從資料中找出特徵、關係及知識的方法。其原理是透過統計、類神經網路等技術,從現有的資料中自動分析、辨認其相互關係,並化為有意義的數據,對於市埸行銷、顧客服務、信用評估等相關決策,可以發揮相當大的功用。

4.決策支援系統

決策支援系統(Decision Support Systems,DSS)主要是針對特定的決策制訂工作,運用資料、模式分析、專家知識等資源,透過友善的對話系統,提供決策資訊、決策模式的分析工具。
DSS主要包含「資料系統」和「模式系統」兩個部分,資料系統的作用是透過不同來源的資料收集,萃取出有助於決策的資訊。模式系統則是利用數學模式將因果關係加以分析模擬,以找出最有利的方案。
DSS通常是以支援個人決策為主,至於群體決策則可以透過「群體決策支援系統」(Group Decision Support Systems,GDSS)的協助,利用資訊系統來改善會議的流程進行、交換情報資訊、協助腦力激盪、製作會議紀錄等等。

5.專家系統

專家系統(Expert System,ES)也是屬於電腦化的決策支援系統,其特色是將相關領域專家的知識、技術、經驗,彙集和儲存在知識庫之中,並運用經驗法則和邏輯推理的機制,以找出可能的解決方案。

6.主管資訊系統

主管資訊系統(Executive Information System,EIS)主要是指專門提供主管所需資訊的電腦系統。EIS可以讓管理者依照個人需求去選擇、擷取、編輯企業內的各種關鍵資訊,並且能以數位儀表版(digital dashboard)的方式,透過視覺化的圖表或多媒體的形式,讓主管可以簡易的方式來監控和取得資訊。

7.商業智慧

商業智慧(Business Intelligence)的目的,是利用資訊科技將企業所擁有的「資料」化為有價值的「智慧」。其方式是將企業中散落的各種資料,集結於資料倉儲或資料超市(Data Mart),並應用OLAP、資料探勘等工具,將其萃取、轉化成有用的資訊,以關鍵績效指標的形式,透過主管資訊系統呈現和傳遞,提供主管作動態的報表查詢。

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