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Google員工的高效工作術:這兩種情況,用email就是浪費時間!

2019-11-14 06:41:15
Managertoday
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Google員工都知道,email能不用就別用!尤其是這兩種情況,用電子郵件溝通根本是浪費時間......

上班族每天都使用很多網路資源,其中有一個是 Google 員工「敬而遠之」的工具,你知道是什麼嗎?

答案是「電子郵件」,很意外吧。

看到這裡一定有人心想:「怎麼可能?我每天都在用電子郵件耶,那是我不可或缺的上班工具。」「沒有電子郵件我根本無法工作。」但仔細想想,你真的那麼喜歡電子郵件嗎?事實上,很多人都對電子郵件非常「不滿」——「整天回信就夠了,還讓不讓人上班啊?」「每天都有回不完的信⋯⋯」

這樣不是本末倒置嗎?

相對的,Google 員工非常擅長利用各種資源分攤工作,減少一來一回的繁瑣。在這裡要傳授給大家 Google 員工的「工作秘訣」。

雲端編輯會議紀錄、企劃案,比用email傳檔案更有效率

一般公司開完會後,都會請人將會議內容整理成「企劃書」或「報告書」。假設今天是由 A 負責打報告書,他必須先回到自己的座位上,打好紀錄後傳給 B 確認,B 看過後再傳給 C,一個傳過一個,而 A 就只能苦苦地等檔案傳回他手上,完成之日遙遙無期⋯⋯

Google 習慣將這些繁複的過程「當場一次解決」。

Google 的會議室裡設有大螢幕。議事紀錄、書面資料不是由單人負責,而是開啟「Google文件」投影在大螢幕上,當場由所有成員合力編輯製作。

但如果所有人都盯著自己的電腦看,就沒辦法好好討論了。為了避免這個情形,他們將所有人的文件一次投影在螢幕上,讓大家看著螢幕集思廣益。這麼一來,就可省去電子郵件一來一往的麻煩,當場完成文件的基礎架構。

這個方法除了開會時可以用,也很適合用來討論企劃案。

一般在籌備企劃案的過程中,大家會將自己做好的文件檔或簡報用電子郵件寄給組員,看過的組員則在檔案中留下意見和評語後回傳。收到回傳的檔案時,必須修改檔名才能存檔,像是在後面加上「第一版」、「第二版」,又或是「日期」、「審查人員的名字」,否則很容易搞混。

說實在話,你不覺得檔名改來改去非常麻煩嗎?一不小心還會出錯,既浪費時間又費心勞神。

Google 員工從不用電子郵件傳送工作檔案。他們直接將檔案存在「Google 文件」裡,然後傳一封信給相關人員說:「資料已上傳,連結如下,請有需要的人於○月○日前上網編輯。」讓大家各自在雲端上修改補充,逾時不候。這麼一來,即便來不及在會議上編完文件,組員也可以在「Google Hangout」上傳訊溝通,又或是開視訊會議進行討論,一起在線上完成編輯。

這個方法可讓所有組員同時掌握最新版本,擺脫「弄錯版本」的惡夢。怕大家誤會我在幫Google打廣告,在此特別補充,微軟(Microsoft)的Office 365、蘋果(Apple)的iCloud等雲端空間也可以共享檔案喔。

用電子郵件「喬開會」,是在浪費每個人的時間

在規劃行程時,很多人都會用電子郵件詢問大家方便的時間,但他們不知道的是,這麼做只是在為自己找麻煩。

假設你發郵件詢問大家某個日期有沒有空,只要成員中有一個人無法配合,你就必須再發一封詢問另一個日程。繁複的聯絡程序讓召集人苦不堪言,更別提不是每個成員都會立刻回信。

還記得有次我跟某家公司討論開會日期,對方跟我說:「我希望其他部門的人也能一起開會,我安排好時間後再聯絡你。」結果這一安排,就花了兩天。只是安排日程,有必要花到整整兩天嗎?

工作最忌諱浪費時間在沒有成效的事情上。只要使用雲端功能安排行程,即可避免這些情形。最近不少公司都推出行程管理系統,但員工頂多只能在上面預約會議室,實在可惜。在此推薦大家使用功能更豐富的「Google日曆」(Google Calendar)。

比方說,你可以跟指定對象共同編輯行事曆,請他輸入會議等預定行程。這麼一來,你的行事曆中就會自動出現會議行程,點開還可以瀏覽議題內容等詳細資訊,甚至可下載當天的會議資料。在種種事先準備之下,開會當天就可省去不必要的開場白,直接進入主題,提升討論品質。

下屬有事找你時,也不用一來一往地「喬時間」了。他可以在「Google日曆」中查詢你的行程,直接在雲端上預約你的時間。如果你臨時有事,只要修改行事曆,對方就能查詢到。有了雲端日曆,就不用一天到晚檢查電子信箱了。不過,平常還是要對下屬做心理建設:「我如果臨時更改行程,不是故意放你們鴿子喔,是真的忙不過來。」

如果下屬一天到晚煩主管「您什麼時候有空?」、「今天可以去找您嗎?」,其實也是變相在剝奪主管的時間,使用雲端日曆可節省彼此的時間,提升整體的工作速度。

我個人則是將行事曆上的「空檔」設為公開,同時與多位客戶共享行事曆,管理行程既方便又快速。

(本文出自《Google神速工作術》,平安文化出版。)