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專案經理需求的特質 (上)

2019-10-20 01:33:32
Managertoday
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前陣子有人問到「做為一個專案經理到底應該具備甚麼樣的條件?」。 這雖然不是甚麼奇怪的問題,甚至可算是個非常平常的問題,但老實說還著實讓我煩惱了一陣子。 問題並不很難回答,而是在此之前我其實一直沒有認

前陣子有人問到「做為一個專案經理到底應該具備甚麼樣的條件?」。 這雖然不是甚麼奇怪的問題,甚至可算是個非常平常的問題,但老實說還著實讓我煩惱了一陣子。

問題並不很難回答,而是在此之前我其實一直沒有認真歸納過這議題,甚至連我自己一直也只有個模模糊糊的概念。也因為連我自己都只有個模模糊糊的概念,這導致之前我在協助找專案經理時,人資主管問起我到底關注哪些條件時,我只是非常抽象且含糊的跟她說:「呃…我想找內心有光芒的人哩」。她又問:「需要考過PMP之類的專案認證嗎?」我說:「倒也沒這麼需要,就算沒有只要有光芒我也可以培養的起來。最怕的是那種明明不會也不適合做專案卻胡亂考了通過的人。那種才傷腦筋。」 但到底甚麼是光芒,我卻始終也沒能講清楚。 最後只能咕噥的說「那樣的東西當我看到時就知道了」。 (對,一整個就是不負責任的說法)

那次既然又有人問起來,我覺得好像也不適合再用「心中有光芒」這樣的話來搪塞他。所以就著這議題認真的想了三兩日,最後我是有把我認為的「光芒」歸納成五個要點,並回文給了這位提問的朋友。但因回文那幾天都很忙,我也沒有時間詳細描述這五個要點的細部內涵,所以我是不知道提問的人看懂沒有。

但我覺得這議題其實還是滿值得好好來描述一下,若能讓大家瞭解一下我所認知做為一個專案負責人所該有的條件與特質的話,那大家對於各自職涯的規劃或許也是有所助益的吧?我思考再三後,覺得五點其實涵蓋不夠廣,所以最後的結論是做為一個專案管理者該具備三個大類十二大點的特質。那我先把清單列出,然後再依序討論這些內容。

首先,三大類分別是:

  1. 做為專案負責人,一定該要有的特質
  2. 做為專案負責人,最好要有的特質
  3. 做為專案負責人,一開始沒有沒關係,但有會加分的特質

而「一定該要有的特質」,包含下面五項:

  1. 態度
  2. 邏輯能力
  3. 溝通能力
  4. 感性或敏感度
  5. 人際整合力

再來是「最好要有的特質」,包含下面三項:

  1. 管理知識
  2. 法律概念
  3. 面對困難的勇氣
  4. 跳脫框架的能力

最後則是「有會加分的特質」 :

  1. 領域知識
  2. 工具知識
  3. 人際網路

專案經理需求的特質

那詳細的說明如下:

關於一定要有的特質:態度

就我個人而言,態度是最重要的人格特質。這特質可能也無關乎當專案經理還是做甚麼工作,甚至恐怕是一個人日後能否成功、或能否成大事上最關鍵的人格特質。 因為就我的經驗而言,一個人若笨一些、或學習能力差一些都還好,只要他具備正確的人生觀還有處事態度時,最少都可能穩定成長。但反過來,如果一個人雖然聰明有能力,但處事態度吊兒啷噹、態度輕浮、或自我意識太強的話,那最終都會在某個時間點碰到瓶頸的。

那到底哪些是我覺得很重要的態度呢? 我又細分為下面五項特質:

  • 柔軟
  • 有解決根源問題的心態
  • 願意學習
  • 謙虛
  • 知道怎麼失敗

柔軟

「柔軟」包含很多層面,一個是外顯形象,一個是真實心理;而真實心理的重要性又高過外顯形象。柔軟的價值能讓他人覺得舒服,並願意跟你合作、跟你分享心得、專業見解、甚至指導你。為何說真實心裡的柔軟比外顯的柔軟來的更重要呢?因為柔軟的性格必須是一個發自本心的表現,這必須無關乎頭銜、資歷、或是經驗。意思是說,就算今天已經是一個總經理、或是非常資深的技術人員了,若還能一樣身段柔軟、願意傾聽與學習、不自滿、不誇浮,自然將更容易得到別人合作的意願,也會更有機會可以時時倒空自己來學習新的事物。

至於在專案中,性格柔軟的人容易得到別人的信任,也比較容易徹底解決爭議。而專案的特性就在於多有時間壓力、成本壓力、加上人員來來去去下不一定有長期合作的默契,所以這些因素很容易就讓大家有所衝突。但這類爭議或衝突通常並不存在甚麼大是大非的原則性的東西在其中,往往只是各自因為立場不同,在看法或是做法上的差異。

這時候「理直氣和」就是一個關鍵因素。畢竟帶領專案的那個人並不是為了爭對錯而存在的,反而是要有不計榮辱把問題解決之認知,再不然最少也要能把分歧的大家導向一個相互都能認同的方向。所以,如果態度能和諧、話語能柔軟,把面子都做給大家,才容易讓事情順利推動;而這絕對才是最重要的處事方法。 反之,如果很在意自已的意見是對的,覺得別人因此就該聽我的;或是因此說話大聲、跟人對嗆、或羞辱了你的成員甚至談判對象時,那結果能有多好其實也不難想像不是嗎?

解決根源問題的心態

「解決根源問題的心態」指的是要常常從如何徹底解決問題的角度來思考問題。問題發生當下我們可能一下子不知道原因為何,所以為了時效性常會做一個快速的解決方案。這樣的情形是在所難免的,但是若問題下次還可能發生時,除了一個臨時的快速解決方案以外,還應該思考有沒有甚麼辦法可以徹底的化解類似的問題。一方面解決、另一方面也是預防。

這樣的處事態度為何很重要? 因為很多人可能聽說做專案是得不斷救火。問題發生了、哪裡燒起來了,專案的負責人就跑去想辦法把問題解決。這確實是一種狀況。但若每天都到處燒火的話,其實專案負責人最後將疲於奔命;專案太多短期解決方案下,之後也多會因此產生後遺症(問題越解決反而越多,或是變成疊床架屋的架構)。

也因此,若專案負責人能在一開始多花些心思去構思管理、預先謀求預防方案、或是在問題發生時也開始思考日後如何改善,避免下一次問題的發生。 這才有可能不要老是當救火隊。不當救火隊,才會有更多時間與心力構思更長期的做法,也會有更多的心力去跟人打好關心(就算是關懷與打氣也是有幫助的)。長期走下來,才會變成良性循環,才有可能讓案子更好、並讓自己更加進步。

願意學習

「願意學習」則代表在態度上不拘泥於過去的經驗。世界的更新速度越來越快,很多新東西、新做事方法、新的管理手法不斷的推陳出新。 有些東西乍看起來好像跟自己過去的經驗有所違背,但歷史上所有革命性的做法往往都是違背一般人的經驗。也就是因為新東西會跟一般人想法不同,才會是所謂新事物、才會不是一般人隨便可以想出來的。也因此,若一個人能像海綿一樣可以不斷吸收新事物,然後根據自己的理智與知識來去蕪存菁的話,就有可能不斷有創新的構思與概念。

而願意學習通常也跟心態柔軟連結在一起。這是因為心態柔軟的人,比較不會覺得自己都知道、或自以為自己優於別人而變的跋扈或是趾高氣昂。畢竟若都不願意去思考別人的想法或建議時,反而在團隊合作的環境裡頭容易被排擠以及抱怨。這也將造成領導上的困難的。

謙虛

而「謙虛」則是一種做人最基本的態度。我想從小的學習中大家都有學到,所以那些部分我在此就不多贅言。 我比較想提的是,做為一個專案的負責人,某個層面來說是得持續扮演一個領導者或最少也是個鼓勵者的角色。

有些人以為領導者是必須強勢、可以獲取所有的好處的、或是要刻意擺排場或是架子。 但這其實是大錯特錯的! 在我的觀念裡頭,領導者或是管理者其實是幫團隊處理問題的人;是保護他們可以在一個安穩的環境中把想做的東西做出來的人;或是提供他們成功所需要資源的人。 也因此,態度謙卑、服務團隊,才能讓大家一起協助你把事情做好。若只是趾高氣昂、高高在上,誰又會願意跟你合作呢?

此外,謙虛的表現尤其在成功時最重要。專案的負責人要想辦法把成功的Credit做給團隊,把面子歸給成員,而非自己沾沾自喜當成自己的成就。若讓大家都覺得自己在團隊中是必要,讓成員感覺到自己的價值很大時,那團隊自然可以凝聚,方向也可以統一,事情才會愈來越好。

知道怎麼失敗

「知道怎麼失敗」則是另一個非常關鍵的人格特質。這是因為不可能每次案子都大成功。有時候案子會出現危機、有時候案子可能徹底失敗、有時候案子可能因為組織整體考量而被腰斬或是停止。這時候專案的負責人會承受極大的心理壓力。要知道,一個人在成功時表現謙和不算了不起,稍加訓練下,外顯的謙虛大家應該都不難做到。但是失敗時往往才能看出一個人的真實個性

有些人沒有失敗的經驗。一但面臨失敗時,會無法接受現實。反映出來的行為可能會是掩飾問題、粉飾太平、甚至根本的逃避與否認。這可能讓本來還不嚴重的問題如滾雪球一般越來越大,最終造成整個組織的傷害。舉例來說,之前倒閉的霸菱銀行,即是因為交易員不願意停損,凹到最後反而讓整個組織跟著陪葬。

另一種逃避失敗的心態,則是把問題外部化或是歸咎給其他人。比方說怪罪於大環境、怪罪於團隊成員的不配合、或是怪罪於團隊能力太弱。 但是呢,問題一但被外部化,人就會沒辦法自我反省。 為你若不覺得自己有責任,當然不會去檢討自己。不檢討自己的狀況下,類似問題下一次就可能再發生。到時候可能更是責怪命運、責怪老天、責怪時運不濟。

這或許是我的偏見,但我始終覺得人對於自己的命運的結果絕對是有責任的。 問題一次出現還可能真是命運不濟,若一再重複出現時,自己多少是該有所責任的啊。


那到此為止,是態度面我覺得很重要的幾項特質。 下一次,再來談談其他面向的重要特質吧。

(本文出自於《專案管理生活思維》,原文請點此。)

圖片來源/ShutterStock