資料視覺化的第七堂課 - 組織圖與 KPI 的結合


(本文內容由Microsoft提供)

組織圖表也是另一種使用率最高的商用圖表,其目的是透過圖形方式表示組織內的人員、作業、功能與活動之間的相互關係。然而,僅有組織層級的描述或略有不足,若是能配合組織或個人所隱藏的背後資訊,並以量化的圖像形式呈現,諸如統計圖表、KPI指標等等,則組織的視覺化資訊更是如虎添翼。

傳統的組織圖表與業績數據報表

不論是簡單還是複雜,組織圖表幾乎是所有企業、機構經常使用的商務圖表,用來描述組織架構、執掌與層級。而繪製組織圖的工具除了紙、筆、尺等文具外,電子化的時代,當然要運用電腦軟體、APP囉!而最普及的方式大概就是諸如Word、PowerPoint等隨手可及的應用程式了!

透過PowerPoint可輕鬆繪製包含背景、商標圖騰的組織圖表。
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可是使用這些軟體所繪製的組織圖表似乎就只是圖表而已,除了言簡意賅的表達了組織成員的位階與關係,似乎也無法再解讀些什麼!然而。在現實的工作與環境中,企業的資訊包羅萬象,也常常與組織的成員息息相關,若不想製作太多份報表、圖表,是否能將相關的資訊彙整在一起, 一同呈現在單一的圖表中呢?例如:企業經常會使用Excel試算表軟體分析業務員的業績、績效,若能將這些個人資訊也融入到組織圖表裡,該會是什麼情境與成效呢?

可以運用Excel計算、摘要各業務員的過往業績、目標業績、目前業績、達成率、…等統計資料。
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Visio完美結合圖表與數據的視覺化工具

許多人都不知道,原來被認為僅是繪圖工具的Microsoft Visio也是Microsoft Office應用程式的家族成員之一,所以,它的操作介面猶如Word、PowerPoint般的讓大家熟悉與親近。而文件範本的提供一直是Office應用程式迅速製作文件的利器與特性,Visio自然也不例外,在此提供了許多商業繪圖範本,可以協助企業用戶輕鬆建立各種目的與需求的商務圖表,而組織圖範本便是最常見、使用率也最高的商務圖表之一,甚至,使用者只要事先準備好一份名冊,Visio組織圖範本便會自動根據名冊內容而輕易繪製出具備階層架構的組織圖表。

Visio的商業類範本中提供有組織圖範本與組織圖精靈範本,企業製作組織圖表更加便利、輕鬆。
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在Visio 2016的操作環境中,一共提供了兩個與組織圖相關的繪圖工具,一個是[組織圖]範本;一個是[組織圖精靈]範本。前者可以讓您透過拖曳操作徒手繪製圖表,後者則是透過一問一答的精靈對話操作,匯入預先準備的人事資料而製作出相對應的組織圖表。不過,兩者都仍提供有[匯入]功能,還是可以開啟組織圖精靈對話,讓您輕鬆製作所要的組織圖表。

組織圖表精靈範本是Office系列應用程式慣有的逐步的對話操作,透過精靈對話的引導,可以匯入事先準備號的Excel名冊而迅速、自動的繪製出組織圖表。
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甚至,更多人不知道,Visio不只是繪圖工具而已,它還能將外部既有的資料來源,與繪圖作品裡的圖像結合在一起。例如:將企業裡業務組織成員的業績資料、交易資料(原本可能建立在Excel活頁簿或其他資料庫檔案裡)匯入到Visio繪圖作品,便可以將每位成員所代表的每筆資料記錄等數據資訊,逐一連結至作品裡的每個圖形,當每個組織成員圖形包含了連結資料後,再以圖示、橫條、直條、…等視覺化圖像來呈現這些數據資訊。

透過外部資料的匯入與連結,再加上圖像的表達與呈現,勾勒出可以說故事的圖表。例如:在組織圖表上呈現每位組織成員的績效、KPI指標等資訊。
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試想,原本冰冷、僵硬的矩形方塊,配合文字的敘述,可以拼湊出層級架構的組織圖表,但是真的很難再闡述其它可以代表的意義,可是,結合了數據資料後,佐以相片、圖示、統計圖表、指標、…視覺化的呈現將帶給人們更大的震撼。此外,若能結合後端的平台,諸如將這些視覺化的作品儲存在SharePoint網站,則使用者就可以透過跨平台的裝置,諸如:手機、平板、筆電等行動設備,導覽Visio的作品,企業主管、客戶對於資訊的閱讀將更多元、即時且具彈性,憑藉這些智慧圖表所下達的決策也將在彈指之間。

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Data Man 的資料視覺化筆記

2015 年 6 月剛踏入資料視覺化的領域一無所知,靠 Google 搜尋來的知識,埋頭鑽研各種技術,包括一開始令人頭大的R語言。所幸九個月來做出一些成績,諸如台北捷運所得地圖、小碧潭捷運站分析、2016 大選圖表等,獲得不錯的迴響,讓我發現有許多人對資料視覺化感到興趣。

因此決定創立「Data Man 的資料視覺化筆記」專頁,透過不定時分享我的資料視覺化經驗、國內外優秀視覺化作品,以及資料視覺化技術文章,希望能幫助更多人掌握資料這個威力日漸強大的資源。更多 Data Man 的資料視覺化筆記

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