6種常見的英文email用字,讀起來其實超失禮!


在英文商業書信往來中,我們常因語言掌握不精確而「感情用字」。雖然沒有惡意,但其實不知不覺中已經傷了別人感情,甚至搞砸合作機會。

以下是職場上常犯的英文情緒用字,適時避掉它們,溝通才能更順利:

1、You

很多的「you」可用「we」取代。在商業往來,特別是談判、意見相左的場合,盡量避免「You」 開頭的句子。這會讓人覺得是遭指控、或是被瞧不起的那一方。

You’ll need to amend the contract before we sign.
→We’ll need to amend the contract before we sign.

2、feel

商業往來千萬別跟著「感覺」走。「feel」這個字,一來不夠說服力、沒有呈現任何事實;二來容易讓自己後續的思路都在「自己的感覺上」,忽略整個公司的最終利益。

I don’t feel this is acceptable.
→I find the series unacceptably homogeneous.
第二句語氣適中,也夠堅定,同時也指出事實,接下來的說法自然而然就會更有力。

3、ridiculous

這個字很難,不知道為什麼是中文母語者的愛用字。即使狀況真的很誇張,說出這個形容詞並不會讓事情好轉,反而會讓雙方僵持在情緒中。若是言過其實,那更是不妥,只會顯得你不專業。就如同法國文豪Victor Hugo說的,“Strong and bitter words indicate a weak cause.”(如果你要讓自己的話可信,記得拿掉那些太誇張的形容詞。)

It’s ridiculous that no one is in charge of our project as of now.
→ As I understand it, there should be a project manager looking after our project. Could you explain what’s going on?

4、I’m terribly sorry…

道歉時不要太戲劇化。簡單,且一次就夠了。

像 “I’m very, very, very sorry that…”,“This is the worst thing I’ve ever done…” 都是情緒過多的說法,會讓對方懷疑,你是真心的嗎?

5、Sorry…but still…

很多人以為這是禮貌,其實只會加強反感,讓人覺得你是「亂道歉,急著要解釋」的人。這樣的表達一旦說不好,就成了second insult(二次侮辱):

I’m sorry, but I still think we should…
→這聽在人耳裡就是:I’m sorry but I still think I’m right.。I’m sorry不是道歉,像是在攻擊前做的預備動作。

6、“ ”

如果不是特指一個條款或章節時,在商業往來千萬不要用引號 “ ”。當你把一個字詞引號起來的時候,通常不是冷嘲熱諷,就是別有他意,攻擊意味濃厚。即使你在合作關係中是付費的那一方,不要挖苦、也不要諷刺,不需要引起無端的情緒。

According to “Use of Trademark” clause, you need to send a request for approval.
→“Use of Trademark” clause 指「商標使用」條款。

The marketing “strategy” you offer does not sound convincing.
→把strategy引號出來,是暗指提出的策略很糟糕。就商業往來,這樣的暗諷是多餘的。

把這六個情緒用字收藏到你的平台,要寫商業書信前再翻出來提醒自己,會替你省下很多力氣!

(本文出自「世界公民文化中心」,熟到老外都覺得你英文好,加入量身訂做的1on1 program)

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