常找不到要用的文件？4 Tips 整理辦公桌，2020 的你煥然一新

你是否曾有過這種經驗？怎麼找也找不到文件，就算一張張地確認桌上成堆的文件，仍然沒看到心裡急需的那份......

文件、資料夾應「直立擺放」

並不是要求你要很會整理，但起碼在電話中要能清楚說明擺放的位置，例如「那份文件在右邊數來第 3 個資料夾」。

要設法讓自己不浪費時間找尋物品一點都不難，只要將資料夾和文件「直立擺放」即可。

當然，文件直立擺放容易倒塌，所以就必須準備資料夾。將 A4 大小的透明資料夾貼上索引標籤來管理，這樣一來，不管幾張文件都能擺入文件架上。文件增加後，就可以改用尺寸更大的平面資料夾或活頁資料本來管理。可依照「銷售額」、「企畫書」等標題分類統整，或是依時間先後來歸檔。

文件平放容易造成堆積、難以找尋

最糟糕的狀態就是桌上的文件散亂、堆積，像是「地層」般層層堆疊。這樣的狀態下，要從下方抽出較舊的文件相當費事；而且不小心倒塌後，這疊「地層」會變得更亂七八糟，新舊文件混雜成一團。這樣一來，就很難找出「目標文件」，當然更容易造成遺失或錯拿的失誤。

直立放置一目瞭然、防止錯誤發生

只要將文件直立放置，自然就會養成整理文件的習慣。無論增加多少文件，都不會再因為累積成堆導致難以尋找。雖然著急或忙碌時經常會不小心將文件隨手堆疊，但只要採取「直立擺放」這個步驟，就能防止失誤。

資料夾應進行「分色管理」

雖然無紙化的呼籲已經出現了好一段時間，但紙本文件仍然持續增加中。即使現今電腦、智慧型手機、平板電腦如此普及，書面資料也幾乎沒有減少。許多人會利用資料夾來整理大量的文件，但接下來就 會出現過度使用資料夾，而導致無法俐落管理的問題。

管理資料夾的訣竅就是「分色」。 不統一使用同種顏色的資料夾，而是準備各式各樣的顏色，接著依照每份文件的類別，放入不同顏色的資料夾裡。這樣一來，需要文件的時候就能快速取得。 可依照「銷售額」、「利潤」、「客戶管理」、「許可申請」、「企畫書」等標題來分類，其他還有依時序分類等方法。

團隊成員共享「分色規則」

資料夾的分色規則可以在小組內共享。「契約是黃色資料夾」、「紅色是企劃書的資料夾」等，若組員都可以順利說出顏色即代表成功，這樣也可以降低拿錯資料的可能性。

另外，若從並列的資料夾中拿出其中一個顏色，就會馬上注意到「○○色的資料夾不見了」。像這樣，易於察覺變化和異常也是顏色分類的一大優點。

（本文整理、摘錄自《優化法則．提升工作效率の聰明公式》，和平國際出版）