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你辦公桌乾淨嗎?3 原則整理,上班更有好心情

全球知名整理顧問、美國萊斯大學管理學教授 近藤麻理惠、史考特.索南辛
snappygoat

整理過後,你才會發現自己對什麼樣的工作環境心動!3 技巧,迎接煥然一心的辦公室、上班好心情 >>

你是哪一種人?是整理過後更能輕鬆發揮創造力?還是愈亂愈有創意?

雜亂或乾淨的桌子哪個比較好,其實並不重要。重要的是,你要清楚自己在什麼環境下工作覺得開心,還有你開心的標準是什麼,而整理就是找出答案最好的方法。整理過程都能幫助你發掘,哪種工作空間最能讓你怦然心動、創意泉湧。

為何「雜亂」會降低對工作的喜愛度?

研究顯示,雜亂之所以會降低我們對工作的喜歡程度,有兩大原因。第一個是大腦超載,周圍堆積愈多東西,大腦的負荷就愈大,當要辨認、體驗及享受對我們來說最重要(帶來樂趣)的事,就愈加吃力;第二,是當我們被物品、資訊和工作淹沒時,就會失去掌控感和選擇的能力。

因為不再能採取主動或選擇,我們漸漸忘了工作是實現夢想和抱負的途徑,也喪失了對工作的熱愛。更糟的是,人一旦失去掌控感,就會開始累積更多不想要的東西,同時在罪惡感和整理的壓力之中痛苦掙扎。結果呢?無限期逃避整理,雜物愈堆愈多,變成惡性循環。

近藤麻理惠認為,整理過程都能幫助你發掘,哪種工作空間最能讓你怦然心動、創意泉湧。

怦然心動的工作整理魔法!辦公桌收納 3 原則

只留下心動的物品之後,就可以開始收納了。收納有 3 項基本原則:

1. 決定每樣物品的定位,並按照類別收納

辛辛苦苦整理完後,之所以又打回原形,就是因為沒有決定每樣物品的定位。東西用完之後不知道要放哪裡,空間就會變亂,所以才有必要決定每樣物品的收納處。如果養成東西用完立刻歸位的習慣,要維持整潔就容易多了。

重點是,同類東西不要分散在不同的收納處。 把同一類物品收納在同一個地方,你就能一眼看出自己有多少東西。這麼做還有其他額外的好處。因為知道自己有哪些東西,就不會累積多餘的或購買不需要的東西。

一般辦公桌最上層的抽屜通常是放名片和文具用品,第二層抽屜放電子用品類、個人護理類和點心零食類物品,第三層放文件和紙張。

這是標準辦公桌的收納規畫,但會依據你的辦公桌樣式或工作類型而有不同。依照所需加以調整,打造一個工作起來很舒服的空間。

2. 善用盒子,直立收納

辦公桌可用的收納空間相當有限,所以你一定會想盡可能擴大效能,而盒子就是很好用的工具。

你可以用不同大小的盒子來當抽屜的隔板,把同一類物品收納在大小和形狀適中的盒子裡,例如小盒子就裝隨身碟這類小東西,中型盒子就用來裝保養品這類個人護理用品。小東西尤其適合放在盒子裡直立收納,比直接放在沒有隔板的抽屜裡更好。盒子可以防止東西散開、跟其他東西混在一起,而且一打開抽屜就能一眼看到東西在哪裡。

只要能放進抽屜的盒子都可以利用。可以特別去買適合的盒子,或使用家裡就有整理工作空間的空盒子。我常用名片盒和手機包裝盒,放在抽屜裡尺寸剛好,非常好用。這裡的訣竅就是,所有物品都盡量直立收納。這樣不只看起來整齊,也能減少浪費的空間。只要高度允許,所有東西都應該直立收納。我連橡皮擦和便利貼都直立收納呢!

3. 桌面基本上不放任何東西

桌面是工作平面,不是收納櫃,所以基本原則是不放任何東西。在抽屜或架子上為每樣物品或每個類別指定一個收納處,盡可能只在桌面上放你現在需要的東西,或是正在進行的專案。開始收納時,把「乾淨桌面」的意象印在腦海中。這麼做的人完成收納之後,通常桌面上只會剩下筆電和裝飾品,或是小盆栽。

即使是每天都要用的物品,也要決定它們的定位,例如筆或便條紙。我的學員常常驚訝地發現,把不用的東西收到視線之外其實一點都不麻煩。一旦體驗過乾淨整齊的桌子如何幫助他們集中精神工作,很快就愛上了這種感覺。

這當然不是說桌面一定要全部淨空。如果你覺得書寫工具全部放在桌上的筆筒裡,比排在抽屜裡更方便,那就應該這樣收納。重點在於方法。我們應該假設自己的桌面上什麼都沒有,然後精心挑選放在桌面上的東西,讓它帶給你心動的感覺,或幫助你工作更順暢

總而言之,同一類物品收納在一起、善用盒子、桌面上什麼都不要放。規畫收納空間時,牢記這 3 項原則。決定每樣物品的定位,確實掌握自己擁有的物品,再小的東西都不放過。

(本文整理、摘錄自《怦然心動的工作整理魔法》方智出版