老闆一有點子就要我去做!但計畫不完善,爛攤子收不完怎麼辦?


親愛的小編:

我的老闆是個想到什麼點子,就要立刻執行的人。他常常等不及我們這些部屬花時間完善計畫後再做,也因此之後有非常多爛攤子要收拾。如果能事先多給我們一點時間,就能省掉後續的麻煩,也不會累死第一線的員工。請問應該如何跟他溝通,才能讓他了解我們的想法?

──新北市的Adolf

Adolf你好:

針對你的問題,我建議從「心態」「方法」與「事後處理」3個層次來解決。 首先在心態上,你希望老闆能改變很衝的做法。我的觀點是與其把問題的焦點放在他身上,不如先從自己開始,想想可以怎麼改善狀況。因為自身是最容易掌控的,要求別人改變比較難。

在方法上,有一件事很重要,那就是從老闆交代任務到完成的過程中,必須不斷溝通互動。 現在你們看起來對話並不多,像是接到命令後就去做,也因此會有許多誤解。建議你往後接到指示,先以why(為什麼做)、what(做什麼)、where(在哪裡做)、when(何時做)、who(由誰做)、how(如何做)、how much(花多少錢做),利用5W2H釐清上司的目的與預期達到的成果。

接著,依照你的經驗,思考實行上可能會發生什麼較大的障礙,主動找老闆討論。 這麼做的好處有二,一是你若告知他沒想到的細節,也許他會提示你解決方法或乾脆不做了,避免後續問題;二是溝通之後,可能會發現你所謂的爛攤子,上司早就想到了。如果你不問,他也不主動說,你就會覺得他給你們找麻煩。主管交辦任務給你,並非他「交」你「辦」兩個動作,而需要綿密溝通。

最後,任務告一段落後,可以主動邀請主管一起開檢討會,了解老闆是否滿意,重來一遍哪裡可以再精進。 把遇到的困難全部列出來,讓上司知道如果計畫不周全就執行,會造成哪些損失,他才可能理解自己的做事態度有可能帶給部屬困擾。

解答者:為台灣而教基金會董事 林妍希

前DDI美商宏智台灣總經理暨大中華區董事顧問、長期協助企業擬定人才策略。

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