執行跨部門專案,其他部門同事不投入、拖累進度,該怎麼辦?


親愛的小編:

我是一名行銷部職員,公司這兩年跨部門的專案愈來愈多,但很常看到其他部門同事以原先工作為重、只從自己的立場協調任務。此外,很困擾的是,在跨部門會議上明明達成了共識,大家還是按照自己的方法、時程做事,讓我覺得浪費時間進行無效溝通。在大家各有各的堅持和利益考量下,怎樣才能讓團隊落實預定計畫,把最好的成果做出來?

───台南的 Andrea

Andrea 你好:

現在有許多公司為了提升組織反應變化的彈性,會建構矩陣式組織(matrix organization),每當有特別任務或突發事件,就會另行成立專案小組,而專案成員就會出現同時肩負原先部門工作及專案任務的情況。

會出現你所說的現象,主因大多來自最終打考績的人依舊是部門主管,而非專案負責人,所以難免會在權衡之下,選擇對自己(部門)最有利的工作方式。 對此,我認為在跨部門的合作中,想要打破只顧自己、忽略整體利益的本位主義,要特別注意兩件事:

1. 溝通時要強調「對彼此都有好處」

就以新品發表會來舉例,多數人會覺得這是行銷部門的工作,如果要請別的部門幫忙,他們大概會產生「這不干我的事」的想法,無意願支援現場活動。這是因為大家目標並不一致,才會無法好好共事。

我建議行銷人員換個說法來表達人力需求,像是這攸關客戶對品牌、產品的信任度等等,讓大家覺得「新品發表會跟自己的業務密切相關」,屆時動員各個部門一起合作,就不會這麼困難。

2. 開會結論愈具體愈好,確認彼此認知一致

專案成員平常大多是分頭工作,只有開會才會聚在一起,那麼,既然不希望大家開完會就忘了該做的事情,就得在會議的尾聲,確認結論才能解散。

基本上,對於達成共識的事情,在當下一定要互相確認清楚「達成什麼進度」「何時要完成」,盡量具體,才能避免彼此認知出現落差,也才不會再次變成無效會議。

解答者:卡樂思管理顧問公司總監 莊舒涵

從事教育訓練與授課 11 年,曾為華為、富士康集團、統一集團等知名企業上課,累積授課場次超過 650 場。曾任媚登峰副理。

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