擬定正確策略、投身公益活動,看台灣微軟如何定義財務工作新價值!

擬定正確策略、投身公益活動,看台灣微軟如何定義財務工作新價值!


部門會議上,剛到職不久的Ashley在財務長的指示下,快速地利用商務智慧報表 Power BI ,調出上一季通路銷售紀錄,幫助會議快速流暢地進行。

善用商業智慧工具,讓新手快速上手

在前公司的財務部門服務超過八年,進入跨國企業台灣微軟服務對Ashley來說充滿挑戰,「財務工作不只是處理海量的報表與數字,更重要的是從數字中分析有用的資訊協助決策、解決問題,並追蹤公司策略與目標是否達成。」

Ashley坦言,過去的財務工作很多時候只是在利用 Excel 輸入資料、整理出一堆的報表,老闆根本看不懂,或是乾脆丟新問題給你,要你再跑一次報表。但在台灣微軟,她所面對的是全新的工作挑戰,必須隨時思考,在公司策略與目標下找出問題、解決問題。

好工具幫助她工作更上手,「幸好 Power BI 可以連接到不同的文件、資料庫或應用程式,把這些資訊變成易讀易懂的即時動態圖表,還可以自動更新,呈現出最新的資料。」只要帶著資料來開會,她可以馬上針對主管的提問,快速調出銷售紀錄表,當場做分析與討論。

而透過工具標準化報表減少製表時間,也提高報表正確性,讓Ashley能在短短的時間就輕鬆上手,把更多的心力放在分析數據,幫助公司專注在策略與成長目標。

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共同作業、隨時存取,客觀分析財務

科技改變生活,雲端與大數據掀起數位革命,在此浪潮下的現代經理人必須隨時隨地擁抱來自全球的工作挑戰,台灣微軟公司台灣區財務長洪彬芳分享:「工具、紀律和流程是讓財務工作得心應手的鐵三角。」

透過商業智慧工具,有紀律的做好建檔歸檔的動作,加上部門流程化動作,落實每一項檢核與確認,財務人員可以省下大把的工作時間,將心力放在做好財務分析、提供決策意見。台灣微軟也充分應用 Office 365 各項商業智慧工具,推動數位化的管理。

洪彬芳財務長指出:「尤其在行動載具普及的現今,無論你身在何處,智慧工具例如: OneNote 可以透過雲端,隨處建立、共用和共同作業,讓我隨時存取,掌握公司各種量化績效指標以及分析報告。無論我們要做各部門業績review,還是要討論年度目標規劃,都能隨時檢視財務資訊作為討論的依據」而且,她能充分運用財務數據,客觀、真實地對公司財務收支執行情況進行分析,為決策提供最佳參考意見。

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擁抱數位,輕鬆管理費用、資產

在台灣微軟,跨平台整合應用的實踐也落實細微處,以員工費用申請為例,洪彬芳財務長表示,透過手機記帳功能,費用記錄可以直接整合至 Windows APP ,員工可以在iPhone和Android Phone上使用,隨時隨地都可以送出費用申請,不用手動記帳。「主管當然也能隨時透過手機或電腦做好審批動作,減少遺漏的風險。」

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此外,以 SharePoint Online 為基礎的內控稽核工具,每一個環節都有完善的審核機制,系統紀錄皆可追蹤,完全不必擔心當人員異動時可能衍生的交接與錯漏,是一套能幫助財務人員確實做好資產管理內控的最佳選擇工具。包括:所有固定資產、贈品、從未使用的資產,到借出的資產追蹤,以鮮明的色彩提醒使用者,落實檢核動作,讓公司資產一覽無遺。

企業勝出的關鍵在於財務控管

迎接競爭激烈、瞬息萬變的全球市場,精實的財務管理能幫助企業深化競爭實力。洪彬芳財務長認為,「在全球化的挑戰下,我們的優勢就是以精細的財務控制能力、分析判斷能力與成本管理能力,幫助公司做出對的決策。」

因應當前發展趨勢與市場環境變化,能正確洞察趨勢、落實監控風險,才能幫助企業做出正確的財務選擇與決策,並讓企業在激烈的全球商戰競爭中成功勝出。

而善用工具,除了讓財務工作更加系統化、有效率外,洪彬芳財務長有感地說:「這也讓我們有更多的時間與心力,重新思考如何發揮企業與個人的力量,回饋社會。」無論工作如何忙碌,她和海內外微軟同仁仍連續26個季度,一起投入公益,從利他的行動中看見人生的價值。

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(本文由Microsoft與經理人整合行銷部共同製作)

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