人資必學Excel新功能!用吸睛圖表讓數據說故事

人資必學Excel新功能!用吸睛圖表讓數據說故事


Megan從中小企業轉職到一家大企業擔任人資,某天,老闆要求她整理一份報告,說明「一例一休制度對我們公司有什麼影響?」

單單為了解決這一個問題,Megan就增加了好幾項任務。例如,她必須先統計員工目前加班及出缺勤狀況;根據這些狀況,比較一例一休制度實施前後,計算公司支付的加班費用可能出現什麼變化;衡量公司的成本與效益之後,設法提出對於兩岸員工來說都公平的新方案,提供老闆參考等等。

研究一例一休制度,或許不算困難,更令Megan頭痛的任務是編列季度、年度預算。在前公司,她僅需處理1百人資料,現在卻必須一次處理5百多人。再加上,新公司在兩岸都有員工,組織結構比舊公司更複雜,她常常花費許多時間整併數據,接著又要按部門或地區分拆資料、個別分析。反覆將資料複製、貼上的結果,就是忙到眼睛酸澀、手抽筋。

當然,她所費的工夫不僅是將數據轉換成圖表而已,最重要的是,她必須做出能夠「說人話」的圖表,最好讓老闆及主管們一看就懂,而且看起來夠專業、有說服力。Megan經常為了整理數據、製作圖表而傷腦筋,深深覺得公司目前的軟體已經不足以應付愈來愈講究效率、質感的日常工作需求。

人力資源管理雖然是一份處理人的問題的工作,但是,HR的時間往往被各式各樣的數據和報表填滿。若懂得善用一些數位工具,HR才有機會從行政瑣事中解放,專注思考更重要的事情,藉以提升自我的職場價值,為公司打造更具競爭力的人才策略。

德勤管理顧問公司(Deloitte Consulting LLP)2017年趨勢觀察報告指出,未來人資必備數據分析能力。這項能力不僅是根據量化指標進行績效管理而已,還需要進一步運用數據預測:當具備哪些條件時,團隊生產力會提升?根據過去各種表現,誰會是某個職位未來的最佳候選人?當組織出現哪些徵兆時,可能會陷入危機等等。

活用智慧分析功能,企業領導者、各主管便得以做出最佳選擇,不必再憑空臆測未來,或讓個人偏見影響決策。

1.數據一鍵變地圖,解讀資料不必靠想像,各分公司員工分佈或者薪資比重一覽無遺

微軟推出的雲端訂閱服務 Office 365 中,Excel 有一項新功能「地圖」,可以將數據結合地理位置,直接變成一張戰略地圖,方便人資、企業領導者根據地區盤點現況。此外,若部分數據有調整,圖表也會自動改變,不須再手動操作。

傳統數據呈現方式
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運用資訊圖表呈現方式- Office 365 訂閱服務推出的地圖圖表:

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2.資料視覺化,兼顧理解與美感
Office 365 訂閱服務中最新 Excel 2016 裡還有一些專業圖表,可以將層次複雜的資料直接結合、轉化成一目了然的圖像,藉以增進理解、便於溝通。

例如,想要一目了然公司內人事支出的子科目費用,可以採用「矩陣式樹狀結構圖」表示。由於人事支出可能包含正職人員/約聘人員/外包人員、固定福利/加班費用、伙食費用及勞健保等大小不同的子分支,此時,不需要用多張長條圖、圓餅圖逐項比較,只需要用樹狀結構圖就能清楚呈現人事費用子科目間的比例關係。

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當數據階層達2階以上,可以繪製成「放射環狀圖」。例如,文中的 Megan因應一例一休,需要讓老闆對地區人員聘僱的狀態一目了然,以做為人事策略調整的數據,運用放射環狀圖,讓以為需要交叉比對才能看出的階層關係,一鍵完成。也可應用在其他人力資源管理策略,當一個核心願景之下有多個目標而每個目標下又有不同措施時,便可使用環狀圖顯示各資料之間的脈絡。由於環狀圖可以來自多個資料數列,各片扇形上也能直接標示數值,因此,業務團隊也會用來表示各小組、不同年度所創造的業績。

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其實,Excel新增各式各樣圖表供選擇,並不僅僅是為了增添報告美感,而是方便工作者藉由最能凸顯核心思想的視覺表達形式,清楚傳達溝通目的。

3.自動匯入一億筆資料,節省複製貼上時間
針對人資苦惱的龐大資料分析問題, Office 365 專業增強版的Excel還有個進階服務 Excel BI 協助執行強大分析。例如,人資可以將來自企業資料庫、公用資料、個人電腦內的試算表、文字等外部資料匯入Excel,運用 Power Query 將匯入的數據正規化、透過 Power Pivot 建立資料模型,運用 Power View 以數位儀表板呈現圖像資訊或者搭配 Power Map 結合 Bing Map 呈現各區數據,互動式圖表隨著資料更新連動,不必再經過反覆移動、複製,徒增資料誤植風險,讓工作既輕鬆又有效率。


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(本文由Microsoft與經理人整合行銷部共同製作)

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