善用 Office 365 Excel、PowerPoint 人工智慧小技巧, 行銷人不再窮忙又燒腦

善用 Office 365 Excel、PowerPoint 人工智慧小技巧, 行銷人不再窮忙又燒腦


社會新鮮人Sarah進入一家嚮往已久的公司擔任行銷企畫,每天忙著整理各種提案資料、製作成果匯報,一不小心就錯過吃飯時間。她聽過80/20法則,也就是運用20%時間創造80%成果,但是不曉得具體該怎麼做,才能達成這個理想。最令她灰心的是,主管Katherine似乎對她的辛苦結晶不甚滿意,常常面露難色。

有一次,Sarah忍不住向主管傾訴自己的感覺和疑惑,而且非常迫切地想了解,自己該怎麼改善,才會和主管期望一致?

Katherine說,她知道Sarah非常認真努力,但是常常被deadline追著跑,所以不太放心將重要客戶的案子交給Sarah處理。Katherine請Sarah描述自己的工作困境和處理方法,並且試著給予她一些建議,希望她能擺脫工作總是忙、茫、盲的窘境。

簡報去蕪存菁,再用小工具增添亮點

Sarah的第一個煩惱是:為什麼花了這麼多時間製作了內容豐富的提案,但是常常才講3分鐘就被打槍?

Katherine指著簡報,一頁一頁地詢問Sarah「為什麼要寫這些內容?」「妳想表達的觀點是什麼?」「這是客戶最想知道的嗎?」

經過一番剪裁,原本30多頁的簡報最後濃縮成10多頁,去蕪存菁的結果,讓提案重點在一開始就清楚呈現,而且整體架構也更有邏輯。

除了內容調整之外,Katherine還希望Sarah的簡報看起來更專業,於是親自示範公司最近導入的微軟訂閱服務 Office 365 中 PowerPoint 實用功能。

Microsoft

Katherine說,以往製作簡報時,必須耗費不少時間尋找合適的圖片,甚至反覆調整圖片擺放位置,現在只需使用「設計構想」功能, PowerPoint 就會自動推薦幾種版型可供套用。此外,還可以下載免費圖片資料庫「Pickit Free Images」,快速搜尋無浮水印且沒有版權疑慮的圖片。就算不懂設計,這些功能也可創造漂亮排版。

Microsoft

Sarah拍腿大嘆一聲,「原來可以省下這麼多工夫哇!那我可以多點時間釐清我的提案邏輯了。」

Katherine還建立一張摘要投影片,利用「縮放」功能,從摘要裡的文字或圖片,直接超連結到其他投影片,「當客戶提問時,解說起來比較流暢。」

來源:SlideArtToasters 簡報藝術烘焙坊

若是想搭配投影片說一個生動的故事,可以運用「轉化」功能,讓圖片及文字移動到特定位置,視覺上更有亮點。不過,Katherine提醒,動畫必須要有重要意義才做,像是不容易用文字說明,或者資訊太多沒辦法一次呈現時,再使用動畫,讓訊息分批出現。

來源:Microsoft

少做 Excel 苦工,行銷人也要有完美的工作體驗

Sarah的第二個煩惱是:這份工作永遠有做不完的分析報表!假如她不得不離開公司,便會將各式各樣的活動執行成果表、市場趨勢分析、年度比較表帶回家做。有一次,還不小心存錯檔案,只能再回家拿正確的檔案。

Katherine有點無奈地說,她曾經請Sarah根據 Excel 資料做一份報告,分析公司近十年來訂閱客戶數,沒想到Sarah得花一整天整理資料製作兩三張圖表,還需交叉比對才能夠呈現全貌。「其實,想要比較經過一段時間數據增減的幅度,運用最新 Office 365 訂閱服務 Excel 2016 中的『瀑布圖』就可以充分表達。」她打開 Excel 檔案,選取資料範圍之後選擇圖表中「瀑布圖」這個功能,一張一目了然的圖表就誕生了。

Microsoft

她補充,另一位同事用地圖視覺化呈現各地銷售狀況,也是 Office 365 的好用功能,將資訊結合地圖呈現,老闆所需的資訊,都能透過圖表即時互動獲得。

Microsoft

至於檔案版本多,在不同電腦之間轉換時很容易出錯的問題,Katherine說:「使用 Office 365 應該就沒這個困擾。」因為無論是PC、Mac、手機或是平板電腦,只要安裝 Mobile Office 登入 Office 365 帳號,,就能跨裝置使用,還有1TB雲端儲存空間供利用,電腦不在身邊文件臨時需要修改的時候,透過手機或者平板即可及時調整資訊。

Katherine認為,行銷人經常思考怎麼讓客戶體驗更流暢,不過,也該為自己設計同樣完美的工作體驗。既然公司花了錢導入數位工具,那麼懂得善加運用,將經常被切斷的工作流程整合起來,「妳的心力才能聚焦在更重要的溝通、協調與策畫上。」

結束與主管的談話之後,Sarah迫不及待地試用了一些小功能。她很感謝Katherine願意教她這麼基礎、卻最能化解她當前困境的工作技巧,心想:「要是知道可以不必走這麼多冤枉路,我一定會早點開口問、盡快學!」

給經理人的建議:
好的數位工具將會幫助經理人更有效率專注在策略分析,
Office 2007 即將於 10月10日停止支援,你的工具升級了嗎?
留資料送經理人《立即可用的高效Office工作術》!還有機會獲專人協助貴公司導入您專屬的白金秘書 Office 365 !
我想得到專刊,了解更多→

(本文由Microsoft與經理人整合行銷部共同製作)

相關文章