新的一年你許了什麼願?年度行事曆規劃這樣做,讓你的目標都能達成!

新的一年你許了什麼願?年度行事曆規劃這樣做,讓你的目標都能達成!


「已經連續工作3年,真想好好休個長假……」「今年一定要瘦下來才行!」「希望能多多開發新客戶,突破業績目標。」當理財專員小李從過去的行事曆中,過濾好新年度的各種計畫和夢想時,該怎麼做出不同於以往的「進攻型」規畫呢?

《活用記事本設定工作目標》作者佐佐木香提出了培養計畫力的兩個步驟:

  1. 先確立想做的事情,將每件事化為具體數字,再決定完成的先後順序;
  2. 攤開行事曆,計算完成計畫可用的天數,依序填入每日行程中。

日產汽車(Nissan)執行長卡洛斯‧高恩(Carlos Ghosn)曾說,「 無法數據化的目標,就無法執行。」而將目標「化為數字」和「計算可用天數」,就是成為進攻型工作者的關鍵。 比如說,「今年要開發更多新客戶」的目標,就可以化為每月至少參加一次產業交流會議,和50人交換名片,並從中選取10人進行後續聯絡,據此估計完成行動所需的時間。

為了確保能在既定時間內完成目標,進攻者習慣從截止日期反推計算可用天數 。佐佐木以「通過資格檢定考」為例說明,只要從考試日往前推算還有多少準備天數,將需要練習的考古試題總頁數平均分配在這段準備期中,就能估算出每天要完成的進度。更進階的做法則是設定「假的截止日期」,例如在向董事會提出報告前,先預想可能的開會時間,而非等到會議通知發下來,才急忙著手進行。

積極預防問題的發生,就是進攻者的規畫原則。《超完美工作規劃術》作者神谷一博指出,只要時間精力許可的話,任何事都該及早規畫執行。不同的規畫各有其最佳時機,例如:一天的行程計畫應在前天下班前完成;一周行程則在前一周的周五;一年的行程規畫就安排在前年的12月前處理完畢;而不論是拜訪客戶或開會準備,都該在一周前計畫完畢。

年計畫:「先私後公」排行程,兼顧工作與個人目標

情境:小李要結婚了!他計畫在2014年底完成終身大事。成家立業的喜悅與壓力,讓他決定在新的一年裡好好衝刺事業,不但要達成年度業績目標(基金成交金額500萬元),也要完成個人目標(考取理財規畫專業證照)。過去總是拚命加班的他,很希望來年能夠維持工作和生活均衡,因此也安排了兩次出國旅行的計畫。小李該怎麼做?

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經理人108期

1. 年度目標優先寫,再忙也不混亂

只要把「年度目標」寫在計畫表上,就不會忘記,也不會做出偏離目標的規畫。小李可在今年底先反省自己過去一年內的表現,將未達成的和希望改善的事情,整理成明年的重點目標,填入計畫表中。

2. 扣除已預約時間,算出可支配天數

為了確保個人「生活」不被「工作」入侵,日本策略大師大前研一建議,排行程時要從家族旅行、親友生日和紀念日排起,其次是自己非常想參與的活動,最後才填入員工培訓、公司大會等工作行程。這些已經確定的行程稱為「已預約時間」,小李可以據此計算出每年剩餘的天數,就能知道有多少時間來準備考試和社交活動。

3. 螢光膠帶安排暫定計畫,方便更改

老闆曾告知小李,明年要參加一場國際會議,雖然已知會在幾月分,但還不確定日期。碰到這種暫定計畫,可以先用螢光膠帶或鉛筆註記在計畫表上,一旦計畫有變,就可以直接移動或修改。《早上3小時完成一天工作》作者箱田忠昭建議,為了讓年計畫表能一目瞭然,每月的暫定計畫最多不要超過3個。

4. 公私事整合管理,避免行程衝突

《超完美工作規畫術》作者神谷一博強調,即使是私生活也要「規畫」。不管是家裡廚房要整修或是編列部門預算,都要一併列入計畫中,才不會發生公司行程相衝突的窘境。同理,小李如果想順利完成結婚計畫,就應該把訂餐廳、挑喜餅等事宜納入行程表。

周計畫:聚焦年度目標,每天都要完成進度

情境:為了讓行事曆變成進攻型,小李把年度目標拆分在每周計畫中。他安排自己每周至少要開發5位潛在客戶,和其中2位建立好交情;在證照考試前,每周練習25章考古題。小李還將與客戶見面的時間和注意事項,一併寫在行事曆中,協助自己事後檢討與改善。

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經理人108期

1. 設定會議結束時間,制定議程檢核表

任何會議或活動,都要明確設定開始與「到此為止」的底限,避免浪費時間;長期執行之下,也能培養自己精準預估工作所需時間的能力。

另外,為了不遺漏議程,小李可在會議前先將預計報告的內容和待確認的事項,以檢核表的方式填在議程之下做為提醒。如果沒有完成,就在一旁記下原因,同時將這個議題記錄在下次報告的日期中。

2. 年度目標一再出現,隨時專注靶心

在行事曆的每周計畫表上,都寫下年度目標,並且檢核自己是否完成應有的進度,就能確認目標正在逐步達成。

這個重複書寫(年度目標)的動作,有助於你專注在靶心上,隨時提醒自己是為了什麼而努力。

另外,以百分比記錄年度目標達成進度,也能激勵自己一步步累積,朝目標邁進。

3. 將年度目標拆解,落實在每周計畫

由年度目標細分出來的周目標,就是每周的工作重點。以檢核表的形式記錄在年目標下面,除了能明確知道工作內容從何而來,更能提醒自己在每個周末進行反省,盤點出還有哪些沒完成的工作需要挪至下一周執行。

4. 檢視工作成果,為每天的 表現打分數

每天檢視成果,有助於督促自己提升工作效率。例如:以1~5分為自己當天的工作完成進度打分數,5分表示進度大幅超前,4分為比預定時間更早完成,3分則是如期完成,2分和1分就表示進度拖延。

如果連續一段時間都獲得3分以下,就該思考究竟是工作負擔過重,還是沒有充分利用瑣碎時間,提醒自己改進。

5. 編列瑣事to-do list,空閒時執行

只需花費15分鐘以下的工作事項,就列為備忘清單。一旦工作出現空檔,就能從中挑選項目來執行。完成後,就從備忘清單中劃掉,每天將剩下的備忘工作轉移至下一天,藉由重整備忘清單,盤點剩餘工作。

6. 記錄團隊和主管行程,掌握最佳報告時間

安排行動時,同步考量主管的行程,就能在主管空閒之餘提出重要報告,確保對方有時間聆聽並給予建議,更有機會取得你需要的資源。

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如果我知道行事曆可以這樣記,就能提早幾年成功了!

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