Managertoday 經理人

專家分享|和同事、主管遠距離,5 個常見難題破解

2020-05-26 01:56:33
Managertoday
https://bnextmedia.s3.hicloud.net.tw/image/album/2020-02/img-1581922537-78056@900.jpg
過去,在家工作被視為給員工的特別待遇,現在則成了必須。「在家工作」如何保持效率?如何讓同事合作無礙、老闆對你很放心?

一場病毒危機(2019 新型冠狀病毒),讓「在家工作」、「遠端工作」意外翻紅。過去,在家工作被視為給員工的特別待遇,現在則成了必須。《彭博社》(Bloomberg) 形容,拜新型冠狀病毒之賜,一場全球最大規模的「在家工作實驗」正在進行中。

在中國,「遠端辦公」網路搜尋熱度攀升。根據百度發布的大數據報告,遠程辦公的搜尋熱度和前期相比上漲了 663%。尤其一線城市如北京、上海、深圳、廣州,最關注遠端辦公相關話題。

在香港,商業中心中環受衝擊,當地媒體觀察,「人流少一半,以往西裝筆挺的銀行家、律師,把辦公室搬到了家中」。

在日本,為降低尖峰通勤時間感染風險,愈來愈多企業擴大實施在家工作。日本電氣公司計劃讓 6 萬名員工遠端工作;日本菸草公司(JT)取消在家工作天數上限。

當「在家工作」變成必須,我們準備好了嗎?

如果這隻十年來最大「黑天鵝」直接降臨台灣,或者類似天災人禍發生,我們的企業準備好應變方案了嗎?若實施在家工作、遠端工作,哪些事必知?可能面臨哪些挑戰?

微軟很早就推行「遠端辦公」。一是,天災人禍,地震、颱風發生時,必需有應變計畫。二是,微軟發現愈來愈多同事,因為家庭因素必須在家工作,若因工作地點關係失去優秀員工,很可惜。這是基於對同事的多元包容,也是珍惜人才。第三,對於公司來說,其實可節省空間成本,更能把錢花在客戶身上。

「SARS 發生時,我們就體驗到,發生天災人禍,怎樣用更有效的方式讓工作順暢進行。」台灣微軟 Microsoft 365 事業群副總經理陳慧蓉提到,SARS、颱風、地震等天災人禍,讓微軟更積極準備,確保即時應變:一是更大力推動遠端工作;二是定期演習,確保突發事件時,員工都能即時回覆。

管理者、工作者可能面臨的 5 大問題

執行面》推動遠端工作,是公司和 IT 的事?

遠端工作要推行得好,需要配套措施。陳慧蓉提到,第一個是人員教育訓練、工作文化,除了提供好工具,也要教員工遠端工作;第二,人資也需要有好的分析方式,確保員工生產力沒有問題,第三則是 IT、資安的重要性。這三個方向,是企業要注意的事情。

根據微軟經驗,工具上手並不難,難的是改變使用者習慣。IT 架好之後,要跟 HR 合作,因為提供良好的生產力,有時不是 IT 有辦法推動的,HR 必須提供一些技巧。現代人因為常用溝通平台,所以工具操作久了就順了。反而是「習慣」要改變,大家一開始還是會用舊方式溝通,慢慢改變習慣,比較花時間、力氣。

主管面》沒看到你但必須信任你!如何管理「看不到」的員工?

陳慧蓉認為,高階主管的思維模式要改變,尤其在台灣,企業主可能覺得看到人才放心,不妨思考,怎樣透過這次改變,來做數位轉型。

微軟是怎麼做的?每天檢核工作進度?「我們沒有管到那麼細,」陳慧蓉說,微軟的每個員工都有自己的任務、工作優先順序。透過跟員工,固定兩周一次「一對一會議」,就能檢視過去兩周的狀況。有沒有需要幫忙、事情目前的進度如何?透過這時候檢視,就會很清楚知道事情有沒有在正軌上。

遠端工作如何維持高效率?台灣微軟 Microsoft 365 事業群副總經理陳慧蓉分享,教育訓練很重要,公司要教員工:當你是一個遠端工作者,如何向上管理;如何管理身邊合作的人。
台灣微軟提供

員工面》老闆知道我做的很好嗎?遠端工作如何向上管理?

老闆擔心員工效率,其實員工也會擔心自己的好表現,老闆沒看到。

陳慧蓉強調教育訓練很重要,公司要教員工:當你是一個遠端工作者,如何向上管理;如何管理身邊合作的人。

跟主管溝通,陳慧蓉認為有幾個基本動作: 第一,主動跟老闆說你做了什麼事情,你的影響力是什麼。好消息、壞消息,都要主動告知。

「壞消息我絕對會告訴他,絕對不會隱瞞,隱瞞是給自己找麻煩。我會告訴主管我打算怎麼做,也會問他有什麼樣的看法,有什麼的幫助可以提供給我。」陳慧蓉說。

第二個基本動作,陳慧蓉建議跟主管遠端開會可偶爾開視訊,「看到人就會比較有親切感」。有些人會顧慮家裡很亂,會不會印象不好?陳慧蓉提到,微軟用的通訊協作軟體 Microsoft Teams 有個功能可以換背景,換成海邊、辦公室場景都可以。

至於遠距工作,如何讓老闆信任、放心?陳慧蓉分享她的方法,「我跟我的老闆,大概每兩周一定會約一個時間,大家好好談,我們叫做 one on one 時間。」

通常在 one on one 之前,陳慧蓉會先丟訊息給老闆,告知「這次我想跟你談什麼事情」。她會把事情分輕重緩急,「需要老闆做決定的事情優先」。開會前一天把主管要看的東西傳給他,「他就會知道事情都有進展」。

另一個讓主管信任的方法是,把正在做的事跟部門方向結合在一起,讓老闆知道。陳慧蓉分享,「年初都會定部門方向,我把我所做的事情跟他的方向融合在一起,他就會很放心,我現在是 on the right track。」

陳慧蓉給工作者的建議是,你一定要想想看,你跟老闆討論的時候要符合 SMART 原則:要明確(specific)、可衡量(measurable)、可行(attainable)、和組織策略相關(relevant)及有時間限制(time-based)。

效率面》在家工作,如何確保生產力?

在家工作會不會沒效率、如何自律?陳慧蓉提到,有些工具可以幫到自己。以微軟來說,內部用 Office 365,email 就在 outlook,跟所有人通訊都在 Teams,所以公司其實是可以看到所有的員工在使用上,花多少時間在 email,花多少時間在會議上。

從個人面來看,陳慧蓉建議,工作者可以自我檢視兩件事:

  1. 過去這一周,比較常跟誰聯絡,表示這些人是我的 key stakeholders,看看自己是不是把時間用在對的人身上。

  2. 檢視花多少時間 email、開會。這看出你有沒有不受打擾的專注時間可以做一些研究,一些真的事情。陳慧蓉補充,我們會希望自己的工作生活平衡,這也可以提醒你,這一周是不是有「無干擾日」,「至少你自己要有recover的時間」。

情感面》同事不見面,會不會感情很疏離?

微軟現在是 mobile office(行動辦公室),同部門也不一定坐在一起。陳慧蓉建議,主管可以和同事討論出一個方法。例如,約好每個星期三大家一定要進辦公室,一起吃午餐,也可以 team building 一下。

陳慧蓉分享,她過去曾經帶領一支跨區域團隊,橫跨中國、韓國、星馬。彼此不常見面,但「我跟很多人分享說,我進微軟那麼久,真正讓我有家的感覺、感情最好的是,以前亞太區的團隊。」

團隊感情能不能凝聚不一定是距離問題。陳慧蓉感性地說,遠距工作反而會更珍惜,「我們大概半年或一季碰面的時候,大家反而會思考,哪些事情一定要碰面才可做的事情,更珍惜相聚的時間。」

經理人