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解讀原典|25分鐘工作、5分鐘休息,怎麼做?

2020-08-10 11:09:24
Managertoday
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唐鳳近期接受媒體訪問,提到自己採用「番茄鐘工作法」。這個工作法瞬間成為話題熱點。

行政院政務委員唐鳳近期接受媒體訪問,提到自己採用「番茄鐘」的方式來工作。被日本媒體報導「38 歲 IQ180 的台灣天才 IT 大臣」都願意採用的工作方式,瞬間成為話題熱點。

其實「番茄鐘工作法」流傳多年,許多談時間管理、工作效率的書籍文章裡,都會提到這個方法。在手機 App Store 輸入「番茄」「Tomato」「Pomodoro」等關鍵字,也可以找到許多相關 App。

番茄鐘工作法:25 分鐘工作、5 分鐘休息?沒你想得這麼簡單

查閱「維基百科」中文版,番茄工作法(Pomodoro Technique)的定義如下:「一種時間管理法,在 1980 年代,由 Francesco Cirillo 創立。 該方法使用一個定時器,分割出一個 25 分鐘的工作時間,和5分鐘的休息時間。」

很長一段時間,我對番茄工作法的認識僅止於此,認為只要將手機設定倒數計時 25 分鐘,心無旁騖地開始工作,就等於學會番茄工作法了。 不過等到自己嘗試後才曉得:哪怕只有片刻,要專心實在太難了!

有次,我為了測試「冥想」的好處(有提升腦力、記憶力、體力、精力、意志力等諸多效益),我用手機設了定時 6 分鐘,練習冥想、數息。結果,我不但感到「度秒如年」,在將近 5 分鐘時還直接睜開眼睛,檢查我到底有沒有成功在手機設定6分鐘後響鈴。隔日,我也忘了要繼續進行冥想練習。

方法簡單固然是養成行為和習慣的關鍵,但是技巧再怎麼容易操作,少了個人的紀律與堅持,也只是摸到了皮毛而已。

今年 1 月,番茄工作法的原創者法蘭西斯科.西里洛(Francesco Cirillo)首度授權原著的繁體中文版,書名為《間歇高效率的番茄工作法》,我決定把原典找來讀,看看這套看似簡單的方法,究竟有什麼「學問」在裡頭。

我也在經理人新書快讀裡,以 3 支主題影音來解說這本書,預計在 4 月上線。

番茄工作法的原典,是怎麼說的?

之所以取名番茄工作法,是因為作者在 1980 年代準備大學期末考時,為了逼自己好好讀書,到廚房裡拿了一個「番茄形狀的料理定時器」,目標很簡單:讀完某本社會學書籍的「一個章節」。

從那時起,作者居然從「你能不能好好讀書,10 分鐘就好」的自我懊惱中,得以在定時的幾分鐘裡,找到了片刻的安寧、自控,也推進學習的進度。往後,他開始在學業與生活上,使用、改良這套方法,成效斐然。1992 年,他建立了系統性的番茄工作法,從個人使用延伸到團隊應用(《間歇高效率的番茄工作法》有一整個部分,都在談論番茄工作法的團隊應用)。

1. 別急著開始計時,先備妥計畫、做好計畫!

不少人認為,執行番茄工作法的第一步,就是拿出計時器,直接設定 25 分鐘,然後在這段時間裡,全神貫注、不容打擾地工作,接著休息 5 分鐘。時間到,再設定下一個 25 分鐘……以此類推。

但從你進到辦公時起,你會面對無數的內在與外在干擾(像是買/吃早餐、聊天、開會、同事找你、上司突然指派任務、上網、滑手機、午餐、午茶等等),因此,要落實番茄工作法,絕不是你想得那麼簡單。

根據作者鑽研多年的心得,要貫徹番茄工作法,總共有 5 個步驟(計畫、追蹤、記錄、加工、視覺化), 唯有做好第一個步驟「計畫」,有了明確的工作目標和方向,搭配書中提及的「事項盤點表」「今日工作表」,以及事後檢討自己番茄鐘使用情況的「記錄表」 (表單都在書中有附),才能有效追蹤,逐步打造一套不斷提升、改善工作效率的系統。

做計畫時,先拿出「事項盤點表」,寫下每件你必須做、想處理的事情。然後,在每個工作日啟動之初,從事項盤點表裡,找出必須優先處理的事項,填入「今日工作表」裡,上半部寫今日待辦事項、下半部用於記錄「臨時急迫事項」。

理想情況下,你應該可以掌握自己在每天當中,扣除掉會議、外務、休息,還有多少時間可以做你的「今日待辦事項」,再視每個事項的輕重緩急與難易程度,預估大概各需要花費多少個番茄鐘時段,一個番茄鐘代表需花25分鐘,依此類推。

以每天工作 8 小時的常規狀態來計算,每個人一天可用的番茄時段,其實不算多。別忘了,在上班時間你可能還要開會、外出、吃飯、休息。因此,掌握自己每天可用的番茄鐘數量很重要,因為如果你想做好多事,卻沒有那麼多時間,也是枉然。

2. 番茄鐘不可分割、不可暫停

假設你決定早上 9 點,開始第一個番茄鐘時段,接下來的 25 分鐘,你應該全部用來專心工作。萬一,才 9 點 5 分,你就忍不住去滑手機、看訊息;9 點 13 分,隔壁同事來了,你們寒暄了兩、三分鐘;9 點 20 分,主管走過來,臨時交代你一件事……怎麼辦?

切記!番茄鐘不可分割(沒有 0.5 個、0.25 個這種事),最小單位就是 1 個番茄鐘。被打斷了,不能暫停,這個番茄鐘就是作廢、重設!

另一種狀況是,計時器響了(25 分鐘到了),但是你還要幾分鐘就能把事情做完。果只延長個一、兩分鐘,那沒關係,就記入同一個番茄鐘裡。如果超時過久,就要立刻暫停,表示時間預估有誤,要記入下一個番茄鐘裡。

你也可能碰上這種狀況,事情做完了,但是25分鐘還沒到。這時候,還是要把「番茄鐘走完,計時器一定要響」,你可以把剩餘的時間用來檢查工作成果、溫習學到的內容。

3. 休息很重要,番茄鐘不要「連走」

番茄工作法的原則是,每工作 25 分鐘、計時器響,就要有 3~5 分鐘的休息。不過,有時候工作忙、趕時間,或進入「心流」狀態時,可能就一連工作好幾個小時。

作者在書裡建議,休息時間很重要,可以讓頭腦消化、吸收剛才 25 分鐘的工作內容,不要做太費心神的活動,更不要繼續想工作。走一走、喝水、想下放假去哪裡玩、跟同事聊天都可以。

此外,在連續工作了 4 個番茄鐘之後,最好安排一次比較長時間的休息,介於 15~30 分鐘之間。同樣地,這段時間也不要做太複雜的事,讓大腦休息一下,重新整合之前執行的內容。

最後,只要完成清單上的一項任務,就在今日工作表上劃掉。重點是要記下每一像任務實際使用的番茄鐘時間(無論是沒用完或是超過),幫助未來的你精進估算完成特定一項任務所耗費的時間和心力,才能規劃出更精確的番茄鐘。