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別把管理變複雜!回歸簡單本質,才能把力氣用在對的地方

2019-12-15 08:00:50
Managertoday
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「管理,可以變簡單嗎?」 對經理人來說,這是一個很難回答的問題。從本質上來看,**管理的目的,就是要讓事情更單純,使管理者可以找出最適宜的方式,達到最大的成果。**但是要做到這一點,對大多

「管理,可以變簡單嗎?」

對經理人來說,這是一個很難回答的問題。從本質上來看,管理的目的,就是要讓事情更單純,使管理者可以找出最適宜的方式,達到最大的成果。但是要做到這一點,對大多數經理人來說,卻沒有想像中簡單,而且往往適得其反,總是不自覺地讓事情往複雜的方向走。

蘋果公司的前執行長約翰‧史考利(John Sculley),就是典型的例子。史考利曾在一場演說中提到他對簡單的看法,他認為身處在工業時代,事情往往容易變得更複雜,所以現代人最好要開始懂得將事情簡化。只是,史考利雖然這麼說,自己卻無法做到。他投入大量的資源,研發出「牛頓」(Newton)這款號稱「個人數位助理」的電子產品。雖然牛頓的功能在當時可說是十分先進,但操作起來實在過於複雜,使得牛頓的銷售一敗塗地,最後還讓史考利因而下台。

為什麼經理人愛把管理變複雜

為什麼企業的經理人,常會讓複雜凌駕於簡單之上?這和心態有密切關係。元智大學管理講座教授許士軍就指出,當企業面對變動莫測的狀況,本身又是具有一定規模的組織,在經營上就會傾向先有詳盡的計畫再逐步實行,並且會將構想細密分工、增加許多協調控制機制,以求充分掌握執行過程。在這樣的狀況下,自然就會逐漸讓管理複雜化。

《80/20法則》的作者理查‧柯克則反諷地說,其實很多企業的經理人本就喜愛複雜。對這些經理人而言,複雜是思考上的挑戰,使人精神為之一振;複雜是平日單調工作中的酵素,使工作更有意思。所以企業的管理會變得複雜,有一部分也是因為這些經理人的推波助瀾。

在這樣的情況下,經理人可能時常被動或主動地讓事情「不簡單」,如果想要把事情簡化,甚至還可能受到以下的質疑:

  • 被批評為「不懂狀況」,因為對於複雜的問題,就該用複雜的解決方案。
  • 別人會跟你說「我們全知道」,因為簡單的解答看起來太基本了,問題應該還有更炫、更精彩的答案。
  • 別人會罵你「很懶」,因為要解決問題就要有一堆佐證的資料和許多方案,如果只有簡單的方法,就是不夠用心。

贏家的鐵律,就是簡單

但是,管理工作如果讓複雜凌駕簡單,柯克認為很可能會讓經理人付出許多代價。比如說,複雜的產品線,物流成本和行銷難度就會增加。複雜的工作流程,會浪費大家的時間和精力。複雜的策略,會讓組織失去方向和士氣。複雜的階級體制,則會降低溝通的效率、甚至喪失員工的信任。

針對這一點,奇異公司(GE)前總裁傑克‧威爾許提出了他的看法。「企業界過去傾向於將一切複雜化,連生活上很多事情也完全複雜化了,」威爾許指出,「在未來幾年,我們要開始努力進行簡化,在溝通、生產各方面都要更簡單地進行。」

德國管理顧問岡特‧侯默,曾經針對39家德國公司進行一項研究,他發現在市場贏家和表現平平的公司之間,只有一個顯著的區別:單純與否。比如說市場贏家的產品類型比較少,顧客數目比較少,供應商也往往比較少。

另一位管理顧問傑森‧詹寧斯則在全球各地找出10家最具生產力的企業,結果也發現高生產力公司的共有鐵律就是「少就是多」,這些公司總是一切力求簡單、明白,以求發揮最大的力量。

回歸簡單把事情做好

舉例來說,美國諾斯壯百貨(Nordstrom)一直以出類拔萃的服務聞名,因為諾斯壯的經營目標非常簡單,就是「提供最卓越的顧客服務」。在諾斯壯的員工手冊上,只有一條員工守則:「在任何場合,運用個人良好的判斷力,這是唯一的規則。」所以諾斯壯的員工很清楚工作的核心目標是什麼,因而在面對顧客時,都能致力於滿足顧客的各種需求,而創造出驚人的服務品質和口碑。

被譽為「歐洲沃爾瑪」的德國阿爾迪超市(Aldi),也是化繁為簡的高手。阿爾迪超市的企業文化很注重簡單,強調以簡單的產品選擇(全店只有大約600種商品)和定價策略、樸實的裝潢和設備,專注滿足顧客「便宜、方便」的購物需求,不僅成為德國最大的超市,也讓企業在管理上可以更簡化、更有效率。

至於知名日用品製造商寶僑(P&G),則特別注重組織溝通的簡化。多年來,寶僑一直有「一頁備忘錄」的傳統,也就是所有的報告盡量用一頁的篇幅來呈現。

對於這項作法,寶僑的前總裁艾德‧哈尼斯(Ed Harness)曾表示:「將事實或意見摘要於一頁的簡單書面報告,就是我們決策的基礎……這樣所有注意的焦點,就會放在那些真正重要的事情上。」

由此觀之,簡單可說是現代經理人的管理必修課,但要具有化繁為簡的能力,阿爾迪超市前總裁、德國知名管理專家迪特‧布朗德斯(Dieter Brandes)認為,經理人需要注意幾件事。他指出,經理人必須要能夠設定明確的目標,要能專注在要達成目標所要做的事,並且有勇氣捨棄不必要的枝節,然後必須要懂得信任別人、信任自己。能把這幾件事做好,就可以讓管理工作往簡單的目標一步步邁進。

宜家家居(IKEA)家具的創辦人英格瓦‧坎普拉(Ingvar Kamprad)曾被問到,為什麼宜家家居以簡單作為企業的中心文化,坎普拉以他一貫簡潔的語氣回答說:「簡單是一種美德,簡單會增加優勢。」當管理變得複雜,往往就會僵化而脫離人性。但如果能不斷除去多餘、無用的部分,回歸到簡單的本質,就能將力氣用在正確的地方,順利地把事情做對、做好。這不正是管理最美好的境界嗎?

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