Managertoday 經理人

高成效的唯一祕訣:一次只做一件最重要的事

2019-10-17 08:35:01
Managertoday
http://4.bp.blogspot.com/-umzBDkTI2rA/VFGvT9A3hBI/AAAAAAAASFo/4Yb6R1wWJy4/s720/shutterstock_105088013.jpg
<span style="color: #800080;">專注是效率的基礎。真的把事情做完的人,做事都非常專注且充滿活力,能在紊亂中仍舊深思熟慮,保持冷靜。一次只做一件事,不但能完成最多重要的事,所

專注是效率的基礎。真的把事情做完的人,做事都非常專注且充滿活力,能在紊亂中仍舊深思熟慮,保持冷靜。一次只做一件事,不但能完成最多重要的事,所花費的時間也更少。

2009年,兩位西北航空(Northwest Airlines)的機師因為飛機偏離航道150英哩而被吊銷執照。當塔台試圖聯繫他們時,他們正在使用筆記型電腦安排之後的航班,沒注意到飛機已經超過機場。

機師因為太過注意未來的航班,卻忘記航行中的飛機,很不可思議嗎?想想你上次邊開車邊講電話、看簡訊、查e-mail是什麼時候。你覺得開車不用太專心,所以不管是在等紅燈,甚至車子在行進當中,你都敢任由自己分心做別的事。問題是,研究顯示,邊開車邊講電話發生意外的機率,是專心開車的4倍,相當於酒精濃度0.08的人開車肇事的機率。

試將安全駕駛、準時抵達目的地,想像成你手邊正在進行的工作,將沿途中所有令你分心的事物,想像成你在辦公環境裡會面臨的干擾(除了講電話、看簡訊、查e-mail,或許還包括環境太吵、老闆臨時派來一項任務、上網買東西、瀏覽新聞網站等)。即使你像喝酒上路一樣不專心工作,當然還是有可能安然抵達終點,但是你也有可能走錯路、緊急煞車,甚至發生意外。

**多工、分心=效率不彰
**根據美國精神病協會(American Psychiatric Association)的界定,注意力缺陷過動症(ADHD, Attention Deficit Hyperactivity Disorder)的主要症狀包括:經常無法專心在工作上;經常在面對面談話時,好像沒有在聽人說話;經常無法好好安排工作和活動;容易因外界的刺激而分心。

你或許並不是精神醫學上認定的ADHD患者,但不可諱言地,你是不是覺得上述症狀,你好像多少有個一、兩項,甚或全部都有。誠如ADHD治療專家愛德華.哈洛威爾(Edward Hallowell)所言,現代職場環境已經讓愈來愈多人出現注意力缺乏的特質(ADT, Attention Deficit Trait)。

對此,MIT史隆管理學院數位商務中心研究員麥可.史拉格(Michael Schrage)指出,分心最大的影響就是生產力和績效表現。

直接的證據是,分心會降低大腦「工作記憶」的容量。工作記憶指的是我們在從事複雜認知作業時,儲存和運作短期記憶訊息的能力。過去,心理學家認為,我們的工作記憶能存放7項資訊;現在普遍的看法則是,人最多只能同時處理2~4項元件,甚至更少。

換句話說,在記憶體有限的前提下,同時處理多項工作任務,並不會擴充工作記憶,反倒會互相排擠,讓你抓著新的就忘了舊的,變得健忘,就像ADHD患者一樣:工作記憶無法持續記住「現在正在做的事」,只要有新的刺激出現,就會覆蓋之前的記憶,只能專心於接踵而至的工作、處理當下的事物。

**專注、投入=最高績效
**雖然在高度競爭的職場上,多工(multitasking)幾乎已成為無奈的現實,但是當你同時處理兩件或更多件任務時,情況並不是像是你認為的邊開車、邊講手機那麼單純,而是在一連串事物上快速地轉移注意力,每一次轉移都需要重新聚焦。若是其中一件事情愈複雜,需要的注意力愈多,轉換到另一件事所需要的「切換時間」也愈長,導致我們愈容易會遺漏另一件事的內容。

密西根大學大腦、認知與行動實驗室(Brain, Cognition, and Action Laboratory)主任大衛.麥爾(David Meyer)直言,透過訓練,人們固然可以有更好的多工策略,但就算訓練到筋疲力盡,仍然無法達到每次都全神貫注在一件事情上的效果。多工的本意是為了追求效率,但麥爾的研究發現,同樣是完成兩項工作,一次只做一件事的人所花費的時間,比起在兩件事之間來回切換的人,節省了25%。

由此可見,專注是效率的基礎。海克.布魯奇(Heike Bruch)和蘇曼特拉.戈夏爾(Sumantra Ghoshal)在《主管別瞎忙》一書指出,高達90%的經理人都把時間浪費在缺乏效率的活動上,只有10%的經理人真的把事情做完──這群人做事非常專注,充滿活力,在紊亂中仍舊深思熟慮,保持冷靜。

專注的經理人多半採用「由內而外」的工作方式,有明確的目標和優先順序,也會確保所有活動都有助於目標的達成,所以會堅持每天什麼該做、什麼不該做,不讓自己迫於時間壓力與外在環境,而讓急事、瑣事干擾了重要的事。反之,缺乏效率的經理人則多半採用「由外而內」的工作方式,容易受到外在條件與情勢的衝擊,心理上也會因為工作內容、上司或同事而分心。

更重要的是,當你專心一致,高度投入於目標之中,發揮出自我最大的能力時,你不僅能完成任務,你更會感到滿足,毫不倦怠,對自己充滿自信,覺得人生更有意義。

美國心理學家米哈里.契克森米哈賴(Mihaly Csikszentmihalyi)稱這種全然的專注為「心流」(Flow),是人類的最優經驗。他在《快樂,從心開始》一書中說明,「最優經驗的主要特色是,經驗本身就是個人的目標。當初你或許希望透過工作達到某種目的,但你的工作若能令你全神貫注,最後你的成就感反而來自工作本身。」

(撰文 / 張玉琦,編輯 / 齊立文,本文取材自《經理人月刊》2012年7月號)

立即訂閱《經理人月刊》,完整收藏精采好文!

[加入《經理人月刊》粉絲團,天天分享交流管理新知!](https://www.facebook.com/managertoday)