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電子郵件CC學:知會、分享、注意保密

2019-12-12 09:15:49
Managertoday
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不容否認,電子郵件究竟應該CC(副本)給誰,往往考倒許多人。 原本,CC有幾個最單純的目的: 1. 與一群人有關的通知:例如內部會議通知或是對外拜訪的時間聯絡,同時發給與會者或是同行者的資訊。

不容否認,電子郵件究竟應該CC(副本)給誰,往往考倒許多人。
原本,CC有幾個最單純的目的:
1. 與一群人有關的通知:例如內部會議通知或是對外拜訪的時間聯絡,同時發給與會者或是同行者的資訊。
2. 不能只有一個人知道的壞消息:通常,壞消息往往是最基層的人先知道,例如顧客投訴,如果是外部來的抱怨,此時最好的做法,一定要先回信給對方,表示已經收到,這封信應該要同時CC給你的主管,讓顧客知道,你沒有把事情遮掩下來,因為你的主管也已經知道。然後,立即向主管口頭報告尋求解決之道。
3. 廣徵意見。
4. 要有人決定。
5. 資訊分享。
但在某些時候,CC學牽涉到是組織中權力的運作,必須謹慎處理。應該如何善用CC,建立自己的專業形象及影響力?這裡有幾個參考之道:

企業內部:有權利做決定的人用To,其餘的人用CC

如果你有「明明有CC、個個沒回信」的困擾,不妨用以下方法來決定CC的對象。
假設e-mail群組是一個專案小組,專案成員中,能夠下達明確指示的人,要用「To」;不能決定的人,用「CC」。這樣一來,To的對象是主管,CC的對象是組員,一方面尊重主管的決策權 ,同時也可以收集其他人的意見。

對外:與客戶充分溝通以設定CC名單

如果收到外部寄來的e-mail,可以了解群組裡對方CC給誰,這樣可以找出軌跡,了解回信時應該要CC給誰。或者,也可以先和客戶確認CC的名單,因為性質不同會影響CC的對象,例如業界動態資訊與合約討論、會議紀錄、商談備忘錄的群組多少會有些不同。

善用密件副本(BCC)保護個人隱私

如果說,電子郵件文如其人,從文章就能知道此人的性格,那麼,看看寄件者對於CC與密件副本的處理方式,往往可以判斷寄件者是否細心。
如果你同意手機號碼是屬於個人隱私權,就應該會尊重別人的電子郵件如同手機號碼一樣,也屬於隱私權保護的範圍。身在企業工作,往後在傳送與工作有關的電郵給「不特定多數」時,請用BCC(密件副本)保護收件者的個人隱私,也維護自己的工作信用吧!

圖片來源 / Flickr via Sebastien Wiertz, CC Licensed