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搭配數位工具,歸納整理更便利

2019-11-18 22:39:39
Managertoday
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<span style="color: #ff9900;">採訪 / 謝明彧、吳升皓    撰文 / 吳升皓</span> 談到筆記的工具或方法,除了傳統筆記本,數位3C用品派上用場的

採訪 / 謝明彧、吳升皓    撰文 / 吳升皓

談到筆記的工具或方法,除了傳統筆記本,數位3C用品派上用場的機會也愈來愈多,更增添筆記的便利性與訊息的完整性。

例如,參加研討會時,當PowerPoint投影片上的圖像太複雜、文字太多,便可隨手用手機照相,之後再彙整輸入到筆電做整理;或是運用手機立即記下新增約會,隨時更新資訊,並同步到網上的行事曆(例如Google Calendar),如此一來,就能更有效率地做好時間和資料的管理。

知名部落客,也是蘋果電腦愛好者社群「麥客自由聚」(Match-Mac.com)創辦人Appleseed(徐本益),就是「數位筆記達人」。他表示,自從有了智慧型手機,自己就重度依賴手機做行程規畫和筆記,也因為他所使用的iPhone手機內建有fastfinga手寫軟體,只要使用「輸入」模式,手機就能立即變成筆記本,就算臨時找不到筆,還是可以記筆記。

不過,碰到較複雜的狀況,比方說資訊量龐大,或是想深入思考或詳細規畫事情時,Appleseed還是會使用傳統紙本筆記。畢竟,在臨時想到、聽到什麼點子,因而想寫下、甚至畫下的當刻,如果還要拿出數位工具、切換到特定功能才能記錄,或許就太慢、也太不方便了。

很多人在做筆記時,都只把注意力放在「記下來、拍下來、錄下來」,忽略了事後整理和歸檔的重要性。Appleseed強調,很多人害怕「做整理」,甚至以為把手機插上電腦,讓資料自動同步化,就算是完成了筆記。但在他看來,採用「人工同步」是更好的做法,不但可以在過程中將資訊重新檢視一遍,將較為重要的資訊重新整理、轉化為文字,更是一個再度思考相關議題的好機會。

在將筆記歸檔時,Appleseed使用的是「AZ資料夾」這套檔案管理軟體,將所有檔案以A~Z的方式命名建檔,簡化了檔案管理工作。Appleseed解釋,過去檔案名稱都是由使用者自定,中英文夾雜、毫無範圍限制,人們很容易忘了自己當時建立的檔名,導致事後搜尋不易,但使用「AZ資料夾」,由於檔名範圍縮小、僅限於A~Z,搜尋上便容易許多。例如,如果要找一個「存錢日記」的檔案,就只要去「M」(Money)開頭的檔案夾找,非常符合人的直覺與習慣。

另外,針對筆記建檔後,有可能不易搜尋的問題,Appleseed還推薦他所使用的Mac超強搜尋功能「spotlight」,可以在設定欲搜尋的「關鍵字」後,檢索所有文件內文,找出內含該關鍵字的文件,使他在為資料建檔時,只需將粗略分類為圖檔和文字資料即可,無須擔心事後找不到檔案。

舉例來說,若是演講錄音檔,Appleseed就會將主講者、時間、地點當作關鍵字(檔名);事後搜尋時,只需打出上述任何一項,「spotlight」都能找到。

 

筆記本、手機、電腦,如何搭配使用?
手機(應用時機):記錄事物的細節,例如某事的聯絡人、場地等等。記錄時,還應同時記下「關鍵的少量資訊」,例如除了聯絡人的姓名之外,最好還能一併寫下聯絡號碼、適合聯絡的時間等資訊。

筆記(應用時機):資訊量龐大,需要更深入思考、細緻規畫的時候。

Mac(應用時機):用於某個計畫的中後期規畫,或是時間上較充裕的事情(不是一、兩周內),因為不需要即時處理,也沒必要常常把檔案帶著跑,所以移到電腦上處理即可。