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詳列待辦清單,為突發狀況做準備

2019-11-22 05:07:23
Managertoday
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<span style="color: #ff9900;">整理、撰文 /  謝明彧</span> 「好忙好累!工作怎麼這麼多!」你是否也曾這樣哀嘆?《超有效備忘錄》作者大勝文仁表示,

整理、撰文 /  謝明彧

「好忙好累!工作怎麼這麼多!」你是否也曾這樣哀嘆?《超有效備忘錄》作者大勝文仁表示,會對工作感到疲憊,常常不是因為事情太多,而是事情做得不順,好像怎麼做都做不完,疲憊感便會油然而生;反之,如果事情做起來非常順利,縱使工作很多,大概也會覺得「做得很起勁」,充滿成就感。
「利用備忘錄,明確列出待辦事項,」不但是工作上最常見的筆記行為,更有助於讓事情做起來順手又有效率。

待辦清單,是效率工作的基本要素

所謂「待辦清單」,就是將應該辦的事情,統統列成清單,然後分析輕重緩急,安排自己一天的工作順序,讓事情做起來更有條理。

在撰寫待辦清單時,大勝建議以「時間順序」做排列,逐一列明「今日內完成」「明天內完成」「本周完成」「本月完成」,當然有必要時,也可追加「今年內完成」「明年內完成」「三年內完成」……等長期未來計畫;至於清單項目的內容,則務必力求詳細。

大勝舉例,像「打電話給山田」這種寫法就是不合格的,應該寫成「打電話給A公司的山田」「打電話給B公司的齋藤」…‥,一直細分到不能再分下去為止。

列出清單後,還要再依照每項工作的性質,在「應該仔細思考的事」前面標上「◎」、「單純的作業」前面標上「●」,以茲區分。大勝說明,在待辦事項上加註符號,是為了檢視工作內容的品質,因為會被列入「今天內做完」的事項,通常都很緊急,不過「緊急」並不等於「重要」,要是發現「今天內做完」項目內盡是標記了「●」(單純作業),就表示自己的工作規畫可能出了問題,才會每天都得趕在最後時刻忙著救火。

最後,當一件工作完成後,大勝建議使用紅筆劃掉該項工作,一方面可強迫自己將工作內容劃分得更加明確(許多工作都是環環相扣,唯有將項目切割到非常細項,才可精確地掌握完成程度);二來「用紅筆劃掉」這個小動作可以帶來視覺上的成就感,有效提振工作心情。

為突發狀況做好準備,資訊不漏接

就算擬定了再完整的待辦清單,難免會遇到突發狀況,例如上司臨時指派任務、同事突然有事拜託等等,如果沒有預留任何彈性及空間,工作計畫還是很可能被全盤打亂。對此,大勝建議在辦公桌抽屜中,準備一本夾著原子筆的B5筆記本,做為臨時需求的專用備忘錄。

另一個容易打亂工作節奏的突發狀況,則是忽然響起的電話,以及常會隨之而來的留言與傳話需求。
大勝建議主管或部門應製作一份「規格化的傳話單」:在B5大小紙張印上表格,預設好「日期」「時間」「XX公司」「XX部門」「XX留言」「給XX」等基本資料,並在「留言事項」欄內標示「稍後回電」「請告知有人來電」「儘速聯絡」等選項,註明當事人收到後應該如何應對,避免「重要事情聽過就忘」「訊息告知不完全」等意外發生。


1依照時間順序,詳列待辦事項清單:
列出已知的待辦事項,然後依照完成期限排出先後順序,至此「工作清單」就算完成。知道「我今天就只需要完成這些」的踏實感,對於穩定工作情緒有莫大助益。

2詳盡寫出每件工作的內容:務必將每一項都拆解成「獨立事件」,不留模糊地帶,以免執行時才發現該做的事,遠多於原先以為的,不僅打擊士氣,還容易造成流程的延宕。

3區分工作的性質:使用記號來區分某項工作是「應該仔細思考的事項」或「單純的作業」,有助於檢視自己的工作品質。一旦發現自己每天都忙著處理「單純的作業」時,就要提醒自己應該調整工作內容,花更多精神在「需要思考的事情」上。

4用紅筆劃掉已完成項目:這個動作除了可以提醒自己還有哪些工作待辦,還可在視覺上營造「事情都做完了」的成就感,有助於提振心情。

5製作「規格化的傳話單」:詳列「日期」「時間」「XX公司」「XX部門」「XX留言」「給XX」「留言事項」等必要項目,用以確保資訊傳遞不發生漏失。