詳列待辦清單，為突發狀況做準備

整理、撰文 /  謝明彧

「好忙好累！工作怎麼這麼多！」你是否也曾這樣哀嘆？《超有效備忘錄》作者大勝文仁表示，會對工作感到疲憊，常常不是因為事情太多，而是事情做得不順，好像怎麼做都做不完，疲憊感便會油然而生；反之，如果事情做起來非常順利，縱使工作很多，大概也會覺得「做得很起勁」，充滿成就感。
「利用備忘錄，明確列出待辦事項，」不但是工作上最常見的筆記行為，更有助於讓事情做起來順手又有效率。

待辦清單，是效率工作的基本要素

所謂「待辦清單」，就是將應該辦的事情，統統列成清單，然後分析輕重緩急，安排自己一天的工作順序，讓事情做起來更有條理。

在撰寫待辦清單時，大勝建議以「時間順序」做排列，逐一列明「今日內完成」「明天內完成」「本周完成」「本月完成」，當然有必要時，也可追加「今年內完成」「明年內完成」「三年內完成」……等長期未來計畫；至於清單項目的內容，則務必力求詳細。

大勝舉例，像「打電話給山田」這種寫法就是不合格的，應該寫成「打電話給A公司的山田」「打電話給B公司的齋藤」…‥，一直細分到不能再分下去為止。

列出清單後，還要再依照每項工作的性質，在「應該仔細思考的事」前面標上「◎」、「單純的作業」前面標上「●」，以茲區分。大勝說明，在待辦事項上加註符號，是為了檢視工作內容的品質，因為會被列入「今天內做完」的事項，通常都很緊急，不過「緊急」並不等於「重要」，要是發現「今天內做完」項目內盡是標記了「●」（單純作業），就表示自己的工作規畫可能出了問題，才會每天都得趕在最後時刻忙著救火。

最後，當一件工作完成後，大勝建議使用紅筆劃掉該項工作，一方面可強迫自己將工作內容劃分得更加明確（許多工作都是環環相扣，唯有將項目切割到非常細項，才可精確地掌握完成程度）；二來「用紅筆劃掉」這個小動作可以帶來視覺上的成就感，有效提振工作心情。

為突發狀況做好準備，資訊不漏接

就算擬定了再完整的待辦清單，難免會遇到突發狀況，例如上司臨時指派任務、同事突然有事拜託等等，如果沒有預留任何彈性及空間，工作計畫還是很可能被全盤打亂。對此，大勝建議在辦公桌抽屜中，準備一本夾著原子筆的B5筆記本，做為臨時需求的專用備忘錄。

另一個容易打亂工作節奏的突發狀況，則是忽然響起的電話，以及常會隨之而來的留言與傳話需求。
大勝建議主管或部門應製作一份「規格化的傳話單」：在B5大小紙張印上表格，預設好「日期」「時間」「XX公司」「XX部門」「XX留言」「給XX」等基本資料，並在「留言事項」欄內標示「稍後回電」「請告知有人來電」「儘速聯絡」等選項，註明當事人收到後應該如何應對，避免「重要事情聽過就忘」「訊息告知不完全」等意外發生。

1依照時間順序，詳列待辦事項清單：列出已知的待辦事項，然後依照完成期限排出先後順序，至此「工作清單」就算完成。知道「我今天就只需要完成這些」的踏實感，對於穩定工作情緒有莫大助益。

2詳盡寫出每件工作的內容：務必將每一項都拆解成「獨立事件」，不留模糊地帶，以免執行時才發現該做的事，遠多於原先以為的，不僅打擊士氣，還容易造成流程的延宕。

3區分工作的性質：使用記號來區分某項工作是「應該仔細思考的事項」或「單純的作業」，有助於檢視自己的工作品質。一旦發現自己每天都忙著處理「單純的作業」時，就要提醒自己應該調整工作內容，花更多精神在「需要思考的事情」上。

4用紅筆劃掉已完成項目：這個動作除了可以提醒自己還有哪些工作待辦，還可在視覺上營造「事情都做完了」的成就感，有助於提振心情。

5製作「規格化的傳話單」：詳列「日期」「時間」「XX公司」「XX部門」「XX留言」「給XX」「留言事項」等必要項目，用以確保資訊傳遞不發生漏失。