Managertoday 經理人

訊息暢通 意見交流更快速

2019-10-14 19:42:50
Managertoday
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提到「迪士尼頻道」(Disney Channel),直覺想到的就是電視上的卡通頻道。不過,以下所要介紹的「迪士尼頻道」則是「迪士尼ABC有線電視網集團」(Disney ABC Cable Networ

提到「迪士尼頻道」(Disney Channel),直覺想到的就是電視上的卡通頻道。不過,以下所要介紹的「迪士尼頻道」則是「迪士尼ABC有線電視網集團」(Disney ABC Cable Networks Group;隸屬於美國廣播公司ABC旗下,而ABC則是Walt Disney的子公司)這家公司內部的一個部落格,經營部落格的成員包括130名以上的技術人員,他們所負責的業務除了迪士尼頻道之外,還包括Toon Disney、SOAPnet和ABC Family等頻道,總計每日提供上百小時的節目。
由於工作性質,技術人員必須輪流上班,而每次輪班都要寫下值班日誌,以記錄值班期間所發生的事情和任何值得注意或有待解決的問題。日誌的重要性在於保持資訊流通,同時也讓輪值下一班的技術人員能夠迅速且輕易地追上進度、了解狀況。

將值班日誌部落格化

值班日誌原本是紙本,每回輪班都必須確實交到值班人員手中,而且日積月累還得要裝訂成冊,存放在倉庫裡。可想而知,手寫的日誌內容有時總會出現難以辨識的字跡,而如果要追蹤或搜尋特定事項,則是得一頁一頁地翻來翻去,非常費時間且沒有效率。
為了解決這個問題,起初想到的因應之道是建立一個陽春的資料庫,沒有搜尋或編輯功能,但總算是比紙本日誌來得便利些。之後,有人想到了以部落格軟體來試試看,於是工程團隊便選用了Six Apart公司所推出的Movable Type這項軟體,安裝於Linux伺服器上之後,再漸次依需求加以調整。
新的值班日誌系統建置完成後,組織內部並不強迫技術人員立即採用,而是讓他們選擇在自覺做好準備時再使用。不料在短短兩周之內,已有上百名技術人員開始使用新系統。而且,由於新系統廣受歡迎,使用者便繼而要求增添新功能。
例如,使用者發現他們並不喜歡每次都要檢查系統,才能確知或收取新紀錄,因此工程團隊決定採用RSS(Really Simple Syndication)這個即刻傳送更新訊息摘要的格式,讓使用者可隨時接獲日誌內容更新的通知。而且為了方便新訊息的接收與轉寄,工程人員還採用微軟Outlook的外掛程式NewsGator,讓RSS所發送的更新訊息,能夠有如一般電子郵件,在Outlook進行收發。
由於系統的建置與調整是使用者導向、而非軟體導向,很快就培養出一個樂於使用新系統的社群。部落格軟體的使用,不但節省了成本和時間(幾乎在短短48小時內就建置完成且開始運作),對於員工而言也是大有助益。如今他們不但可以清楚看出日誌有哪些地方做了更改,還能對內容做出評論;當然,檔案的查詢也更方便了。

讓資訊取得更便捷

《部落格行銷》(Blog Marketing)一書的作者傑瑞米‧萊特(Jeremy Wright)指出,鼓勵員工在公司內部以創新的方式使用部落格,除了可節省時間和金錢之外,也能讓員工的工作更輕鬆,資訊的取得更便捷。
萊特認為,利用部落格來增進企業內部溝通和提升工作效率,只有好處沒有壞處。透過內部部落格,不但可授權員工、增加交流、減少電子郵件量、簡化文件管理之外,更是一個讓員工保持訊息暢通、對於公司事務有參與感的平台與架構。
他建議企業在提倡內部部落格時,可用於專案管理溝通、內部溝通與行銷、新觀念的激盪、員工的參與和聯繫、團隊及專案內部的溝通、團隊及專案與整個組織的溝通、行政事務的溝通,以及一個動態的建立團隊方式等。
迪士尼ABC有線電視網集團的工程副總裁麥可‧普薩泰利(Michael Pusateri)認為,企業部落格確實有助於提振生產力和促進溝通。至於如何在組織內部推動,他給的建議是:「不要跟員工說這是一個新的解決方案,只消告訴他們新的做法會讓工作更有效率,而且能夠解決既有的問題。」
誠如萊特所言,員工通常不會只是應公司要求,就使用部落格,他們只有在認可了部落的價值和優點之後,才會欣然採納。而繼日誌部落格後,普薩泰利又在公司的內部網路上推出另一個部落格,供員工討論業務與科技相關的議題和發展。

以簡易為出發點

「迪士尼頻道」這個部落格,克服了紙本日誌的限制與不便;更重要的是,工程團隊所選用的軟體不但成本低、容易建置和維持,而且可進行客製化以符合需求。萊特在《部落格行銷》中將迪士尼頻道的成功運作歸納為以下幾點:
˙以簡易為出發點:
工程團隊並未在一開始即著手設計龐大繁複的軟體來解決問題,而是採取循序漸進的方式,每個階段都只解決幾個最根本的問題。在逐步依據需求進行修改的過程中,最終整合出一套讓員工工作更有效率的系統。
˙創意思考:
在組織內部推行部落格時,千萬不要盲目追隨成規,而是要思考公司是不是可以有不同的做法。部落格雖然很棒,但終究只是工具,重點是讓工具成為提升工作效率和達成目標的利器。
˙滿足使用者需求:
建立部落格的首要原則固然是達成公司的初始目標,但在那之後,就必須準備好傾聽各方的意見,才能繼續提出因應之道和滿足使用者的需求和渴望。不要害怕重新檢視既定的部落格策略,最好能保持彈性,嘗試不同的解決方案,人們喜歡知道他們的聲音被聽見了。
許多鼓勵企業內部部落格的雇主發現,使用部落格的員工因而改變了自己的工作方法和態度。他們多半更喜歡工作、與團隊以外的人建立起更多連結,並且更加樂於分享和接收資訊。而訊息的暢通和意見的交流,正是抱持團隊活力與創意的泉源。