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英特爾葛洛夫教你開會

2019-12-12 09:16:36
Managertoday
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召開會議以制定決策,是經理人例行工作中非常重要的一環。在晶片大廠英特爾(Intel),一場好的決策會議,關鍵便在於會議的紀律和決策的模式。 加入英特爾這家公司,從初階員工乃至高階主管,只要是新

召開會議以制定決策,是經理人例行工作中非常重要的一環。在晶片大廠英特爾(Intel),一場好的決策會議,關鍵便在於會議的紀律和決策的模式。
加入英特爾這家公司,從初階員工乃至高階主管,只要是新進員工,就必須上一堂「效率會議」(effective meeting)的課程。走進英特爾的會議室,則是可以看到牆上海報列出了幾個問題:「你知道會議的目的嗎?」「手邊有一份議程嗎?」
「你知道你所扮演的角色嗎?」「你有遵循會議紀錄規則嗎?」
嚴肅看待會議,是英特爾共同創辦人葛洛夫(Andy Grove)所奠定的,他深信好的會議是英特爾文化非常重要的一部分,因而值得他花時間來訓練新進員工。
有許多年,葛洛夫都是親自教授效率會議這堂課。
常聽到「開完會了,回去工作吧」。
然而,這句話卻是好會議的死敵,因為「開會也是工作職責之一」,而非放下工作去開會。這種重視會議紀律的心態,並非要把會議過程複雜化,而是強調做好基本功。
唯有訂出明確的議程、目標和預期結果,才能讓會議循序進行,使與會者了解自己應當扮演的角色。
在英特爾,正式進入決策會議時,要遵守以下原則:
1.確保人人不得遲到。
2.決策的制定及執行不應由位階來決定,應由熟稔相關議題知識及技能(但或許職位並不高)的員工擔任決策制定者。
3.自由討論:所有論點都歡迎提出,愈多的歧見與爭辯,愈能體現「自由」二字的真義。
4.產生清楚的決策:唯有自由討論階段有更多不同的意見,愈有可能達成「清楚」的決策。
5.全員支持:這並不表示每個人都完全同意決策內容,而是即使不滿意,還是得支持,因為只有大家全力支持既定決策,公司的營運才得以推動。
6.當一群職位相當的人在開會時,掌握「同儕再加一」(peer-plus-one)的原則,指定一名職位較高的資深經理人與會,以免大家為了不想和別人意見不同或顯得太愛現,而難以做出好決策。
7.會議記錄人要記下所有「待完成任務」與決議,做為下次開會的依據,而且要在會議結束20小時內將紀錄發出;若記錄事項有誤,與會成員務必馬上修正,以確保下次會議的正確性。 英特爾對會議的重視程度,從公司內部訂有「議程範本」(agenda template),甚至還管到如何記筆記、撰寫會議紀錄等,可見一斑。至於這麼煞有其事的態度,葛洛夫是這樣解釋的:「這整件事看來也許有些太瑣碎,但到底是『有紀律』或是『太枝微末節』,全在你怎麼看。」

確保優質決策的6大要件

葛洛夫認為,在制定決策之前,如果能夠清楚地訂定決策的目標,便更有可能獲得高品質的產出。對此,他提出了「6項問題」,若是能在決策制定前先對於答案成竹在胸,則決策會議的成效可期。葛洛夫以自己在1980年代曾經參與英特爾決定擴建菲律賓廠的決策過程為例:
1. 決策的內容:在舊廠附近建高樓,或是另覓新地興建一層或兩層的廠房。
2. 決策的時限:根據遠程計畫,廠房需在兩年到兩年半之間完工,因而決策需在一個月之內做成。
3. 決策者:遠東區負責廠房營建及生產製造的相關人士。
4. 在制定決策前應先向誰請益?
5. 誰對此決策一言九鼎,或是能全盤否定:總裁葛洛夫。
6. 誰應該在決策制定後被告知:董事長摩爾(Gordon Moore)。

英特爾的議程範本
致:遠東廠廠長、製造部經理、集團營建經理、總裁
發件人:遠東區營建經理 主題:菲律賓工廠地點決定案
時間:10月1日星期五上午11點~下午1點
地點:聖塔克拉拉會議廳(202室),並經由電傳與鳳凰城會議廳(4室)連線
會議目的:決定菲律賓工廠建立地點
議程: 11:00~11:30製造上的考量(遠東廠廠長) 11:30~12:00營建上的考量(遠東區營建經理) 12:00~12:45檢討可行方案,並決定最佳方案(遠東區營建經理) 12:45~13:00討論(全體與會人員)