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例會這樣開!3步驟分析失敗原因,找出改善措施

2019-11-22 15:15:00
Managertoday
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上班族都怕開會,尤其是「檢討會」,不是沒人敢點出問題,冗長沉悶,就是很容易會淪為錯誤批鬥大會,遺忘了會議的初衷:檢討失敗的原因,提出改善措施,避免往後犯下相同的錯。 檢討會到底該怎麼開才有效?

上班族都怕開會,尤其是「檢討會」,不是沒人敢點出問題,冗長沉悶,就是很容易會淪為錯誤批鬥大會,遺忘了會議的初衷:檢討失敗的原因,提出改善措施,避免往後犯下相同的錯。

檢討會到底該怎麼開才有效?

「出社會之後,有7成的事情都是從『經驗』得來。」在日本大力推廣檢討會的管理顧問公司Global Shift Communication公司社長彥田友治認為,從經驗中得到教訓的能力就是反省力,而檢討會議就是企業提高員工反省力的最好方法。他因此建議,檢討應該成為員工訓練的一環,融入員工的日常工作中。

由主管帶領團隊坦率反省,一方面反省自己的錯誤,另一方面藉由團隊成員相互砥礪,帶動組織成長。

彥田友治還指出,檢討會也是解決公司問題的有效方法。「工作上有很多問題通常都沒有『正確解答』,這時就該針對公司到目前為止做過的事情好好分析,」讓組織共享檢討的結果,這就是檢討會議的意義。他為檢討會議歸納出4大功能:

1. 提升工作品質:減少錯誤,降低花費的心力與時間。

2. 強化工作價值觀:藉由思考如何改善工作流程,讓員工了解公司的行事原則。

3. 改善自我、強化自信:過去的事情雖然無法改變,但針砭過去,接受自己做過的事,可以培養自信。

4. 改善人際關係:透過檢討,常常會發現問題出自於工作方法或人際往來,可以提醒自己調整。

彥田友治認為,檢討會是提升員工反省力的重要機制。對於如何召開檢討會議,他提出了明確的建議:檢討會以1小時左右為限,針對議題深入反省,找出改善方法。需要確切掌握事件的時序、事情的關聯性、動機和判斷,避免話題發散或陷入情緒化。重點是想出對策,而非彼此責難,所以最好是由自我檢討開始,成員在開會前應有書面準備。

步驟1 回憶事實

圖說明

圖說明

步驟2 找出原因

圖說明

以鐵路事故的檢討會為例:首先,要深究當軌道出現異常時,員工是用什麼判斷標準採取行動:沒有呈報。其次,再針對上述的行動(發現軌道歪了但沒有報告)與員工的判斷標準(沒報告也沒關係、可以再撐一下),找出背後的理由:就算報告了也沒有維修的預算,說了也沒用。

接下來,繼續深入分析員工覺得「說了也沒用」的原因:是因為先前就知道沒有預算,還是碰過「提出報告但後續沒有處理」的經驗,形成員工認為「有問題也不用報告」的思考迴路。唯有鼓勵員工坦率地陳述事實,從中找出公司、組織、員工的固定思考迴路,才能想出改善方法。

步驟3 思考改善方法

圖說明

要注意的是,不要沉溺在憤恨和後悔的情緒中,畢竟過去的事情已經無法改變,如果感覺自己過於情緒化,就要設法冷靜一下。此外,如果發現自己犯了相同的錯誤,也別太懊惱,這也是自己再次檢討,有新收穫的好時機。

同場加映:每天10分鐘檢討會,把反省變成習慣!**

召開檢討會的頻率也可以變成每天,但是要強調以10分鐘的短時間,專注於反省一件事。這種會議方式適用於人數較少的團隊,針對當天或前一天的業務中,可以馬上改善的問題提出解決之道。10分鐘檢討會的優點是,檢討有明確目標,時間短不會造成壓力,也比較不會引起情緒化的對立。

1天只要提1件要改進的項目,1年就可以改進365項,如同樂天創辦人三木谷浩史的名言:「每天只要改善1%,一年就能強大37倍」,形成足以推動個人、團隊變革的巨大力量。