例會這樣開！3步驟分析失敗原因，找出改善措施

上班族都怕開會，尤其是「檢討會」，不是沒人敢點出問題，冗長沉悶，就是很容易會淪為錯誤批鬥大會，遺忘了會議的初衷：檢討失敗的原因，提出改善措施，避免往後犯下相同的錯。

檢討會到底該怎麼開才有效？

「出社會之後，有7成的事情都是從『經驗』得來。」在日本大力推廣檢討會的管理顧問公司Global Shift Communication公司社長彥田友治認為，從經驗中得到教訓的能力就是反省力，而檢討會議就是企業提高員工反省力的最好方法。他因此建議，檢討應該成為員工訓練的一環，融入員工的日常工作中。

由主管帶領團隊坦率反省，一方面反省自己的錯誤，另一方面藉由團隊成員相互砥礪，帶動組織成長。

彥田友治還指出，檢討會也是解決公司問題的有效方法。「工作上有很多問題通常都沒有『正確解答』，這時就該針對公司到目前為止做過的事情好好分析，」讓組織共享檢討的結果，這就是檢討會議的意義。他為檢討會議歸納出4大功能：

1. 提升工作品質：減少錯誤，降低花費的心力與時間。

2. 強化工作價值觀：藉由思考如何改善工作流程，讓員工了解公司的行事原則。

3. 改善自我、強化自信：過去的事情雖然無法改變，但針砭過去，接受自己做過的事，可以培養自信。

4. 改善人際關係:透過檢討，常常會發現問題出自於工作方法或人際往來，可以提醒自己調整。

彥田友治認為，檢討會是提升員工反省力的重要機制。對於如何召開檢討會議，他提出了明確的建議：檢討會以1小時左右為限，針對議題深入反省，找出改善方法。需要確切掌握事件的時序、事情的關聯性、動機和判斷，避免話題發散或陷入情緒化。重點是想出對策，而非彼此責難，所以最好是由自我檢討開始，成員在開會前應有書面準備。

步驟1 回憶事實

步驟2 找出原因

以鐵路事故的檢討會為例：首先，要深究當軌道出現異常時，員工是用什麼判斷標準採取行動：沒有呈報。其次，再針對上述的行動（發現軌道歪了但沒有報告）與員工的判斷標準（沒報告也沒關係、可以再撐一下），找出背後的理由：就算報告了也沒有維修的預算，說了也沒用。

接下來，繼續深入分析員工覺得「說了也沒用」的原因：是因為先前就知道沒有預算，還是碰過「提出報告但後續沒有處理」的經驗，形成員工認為「有問題也不用報告」的思考迴路。唯有鼓勵員工坦率地陳述事實，從中找出公司、組織、員工的固定思考迴路，才能想出改善方法。

步驟3 思考改善方法

要注意的是，不要沉溺在憤恨和後悔的情緒中，畢竟過去的事情已經無法改變，如果感覺自己過於情緒化，就要設法冷靜一下。此外，如果發現自己犯了相同的錯誤，也別太懊惱，這也是自己再次檢討，有新收穫的好時機。

同場加映:每天10分鐘檢討會，把反省變成習慣！**

召開檢討會的頻率也可以變成每天，但是要強調以10分鐘的短時間，專注於反省一件事。這種會議方式適用於人數較少的團隊，針對當天或前一天的業務中，可以馬上改善的問題提出解決之道。10分鐘檢討會的優點是，檢討有明確目標，時間短不會造成壓力，也比較不會引起情緒化的對立。

1天只要提1件要改進的項目，1年就可以改進365項，如同樂天創辦人三木谷浩史的名言：「每天只要改善1%，一年就能強大37倍」，形成足以推動個人、團隊變革的巨大力量。