【桌面分割法】辦公桌不再凌亂，增加工作效率

「整理桌面的目的，為的是一坐下來就能立刻展開工作。」

著有《大整理術》《整理達人》等書的日本「整理力」專家坂戶健司表示，辦公桌空間的規畫，必須能使自己工作順暢，也就是讓它成為所謂的「工作站」，這是辦公桌整理最重要的基本原則。

每個人的工作內容和所需用具都不一樣，但該怎麼創造一個效率工作的桌面，卻有著兩大共通原則：

淨空前方工作區

桌面應該如同「大廚的砧板」，只有現在進行中的物品才放在桌上。

因此，桌子正前方以及兩旁數十公分的範圍之內，最好保持什麼都不放的狀態；如果兩旁堆滿書籍，不只讓作業難以進行，也會妨礙資料攤開使用。

依照使用頻率配置用品

為了讓作業時動作順暢，辦公用品最好依照使用頻率配置，經常使用者放桌面，偶爾用到者放抽屜內固定位置，一年用不到幾次的物品，可放在文件櫃裡或下方抽屜的深處。

最後，如果你的辦公桌目前一團亂，坂戶建議「請先把桌面清空」，先一股腦地把桌上所有東西都丟進籃子或箱子中。把桌面連桌角都收拾得一乾二淨，順便把電線也收整齊。再依照上述的原則重新布置辦公桌，就能順利找回自己桌面使用上的效率。 (延伸閱讀：微調小習慣，做什麼都比別人快 )

【圖解：桌面6分割】

前方淨空，電話左、文具右，文件資料擺最旁

❶ 電話要放在左側（左撇子則是右側），以便接聽電話時可以用右手記東西。電話旁隨時準備好便條紙和書寫流利的筆。

❷ 桌面前方正中央區塊為作業區，平時保持淨空，以便作業時雙手有舒適的活動空間。

❸ 前方左右兩側可放當天所需處理的文書或行事曆，完成後就移出此區域，並在每天下班前要把這兩區清空，不可堆積過期文件。

❹ 常用文具應放在桌上，而且是右手能夠迅速取用的地方（左撇子則放左側）。建議準備數個不同高度的透明筆筒，分別放置不同大小文具，例如最高的筆筒放尺、次高放筆，最矮放訂書針、迴紋針等。

❺ 工作相關文件資料，可用透明文件盒搭配透明文件夾進行整理，然後一定要豎起來擺放，位置可以在桌面最右或最左側。也可在桌面放個寬80～120公分、高約50公分的ㄇ字型書架，文件縱向排在上方，下方空間則可放文具和筆記本。

❻ 一定要有時鐘，放在寫字或打電腦時視線可及之處，如此集中精神工作時才不會忘了時間。

❼ 整天都要用到電腦的人，電腦放在正面中央位置；如果不是整天需要用到，則可改放在左側或右側。

❽ 如辦公桌有隔板，與視線等高處可加掛軟木板來張貼資料，對於不知道要將留言紙放哪的人，有立即的功效。

桌面3分割：

****❶ 待辦清單區、電腦作業區、相關資料區

日本Lifenet生命保險行銷部副部長岩田慎一在《日經Associé》2012年9月號中表示，自己桌面平常除了電腦和電話外全部淨空，每天工作時以桌面中央的電腦為中心，左手邊放置行事曆本與待辦工作清單，右手邊放置今天作業相關的資料，如此從早開始一面參照左手工作清單，一面逐一完成工作。此法可以讓今天要完成的工作量完全可視化，有效集中精神外，也方便調整工作步調。

桌面3分割：

****❷工作區、生活區、雜物區

在日本嬌生公司擔任行銷主管的岩井光智在《日經Associé》2012年9月號報導中，將其L型辦公桌分成3大區域：工作區、生活區與雜物區。L型長邊的主桌為工作區，上面放置了電腦、筆電、電話與資料架，此外不放任何雜物，保持工作時的專注；L型短邊的外側，則是生活區，放置食物茶包、家庭照片等私人生活物品；在工作區與生活區之間的地帶，則為雜物區，把過去工作成品、獎狀、書籍、文具等帶有私人性質的工作相關雜物都放置於此，創造辦公空間中的生活趣味。

延伸閱讀：微調小習慣，做什麼都比別人快
 

資料來源：《日經Associé》2012年9月號，日經BP社出版

（本文出自《經理人月刊》99期）
圖片來源 / Articulate Matter，CC Licensed