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【桌面分割法】辦公桌不再凌亂,增加工作效率

2019-11-18 19:03:46
Managertoday
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「整理桌面的目的,為的是一坐下來就能立刻展開工作。」 著有《大整理術》《整理達人》等書的日本「整理力」專家坂戶健司表示,辦公桌空間的規畫,必須能使自己工作順暢,也就是讓它成為所謂的「工作站」,這是辦

「整理桌面的目的,為的是一坐下來就能立刻展開工作。」

著有《大整理術》《整理達人》等書的日本「整理力」專家坂戶健司表示,辦公桌空間的規畫,必須能使自己工作順暢,也就是讓它成為所謂的「工作站」,這是辦公桌整理最重要的基本原則。

每個人的工作內容和所需用具都不一樣,但該怎麼創造一個效率工作的桌面,卻有著兩大共通原則:

淨空前方工作區

桌面應該如同「大廚的砧板」,只有現在進行中的物品才放在桌上。

因此,桌子正前方以及兩旁數十公分的範圍之內,最好保持什麼都不放的狀態;如果兩旁堆滿書籍,不只讓作業難以進行,也會妨礙資料攤開使用。

依照使用頻率配置用品

為了讓作業時動作順暢,辦公用品最好依照使用頻率配置,經常使用者放桌面,偶爾用到者放抽屜內固定位置,一年用不到幾次的物品,可放在文件櫃裡或下方抽屜的深處。

最後,如果你的辦公桌目前一團亂,坂戶建議「請先把桌面清空」,先一股腦地把桌上所有東西都丟進籃子或箱子中。把桌面連桌角都收拾得一乾二淨,順便把電線也收整齊。再依照上述的原則重新布置辦公桌,就能順利找回自己桌面使用上的效率。 (延伸閱讀:微調小習慣,做什麼都比別人快 )

【圖解:桌面6分割】

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前方淨空,電話左、文具右,文件資料擺最旁

❶ 電話要放在左側(左撇子則是右側),以便接聽電話時可以用右手記東西。電話旁隨時準備好便條紙和書寫流利的筆。

❷ 桌面前方正中央區塊為作業區,平時保持淨空,以便作業時雙手有舒適的活動空間。

❸ 前方左右兩側可放當天所需處理的文書或行事曆,完成後就移出此區域,並在每天下班前要把這兩區清空,不可堆積過期文件。

❹ 常用文具應放在桌上,而且是右手能夠迅速取用的地方(左撇子則放左側)。建議準備數個不同高度的透明筆筒,分別放置不同大小文具,例如最高的筆筒放尺、次高放筆,最矮放訂書針、迴紋針等。

❺ 工作相關文件資料,可用透明文件盒搭配透明文件夾進行整理,然後一定要豎起來擺放,位置可以在桌面最右或最左側。也可在桌面放個寬80~120公分、高約50公分的ㄇ字型書架,文件縱向排在上方,下方空間則可放文具和筆記本。

❻ 一定要有時鐘,放在寫字或打電腦時視線可及之處,如此集中精神工作時才不會忘了時間。

❼ 整天都要用到電腦的人,電腦放在正面中央位置;如果不是整天需要用到,則可改放在左側或右側。

❽ 如辦公桌有隔板,與視線等高處可加掛軟木板來張貼資料,對於不知道要將留言紙放哪的人,有立即的功效。

桌面3分割:

****❶ 待辦清單區、電腦作業區、相關資料區

日本Lifenet生命保險行銷部副部長岩田慎一在《日經Associé》2012年9月號中表示,自己桌面平常除了電腦和電話外全部淨空,每天工作時以桌面中央的電腦為中心,左手邊放置行事曆本與待辦工作清單,右手邊放置今天作業相關的資料,如此從早開始一面參照左手工作清單,一面逐一完成工作。此法可以讓今天要完成的工作量完全可視化,有效集中精神外,也方便調整工作步調。

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桌面3分割:

****❷工作區、生活區、雜物區

在日本嬌生公司擔任行銷主管的岩井光智在《日經Associé》2012年9月號報導中,將其L型辦公桌分成3大區域:工作區、生活區與雜物區。L型長邊的主桌為工作區,上面放置了電腦、筆電、電話與資料架,此外不放任何雜物,保持工作時的專注;L型短邊的外側,則是生活區,放置食物茶包、家庭照片等私人生活物品;在工作區與生活區之間的地帶,則為雜物區,把過去工作成品、獎狀、書籍、文具等帶有私人性質的工作相關雜物都放置於此,創造辦公空間中的生活趣味。

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延伸閱讀:微調小習慣,做什麼都比別人快
 

 

 

資料來源:《日經Associé》2012年9月號,日經BP社出版

(本文出自《經理人月刊》99期)
圖片來源 / Articulate Matter,CC Licensed