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3個溝通技巧,當一個讓部屬更信服的好主管

2019-11-12 01:42:21
Managertoday
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****整理 / 陳清稱 身為主管的你,是不是經常覺得部屬真難搞,交辦的工作總是不如預期;部屬自己跟不上公司的腳步就算了,又愛抱怨公司政策朝令夕改;辦公室流言蜚語滿天飛,不專心於工作的

****整理 / 陳清稱

身為主管的你,是不是經常覺得部屬真難搞,交辦的工作總是不如預期;部屬自己跟不上公司的腳步就算了,又愛抱怨公司政策朝令夕改;辦公室流言蜚語滿天飛,不專心於工作的部屬比比皆是?

面對上述狀況,《這些事你沒教,別指望部屬自己會懂》作者內海正人指出,想要將「令人搖頭的部屬,轉為戰鬥助力」,主管必須花更多時間與部屬做好溝通,以下是內海正人所提出的3個主管技巧。

1. 不受流言蜚語左右,深入洞察部屬表現

新手主管剛上任時,很容易受前任主管的意見影響,對部屬留下錯誤的印象,等到實際接手部門,與部屬一起工作後,發覺傳聞與事實有所出入,甚至出現「奇怪,怎麼跟前任主管形容的不一樣」的感覺,這時不論是主管自己或部屬都將飽受流言蜚語之苦,無法專心於工作。

內海正人指出,面對這種狀況,首先,主管最好能先做好自我心理建設:評價不高的部屬,很可能只是與前任主管溝通不良罷了,與其被這些傳聞影響,不如眼見為憑,自己去看、去聽部屬怎麼說,再做判斷。

接著,主管可先從與每一位部屬面談開始,了解他們如何參與工作、對什麼事情感興趣,以及對未來的期望。主管只有從改變自己觀察部屬的角度做起,加強與部屬間的交流,才能擺脫流言蜚語的影響。

2. 政策朝令夕改,不忘清楚告知部屬「變動原因」

「說的」和「做的」不一樣,是主管最為部屬所詬病的行為之一。只是環境變動快速,朝令夕改已成為職場常態,但主管若沒有清楚告知部屬「變動原因」,部屬將會因為無法掌握前後因果,而感到不安與混亂,一旦部屬認為主管「嘴裡這麼說,做的卻又是另一回事」時,你將因此被部屬認定為是個不及格的主管。

為避免部屬的誤解,主管應主動說明變動的原因,以消除部屬的不安與誤解,同時要確認部屬真的了解變動的原因,而不只是隨意做個交代而已。

3. 透過白紙黑字,寫下交辦的工作

主管要把工作交辦出去,又要確保成果,就要具備「重現性」──不管由誰來負責,交辦出去的工作都要能得到同樣的結果。

而要做到「重現性」的關鍵在於,主管交辦工作時,必須詳細列出工作內容,讓工作的責任範圍明確化,確實整理出「作業流程」,並將這些訊息寫在紙上,讓部屬的工作變得標準化,協助部屬取得成果。

(本文取材自《這些事你沒教,別指望部屬自己會懂》,春光出版。)

圖片來源 / drewleavy via Flickr, CC Licensed