Managertoday 經理人

向Google學30分鐘會議,從此不再開會開到死!

2019-11-20 19:09:46
Managertoday
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永無止境的會議,開到頭暈的會議,開會是許多人每天必須的事,也是覺得最浪費自己生命的事。在Google,由於每個人參與的專案眾多,專案同仁更是遍布世界各國,各種大大小小的會議是免不了的。 但

永無止境的會議,開到頭暈的會議,開會是許多人每天必須的事,也是覺得最浪費自己生命的事。在Google,由於每個人參與的專案眾多,專案同仁更是遍布世界各國,各種大大小小的會議是免不了的。

但在Google,會議卻以30分鐘內就完結的超高效率進行!

因為Google崇尚開放與自由的組織文化,要讓自由不被濫用、變成自私自利而影響他人,Google有一項優良傳統:不互相干擾。這個源自於「尊重別人」的好習慣,落實到在辦公室中最常耗掉大家大量時間的會議上,就讓Google的會議顯得特別精實。

由於常常需要進行意見交流,Google人有一套讓會議效率最大化的祕訣:透過「會議限時+確立議程+預建共識」這三大法寶,讓會議品質更高。

1.限時:Google每場會議的基本時間單位是30分鐘,如果非得延長,也以50分鐘為限,以保留最後10分鐘做收尾,以及與下一場會議的緩衝。

2.議程:「會議應該是『決議』的場所,而非泛泛討論與發想的場合。」Google亞太區Chrome產品總監胡皓霖表示表示,在Google,會議主題、閱讀相關資料、提想法、做討論……這些屬於「決議前的準備工作」,都必須在進入會議室前就完成。

以周三下午兩點的會議為例,胡皓霖可能在周一就將議程、議題架構、參考資料都放上雲端,開放閱讀或編輯權限給所有與會人員,邀請大家發表想法與意見。藉由文件編輯的歷史紀錄,與會者不僅可以看見哪些人、修改過哪些內容,了解別人在意的重點是什麼;主管也可以知道哪些人開啟過文件,確實掌握出席者是否預做功課。

3.共識:當大家進入會議室時,都已經知道別人的想法,也對議題有了初步共識,討論就能更聚焦在「做出決議」這件事上,會議時間短,也能有高效率。

「Google人其實非常討厭開會,也努力盡量避免開會,因此只開有必要的會,只討論有需要決議的內容,」胡皓霖強調,不把會議時間浪費在無謂閒談、或用E-mail就能解決的命令布達,也不把不需要的人綁在會議中,正是組織對每個人最好的尊重。

 

有這樣的基本習慣,落實到做法上,Google實踐30分鐘有3要訣:

要點1.會議時間30分鐘為單位,準時結束與離場

Google日曆上的最小時間單位,就是30分鐘,這也是Google內部會議時間的基本單位。凡是預定的會議結束時間到了,會議室又有下一位使用者,就算是老闆也會讓出會議室,不會因為職位較高而讓部屬等待、甚至強迫對方更換會議室,這也是Google「彼此尊重」文化的另一個展現。

要點2.Google Hangout機動開會,快速交換意見

當多國成員共同負責一個專案,或只是簡短交換意見而已,Google人會利用結合了視訊與即時通訊功能的Google Hangout,機動性地召開小型會議。Hangout最大的優點是所有人可以看見同一個畫面,不管在會議室、座位上或移動中,用的是筆電、手機還是平板,都能檢視同一份資料,即時討論,快速交換意見,凝聚想法。

要點3.會議重點在議題,與議題相關才需入場

組織有一種常見的時間浪費,就是被迫參與和自己無關的議程。「不把不需要的人鎖在會議室中」,是Google另一個重要原則,如果你自覺沒必要與會,只要說一聲,隨時可以離開。同樣,如果討論到一半發現需要某位同事意見,也可以馬上透過視訊程式和對方連線,請對方撥個5分鐘解答說明。把重點放在議題討論而非誰在現場,開放與會人員自由離開或加入。

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