Managertoday 經理人

煩心的事都清出腦袋,想做的事都有明確行動步驟

2019-11-12 07:52:06
Managertoday
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整理‧撰文 / 謝明彧  編輯 / 齊立文 雖說透過 <span style="text-decoration: underline;"><span style="color: #00

整理‧撰文 / 謝明彧  編輯 / 齊立文

雖說透過 GTD(經典時間管理系統,「Getting Things Done」的縮寫,意即把事情通通完成),可以幫你將各種要做的事情,分門別類整理成一張張行動明確的待辦清單(To-Do List),但如果只把GTD當做是一種待辦清單的擬定方法,那可是小看了它。GTD所要解決的,其實是多數時間管理技巧所無法解決的問題:「如何讓人不被工作壓力所淹沒?

美國詩人羅伯‧佛羅斯特(Robert Frost)說過,「每天盡職地工作8小時,你或許有天能成為主管,然後每天工作12小時。」這句話聽來有點苦澀,卻是許多經理人不得不面對的現實。既然要處理的事情只會愈來愈多,那是不是有個可能,「雖然整天事務纏身,卻仍然能夠頭腦清醒、輕鬆自如地控制與處理一切」?

上述這段話,是GTD發明人大衛‧艾倫(David Allen)在著作《搞定I》開門見山給予讀者的承諾:就算事情再多,只要你能夠做到「全面掌握所有未知的事務」,就能夠忙而不亂,獲得「心如止水」般的穩定情緒,讓自己從工作壓力中解脫。

工作壓力的來源:不知道「到底該做什麼」

艾倫指出,一個人之所以會對工作感到壓力,來自以下3種情況:

  1. 你還無法明確認知這些事情的結果會是什麼。

  2. 你還沒有確定你的下一步具體行動到底是什麼。

  3. 你還沒有把預期結果和下一步行動的提示訊息,存入一個你能依賴的系統中去。

    因此,GTD不是教你少做、不做,更沒有辦法幫你把5分鐘變成6分鐘,而是幫你確認「在什麼時候」「做什麼事情」「會得到什麼結果」,讓你對未知的擔憂,能夠撥雲見日。

    或許你會懷疑,「管理好『所有』的事務,這有可能嗎?」艾倫表示,這件事是做得到的,條件是你必須做到以下幾點:

  4. 一件事如果占據著你的頭腦,你的思維就會受阻。所以,任何一件尚未完成的事,都必須置於一個客觀而可靠的系統中,並方便你隨時回頭檢視與清理。

  5. 你必須明白你的工作到底是什麼,要能夠判斷:需要採取什麼行動來推動工作的進程。

  6. 一旦決定了需要採取的行動方案,你必須在某一個你會經常查閱的體系中,安排好這些行動的訊息提示,提醒你什麼時候要做什麼事。

    這裡有兩個關鍵:一是「找出該做的下一步行動」,二是「把各種任務全部從腦中移出,放入一個隨時可查詢的提醒系統中」。艾倫強調,人的腦力有限,過量訊息只會被遺忘和忽視,只憑大腦絕對做不到掌管所有工作,但是「一旦你澄清了所有的問題,做出一切必要的決定,並且把預期結果保存到某個系統中去,同時心裡十分明白,需要時你能隨時查詢,你的大腦才會放鬆下來。」

橫向管理蒐羅一切事務,縱向管理化想法為行動

想要享有「一切掌握在手的輕鬆感」,艾倫指出,就必須以「橫向」與「縱向」兩種視角來控制所有事務和行動。

「橫向管理」 是將一個人涉及的所有行動,毫無遺漏地蒐羅、分辨、執行。未知會讓人緊張,要卸下這份緊張感,解決方法就是你必須像一部不停進行全方位掃瞄的雷達一樣,把一天中任何一件引起你注意(不管是要做或想做)的事務都找出來,不論它是老闆交辦的專案、客戶要的資料,或是取消一場會議、午餐要吃什麼、幫小孩訂蛋糕等等,事無論大小、公私,通通列出來。

完成這個步驟後,基於艾倫所說的「腦力有限」的論點,你必須透過一套完善的系統,幫助自己記錄這些事務,並且能夠即時即地提供必要的提示,確保自己能夠輕鬆、快速地將注意力從一件事情轉移到一件事情上,達到「全面掌握所有事務」的游刃有餘。

「縱向管理」 則是針對每個引起你注意的主題或項目進行思考,確認往下的行動細節。艾倫舉例,如果你和另一半談到年底前要去度假,「度假」只是一個粗略目標,「要去哪裡」「何時要去」「行程如何安排」「事前如何準備」等等,才是必須要釐清的細節。這個「項目規畫」的過程,可以讓你把焦點從「想法」聚焦到某一事務、狀況或人身上,勾勒出執行過程中所有必要的細節、環節與先後順序,你才能知道如何達成這個目標。

所有你所關注、但對於結果與執行細節都還不清楚的主題或項目,艾倫稱之為「材料」(Stuff);而當材料被定義與轉化為明確任務、項目與行動後,艾倫則稱為「工作」(Project),這個切換的過程,正是解除未知的關鍵(參見【圖表】)。

 

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橫向與縱向管理兩者結合,就是整個GTD的基礎原理和流程,能夠有效解除工作者精神上的負擔,把事情都做好。