Managertoday 經理人

離職前最重要的事:做好工作交接,留下好名聲

2019-05-25 10:23:30
Managertoday
https://4.bp.blogspot.com/-X51EfJuhHm0/VLEkL7nH4uI/AAAAAAAAldk/QugooK26gyc/s1280/shutterstock_79944745_handover_quit_leaving.jpeg
你快要離職了,即將有一個嶄新的開始。這時候,你最緊要的任務不是清空你的座位,而是辦理「工作交接」(job handover)。 說實話,要把自己做了三年五載或更長時間的事情,在一時半刻裡交代清楚,真

你快要離職了,即將有一個嶄新的開始。這時候,你最緊要的任務不是清空你的座位,而是辦理「工作交接」(job handover)。

說實話,要把自己做了三年五載或更長時間的事情,在一時半刻裡交代清楚,真的是一件繁瑣又累人的事。不過,換個角度想,如果你去到新公司,發現你的「前任」交接做得亂七八糟,要什麼沒什麼、同事客戶老闆一問(你)三不知,你肯定會開始「怨恨」對方。

更重要的是,世界很小,交接工作做得好,除了讓接你工作的人(可能是暫代你工作的舊同事或公司新人)對你心存感謝,還會讓你的「前老闆」對你留下極好的印象:你沒有因為要離職而草草收尾,反而把工作交代得清清楚楚,努力到最後一刻,讓公司的業務盡可能不受到人事異動的影響,無縫接軌。

製作工作交接文件,永遠不嫌早!

工作日積月累,內容愈來愈多元、複雜,如果你等到快要離職的時候,才開始做交接工作,勢必會做得又急、又趕、又累。因此,行有餘力的話,平時就可以開始整理自己的例行工作,以備不時之需。真要碰到轉職、升遷,必須交接工作時,不但會做得比較輕鬆,也可以描述得更完整、深入,顯現出你的專業程度。

1.例行工作文件化:

把你必須交接的事項,或者說是接任者必須知道的所有訊息,列出一張完整的清單。這張清單和人資招募人才時的「工作描述」(Job Description)不同,是要列出你每天、每周、每月和年度的工作細項、公司和上司對該職位的期待,以及完成這些職務所需具備的技能、成功訣竅。重點是要讓任何接手工作的人,都能立即上手。

2.依重要性排序:

列出清單之後,按照重要性、發生頻率、類型,將這些事項分門別類。

3.說明專案進度:

列出進行中及長短期的專案,解釋專案的來龍去脈、目標、資金、遭遇的問題和解決方案、開始和預期完成的時間,以及任何與專案相關的檔案等等。最好也列出合作同事的名單、聯絡資料和他們在專案所擔任的角色。

4.重要檔案清單:

製作一份詳盡的目錄,說明與工作相關的文件、檔案的存放位置,以及如何取得這些檔案。

5.詢問對象(Go-To Information)或聯絡人名單:

新人接手需要任何資訊時,可以問誰,同時也可以維繫既有關係,不會因為換了人而中斷,包括主管、部屬、客戶等等。

6.重要參考資訊:

包括網站、部落格、社群媒體等等。

7.庶務:

辦公用品哪裡拿;如何操作辦公室機器、電話、其他設備;網站帳戶的帳號密碼;會議室或抽屜鑰匙等等。

8.反覆檢查:

請同事幫忙你看看交接清單是否完備,避免有所遺漏。

交接始末,都要讓主管知情

製作好工作交接文件後,交由主管過目,請他透過e-mail回覆內容是否OK,並且清楚交代清單上的每一項工作應該要交接給哪位同事。

一經主管確認,你就可以把交接清單提供給接任者,建議透過e-mail寄送,同時轉寄給主管,確認所有交接工作都已經交代完成。不要太相信口頭上的交接或確認,最好都留下文字或e-mail紀錄,避免任何誤解或疏漏。

在轉寄給主管的交接報告中,應該涵蓋以下內容:
1. 交接工作清單;
2. 各個工作細項分別移交給誰;
3. 交接工作的完成日期;
4. 尚未完成的活動或工作、特殊狀況;
5. 補充說明或提醒。

再做這兩件事,交接更順暢

相信很多人都有類似經驗,接手一份新工作,面對一大堆交接檔案、文件,看到就煩。如果有人可以口頭跟你說明,你有問題可以當場問,確實可以輕鬆很多。因此,如果時間允許,「離職的人」應該要有時間跟「接手的人」(不管是公司的新人或舊人)討論工作內容,提供對方一些指引及協助。

1.交接會議:

離職前一個禮拜,先備妥相關文件檔案,讓接替工作者有時間閱讀、消化。接著,召開一場交接會議,會議主題是讓繼任的同事了解他未來的職務與角色。也可以請接任者帶來一張「問題清單」,請教將要離職的同事。

別忘了,知會你的主管有這場會議,讓他知道你一直到離職前,都還很投入工作。當然,如果你不介意的話,也可以把你未來的聯絡資料留給公司或接替你工作的人,方便對方在有問題時還可以找得到人請教,這也可以讓你留下樂於助人的好印象。

2.工作見習體驗(job shadowing):

前提是你在離職前,公司已經找好了接替你的人。這時,你可以帶著接手新工作的員工,一起工作一段時間,帶著對方認識同事、合作窗口、了解工作環境。

到了見習晚期,兩人的工作還應該要「對調」,由新員工接任工作,你(將離職者)只扮演顧問的角色,為新人可能遇到的問題提供解答。

不要以為離開一家公司或離開一份職務,就代表「關係」的結束。收尾做得漂亮,做好工作交接,不但可以在你的舊東家、老上司、好同事心中留下好印象,說不定這份好名聲還會一直跟隨著你,為你的職涯發展帶來正面的影響。

參考資料: