Managertoday 經理人

3方法加速會議進行,終結冗長會議

2019-10-14 18:17:50
Managertoday
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開會可說是工作者又愛又恨的事!愛的原因是,可以針對工作內容進行溝通,蒐集所有資訊與意見;討厭的原因是,從進入會議室到回到位置上,往往已過了兩、三個小時。 究竟可以怎麼改善會議流程,才能提升會議品質?

開會可說是工作者又愛又恨的事!愛的原因是,可以針對工作內容進行溝通,蒐集所有資訊與意見;討厭的原因是,從進入會議室到回到位置上,往往已過了兩、三個小時。

究竟可以怎麼改善會議流程,才能提升會議品質?

1.把會議時間減半

如果你是老闆或管理階層,最好馬上把會議時間減半,應該沒有人會反對,因為部屬們早就受夠了會議的冗長與生產力低落。如果你沒這個權限,請說服主管採行動。

把2小時的會議時間縮成1小時,1小時的會議縮成30分鐘,30分鐘的會議縮成15分鐘。因為時間被限縮,自然會加快節奏、增加發言。

此外,想要有效控管會議時間,你可以記錄各項發言分別屬於「提問」「表達意見」,或只是「抒發感想」等,嘗試分析是否符合會議進度與會議目標。甚至統計一下每個人的發言時間,了解哪些人較容易陷入演講模式。

2.將會議數量和出席人數都減半

要改善開會效率,光把時間減半是不夠的。

很多會議其實可以合併成一個會議,卻被分開舉行。像是專案執行會議,明明開一次,把所有任務執行時間、誰負責執行等,說清楚就行了,卻還要再開每個階段的進度會議,開個沒完沒了。

說穿了,很多會議只是為了安撫人心、拖延決策罷了,所以要每半年盤點一次,將其數量減半。

此外,要加快工作速度,把會議的出席人數縮減到最少也非常重要。如果只有3~5人一起開會,每個人就都得要很認真,皮繃得比較緊,專心聆聽著每一句話,所有人的生產力自然大幅提升。

3.讓會議討論快速、有效地進行

只要培養出能使會議討論快速、有效進行的能力,你的工作就會急遽加速而且順利進行。方法如下:

(1)讓與會者陸續發言
平常了解所有人各自對於問題有著什麼樣的想法。在會議中,才能請誰、以什麼方式率先表達意見。

如果會議一開始討論不夠熱烈,會議主持人可提出問題以激發議論。

(2)促使觀點不同的人踴躍發言
主持人可以針對希望他表示意見的部分提出問題。想想這個人的觀點和其他人有何不同、他可能會從什麼角度發言,想辦法引起他的興趣。

如果你希望某人發表意見,也可事先有禮貌地拜託對方配合。

(3)能依內容而非聲音大小做判斷
不是比較大聲的意見,就是對的。要做到客觀判斷,就必須持續認真傾聽所有人的發言內容,將重點放在發言的目的與依據。

(4)不要強迫、勉強下結論
會議結論絕不能在意見紛歧時,為了節省麻煩,而做出單一的奇怪結論。

一旦發生意見衝突,就要先逐一確認相同點,讓發生衝突的人冷靜下來,減緩雙方對彼此的戒心。即使衝突很激烈,只要仔細詢問,多半都還是能找出許多一致的部分。
(5)釐清對立意見的真實想法,解決衝突
衝突發生,主要是因為各自假設前提不同,而產生不同的論點。所以要解決衝突,就得釐清各方的假設,再整理出意見本身的差異。

這麼做之後,往往能讓雙方看見差異,並發現彼此的想法其實也沒差距多少,不需要為此有太大的負面情緒。

(6)討論沒交集時,引導大家在同一基礎上進行討論
當討論出現A談降低成本,B說的卻是開發顧客時,就很容易造成A、B兩人各說各話。

如果想順利引導討論,就要時時注意,並持續思考發言者真正想說的是什麼?現在是以什麼樣的方式表達?其目的為何?



本文取材自《零秒思考力[實踐篇]》,悅知文化出版
圖片來源/ Tom Woodward via flickr, CC licensed

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