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電腦一次只能用45分鐘?日本CEO的規定,讓公司超有效率!

2019-12-11 01:02:16
Managertoday
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「這件事應該有更有效率的做法吧?」「不要再一直開會討論、沒結論了!」你一定也有過類似疑惑或感嘆,覺得上班時間不知不覺就消失了,該怎麼做,才能善用每天僅有的24小時? **效率的先決條件,是意識到工作

「這件事應該有更有效率的做法吧?」「不要再一直開會討論、沒結論了!」你一定也有過類似疑惑或感嘆,覺得上班時間不知不覺就消失了,該怎麼做,才能善用每天僅有的24小時?

效率的先決條件,是意識到工作中的浪費,並徹底消除,才能省下更多時間和心力,把工作做好。曾在一年內推出上千種新產品的日本家用品公司IRIS OHYAM社長大山健太郎,致力於建立消除浪費的企業文化,讓公司效率極大化,他的具體措施如下:

1.每周一次「全天」商品開發會議,共享情報

很多工作者可能會覺得,一整天都在開會,太浪費時間!大山卻覺得,「什麼叫做浪費,要看你從什麼角度來詮釋。」由於商品開發是商場競爭最重要的事,追趕潮流的速度要快,所以情報分享很重要。

然而,當組織愈來愈大,訊息傳達很難完整精確,與其事後還要多花力氣解釋,不如一開始就集合大家,取得共識。比如說,一旦在商品會議上決定某項產品要商品化,會後商品開發部和營業部就可以同時啟動,效率更高。

2.站著開會,方便「短暫」討論

在日常營運上,大山很反對冗長的討論,因此在公司內推行「站著討論制」。他在辦公室裡設置較高、面積較大(直徑約1公尺)的圓桌,沒有椅子,員工只要圍著桌子,就可以展開討論,參加人數也很彈性,2個人或10個人都可以。

因為是站著開會,所以大家都會有意識地積極討論、縮短時間,在桌面上攤開的商品和文件,與會者也都能一目瞭然。

3.電腦一次只能用「45分鐘」

在IRIS OHYAM辦公室裡,電腦都安裝在公用桌上,而非社員各自的座位上。有需要用電腦的人,都必須起身去使用公用電腦,每次限時45分鐘,間隔15分鐘才能再用。

大山認為,這個做法可以讓員工意識到,使用電腦是為了工作,否則使用習慣不好,也會浪費不少時間。何況,為了提高工作效率,適度休息也是必要的,而人一旦用電腦超過1小時,頭腦的效率就會變差,不如全力使用45分鐘之後休息15分鐘。

身為領導人的大山言行一致,經常搭乘新幹線往返東京和仙台的他,單程車程約90分鐘,儘管是獨自搭乘,他仍然嚴守一次用電腦45分鐘的規定。

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(本文整理自 2015.11《Associé》封面故事)

圖片來源 / OTA Photos via flickr, CC licensed