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一看就懂的資料表格怎麼做?7個小地方,讓老闆感受到你的專業!

2018-08-21 11:14:50
Managertoday
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表格人人都會做,但要做得好可是一門大學問。老闆丟給你一個圖表,要怎麼讓它變得比較清楚易讀呢?

表格人人都會做,但要做得好可是一門大學問。老闆丟給你一個圖表,要怎麼讓它變得比較清楚易讀呢?

在經理人商學院/數位行銷學院的《商業數據分析與圖像表達》課程中提到,只要掌握七個原則,就能將雜亂無章的資料轉換為有用的資訊,增加你在老闆心裡的專業感!

圖說明

這是五家公司經營狀況的比較。當老闆要求你整理各公司的經營概況時,只做出這樣的表還不夠。以下7個步驟,幫你把表格變得更清楚易讀,老闆也能馬上看到他想看的訊息。

圖說明

在看表格時,人們習慣從上而下的閱讀,因此建議把老闆想要比較的項目(各公司的營收、EPS、成長率)分為不同的欄位,方便同一欄、由上到下的檢視。

圖說明

另一個閱讀習慣是由左至右,因此你認為老闆最關心的訊息,應該放在最左邊。假如你猜想老闆是為了併購才叫你整理資料,那公司的獲利能力可能最為重要,應該置左。

圖說明

將EPS按照從大到小的順序排列,哪家公司表現較好,一清二楚。

圖說明

太多位數的數值並不容易閱讀。以營收這欄來說,本來最大的數值高達五位數,顯得太過複雜,不如將數值簡化,最多留下三位數。在不影響老闆了解公司獲利狀況的前提,簡化訊息。

圖說明

成長率的%在每一欄都重覆出現,反而增加閱讀的負擔。不如統一將單位放在首欄。

圖說明

統一小數點後的位數,再將數值全部置左對齊,哪一個數值最大就可以馬上看出來。

圖說明

格線並無助於資料的呈現,反而是雜訊。拿掉後,可以更專注於數字。

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製圖 / 張以欣
首圖 / Nick Herron via flickr, CC licensed