Managertoday 經理人

紙本資料整理術

2019-10-17 10:29:30
Managertoday
http://3.bp.blogspot.com/-stS1NJAHALI/VFGt8VO-uAI/AAAAAAAAR3M/0uroz2lP6vA/s720/ZZ008022.jpg
這些檔案資料如果沒有分門別類就堆在一塊,或是和一些不重要的文件或廢紙混雜在一起,真正要用時就難以檢索取用,工作的進度和效果就會大打折扣。要改善工作績效,千萬別忘了鍛鍊文件資料的整理歸檔技巧!

這些檔案資料如果沒有分門別類就堆在一塊,或是和一些不重要的文件或廢紙混雜在一起,真正要用時就難以檢索取用,工作的進度和效果就會大打折扣。要改善工作績效,千萬別忘了鍛鍊文件資料的整理歸檔技巧!

一般文件資料的整理
招數1:將文件標示處理順序

要處理的文件最好豎放在桌面上。「能站著,就別躺著」這種讓文件站起來的精神,可以讓工作可視化。因此如果辦公桌上有一些處理中的文件,可以將其分別整理好放入標上「緊急」「待辦」「存檔」的透明資料夾裡頭,再依照工作的輕重緩急分別放在公文架或讀譜台上頭,這樣就可以很容易安排處理的先後順序。此外也可用顏色來區分,例如紅色資料夾代表「緊急」,黃色資料夾代表「待辦」,綠色資料夾代表「存檔」,看起來一目瞭然。

招數2:將文件依主題區分

文件整理盒是一般辦公室最常見的整理工具,容量大且色彩豐富,很適合做為基本的文件整理工具。
因此,要存檔的文件可以依主題區分,將同一個主題的資料用透明資料夾或檔案夾收好放在同一個整理盒,並且可以用顏色來區隔不同主題的資料,這樣看起來既美觀又整齊。

招數3:利用檔案夾側邊標示日期

有時候檔案拿進拿出秩序就容易亂掉,得花一番功夫才能再弄清前後順序。如果要讓歸檔後的文件蒐尋容易,不妨善用檔案夾側邊,在上面用不同的方式加以標示,例如可以在檔案夾側邊貼上顏色貼紙,一種顏色代表一個月份,貼紙的高低表示先後順序,這樣就容易尋找與歸檔。

**招數4:文件尺寸以A4為主
**

文件要統一形式。統一形式的好處在於準備方便、作業單純、歸檔和檢索起來也很容易。尺寸最好以A4規格為主,如果不是A4的文件,可以用影印、裁切或剪貼的方式改成A4大小。而且最好統一在固定的地方標上日期,以方便查詢。

名片的整理
招數1:簡單記下對方的資料

拿到名片後,最好在名片上簡單地註記對方相關資料,比如說把見面的事由、日期、地點、對對方的印象等等寫在名片上,而且不要隔太久才做,這樣才不會對對方失去印象,也喪失交換名片的意義。

招數2:常聯絡的名片放在桌上整理盒

有時候在一個場合中就會拿到一堆名片,這時候可以先做初步的整理,把會常聯絡的放在桌上的名片整理盒或轉動式名片架,不會常聯絡的名片就收在大本名片簿裡。
舉例來講,像公司聯絡窗口、重要客戶的名片就可以放在名片盒,方便隨時查看聯絡,其他的就收在名片簿,當做基本的人脈資料庫。

招數3:將名片做基本分類

名片簿可以做基本分類,主要是依個人工作範圍和需求去分類,但也不需要做到太複雜的分類。此外,名片不能光收不丟,需要定期整理。比如說當名片簿已經放不下時,就可以把裡頭的名片過濾一遍,那種只是純粹基於禮貌而交換的名片,或是預期以後不會再碰面的人的名片,就可以丟掉。

書和雜誌的整理
招數1:立著放比疊著放好

書和雜誌要立著放,不要疊著放。如果是堆成一堆放著,在下面的就看不到、也容易用不到。以垂直的方式、側邊向外整齊排好,看起來就一目瞭然。

招數2:相同主題的放在一起

在整理書籍和雜誌時,要把相同主題的都放在一起,並依出版社和期別順序排放,才能讓書和雜誌成為方便取用的資料庫,並且記得取用後一定要放回原來位置。

招數3:善用目錄做歸檔管理

書和雜誌其實滿占位置的,如果只對書和雜誌裡頭的部分內容有興趣時,可以考慮只把有用的部分影印下來或撕下來,或是把目錄撕下來,保存這些部分即可;其他的部分丟掉或收在倉庫裡,就可以節省不少空間。日後如果需要找尋裡頭的詳細資料,只要有目錄就可以很快速地檢索出來。 信件、卡片、收據等的整理

招數1:收到就馬上處理

信件、卡片、發票這些具有時效性的東西,最好是收到就馬上處理,如果丟在桌上或收在抽屜裡,不是容易搞亂,就是很容易就會被遺忘。

招數2:統一收納並定期整理

如果無法立即處理信件、卡片、發票,或是比較習慣定期整理,就必須將這類的物品統一收在一個地方並定期整理。在整理時,很久以前的、已經過期的、或是沒有用處的全部丟掉,需要留著的分別準備資料夾或資料袋,依時間順序收入其中,方便找尋。

**招數3:重要事項另外備註
**

信件、卡片裡如有重要事項,要另外記在筆記本或記事本,例如更動的地址、宴會的日期等等。就算有留著信件和卡片,也最好再另外記下來,以免遺漏忘記。

**TIPS 文件資料整理原則
**■分類要按部就班 《資料整理快捷術書》一書作者資料整理專家村岡正雄指出,要讓文件成為清楚且容易檢索的資料庫,就要先知道對自己而言必要的資訊是什麼,因為別人很重視的資訊,對你而言可能卻無關緊要。所以在整理文件資料前,首先要根據文件的內容判斷其價值與功能,是「馬上會用到的」「使用機會高的」「先保存起來的」或是「沒有機會用到的」資訊,就可以了解文件要怎麼處理。 接下來,除了要立即處理和要丟棄的文件之外,需要保存、歸檔的文件就要加以分類。分類並沒有特定的規範,主要是配合個人的工作型態和內容來決定。
不過一般來講,大概有下列幾種方向:
.依業務內容:這是辦公室常用的分類歸檔方法。比如說,企畫部門的人可以依照「帳款票據」「企畫」「客戶資料」「會議記錄」等業務來做分類。在整理時可以用標題的字母順序來做依據。
.依主題:例如採訪記者可以把記者會的資料分成「科技業」「金融業」「服務業」「傳播業」等類別,並把和各主題的有關的文件分別放在一起。
.依時間序列:就是依照文件、資料產生的時間序列或是收到的時間序列來整理。比如行政部們的人要處理申請表、票據、報紙剪報之類的文件,就可以用這樣的方式來整理。
此外,在擬定分類的時候,有時候還要訂定和釐清各分類的相關關鍵字,這可以做為個人對文件分類的判斷標準。例如說,如果把行業當做分類的方式,那麼網路拍賣公司究竟是屬於科技業還是服務業,就要先定義清楚,不然其相關文件資料就不知道要放在哪一類。
依照這樣的原則來決定資料分類的方式後,就可以將分類好的文件依序收放在整理盒或檔案櫃裡。如果歸檔、整理方法能夠按部就班、有條有理,使用起來就能得心應手。
■分類不要太複雜,也不要太勉強 整理的最終目的就是要讓工作簡化,所以文件資料的分類標準簡單就好,不要太細、太複雜。像「會議記錄」如果還細分成「部門內會議」「跨部門會議」「全社大會會議」「合作廠商會議」「動腦會議」……,整理起來反倒耗時費力,而且也會喪失整理的重點。此外,也不要勉強去替文件資料分類,真的無法分類的可以設一個「其他」類來處理,或是先放在保存用的暫存箱中,等有空再重新思考如何分類。
■善用標題 為了可以迅速找出所需的檔案文件,在歸檔時最好要在檔案夾或文件夾上寫上標題以利辨識,例如「2003客戶調查分析」「教育訓練課程資料」等等,這樣時檢索會比較容易也方便物歸原處。標題的命名則要具體、簡潔,不要太過抽象、粗略,也不能長長一串,才能淺顯易懂、易於辨識。