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只花 10 分鐘,工作速度快 10 倍!高效工作者的 3 個習慣

2019-11-14 09:55:10
Managertoday
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每天都有許多工作要完成,但你是否常覺得事情做不完、或是做了很多事自己的能力卻無法有所提升呢?如果出現這種情形,代表你已淪為「瞎忙」、被工作淹沒,此時你最好試著用以下 3 種方式找回你的工作節奏:

每天都有許多工作要完成,但你是否常覺得事情做不完、或是做了很多事自己的能力卻無法有所提升呢?如果出現這種情形,代表你已淪為「瞎忙」、被工作淹沒,此時你最好試著用以下 3 種方式找回你的工作節奏:

1.花 10 分鐘規劃一天行程

先規劃再行動,是加強生產力的方法之一,但別太沉迷於制定各種計畫,否則將連第一步都踏不出去。建議每天為保留 10 到 15 分鐘的時間安排工作規劃,先想想大方向是什麼,再往下訂出近期需要達成的目標,最後再把這些目標落實到每天八小時的工作行程裡。

2.評估工作所需的成本和可創造的價值

打開行事曆看看每天的工作項目,試著依這些工作所需耗費的成本及效益衡量它們的重要性。所謂成本,指的就是你為了完成工作所要投入的時間、資源及金錢等,效益則是完成這項工作對你達成中長期目標的貢獻度。

每件事的成本及效益佔比各不相同,你最該優先處理的,當然是低成本、高效益的事項,因為完成這些事能讓你更快速接近目標。 好比與後製同事討論銷售型錄裡的美術設計,做出這項決定不會花你太多時間,一旦完成卻能快速啟動下一階段的工作如印刷、發送等。

至於那些需要花較多時間、卻能帶來高效益的工作,你可以把所需要花費的時間分割為在每個小時裡逐步完成的小項目。 好比你要為新產品撰寫產品上市計畫,與其要在一天內一口氣寫完,不如規劃三天、每天兩小時的寫作行程,把時間拉長、更按部就班的執行。

低成本又低效益的工作,你可以試著在重要工作的空檔、花10分鐘把它們解決。至於高成本、低效益的工作,如果你真的覺得這件事非做不可,則必須想辦法降低成本,找更省事的做法把它解決。

製作 / 陳婉玲

3.考量時限

有時你能依工作重要性決定處理順序,但有時有些工作有時間限制、必須限期完成,此時你就不能單純依重要性決定誰先誰後,而要納入時間考量,把緊急、重要的項目往前排,較不緊急、但同樣重要的工作次之,最後才是既不急、也不重要的項目。

資料來源 / LifeHack