時間管理的天敵

杜拉克指出了4個這類浪費時間的根源：

1.組織缺乏制度或遠見：
這種現象常見於組織內部反覆出現的危機。杜拉克指出，在他當顧問時，若要分辨一家工廠是管理有方或經營不善，最簡單的方法就是：管理得當的工廠，是一個安靜的地方。換言之，管理得好的工廠，其實是很枯燥無聊的，因為所有的危機都已經被預見，並且早已轉化為例行事務。 杜拉克對於「例行事務」的定義是：即使是不具備特殊技藝的人，也能在無須進行判斷的情況下，完成先前必須是近乎天才的人才能完成的事情，因為一位非常有 才幹的人，早已在克服昨日危機的過程中，將寶貴的經驗記錄、並傳承下來。因此，組織如果周期性出現同樣的問題，都是組織文化馬虎和懶散的症狀。

2.組織人浮於事：
杜拉克主張組織的人力要精簡。他認為，人員一多，人們就會花更多時間在「互動」、而非工作。因此，管理者若發現自己有十分之一左右的時間是用在處理人事問題、爭端嫌隙、司法訴訟或團隊合作等問題，那麼人力肯定是太過龐大。杜拉克認為，在一個精實的組織裡，人人都有移動的空間，不會彼此相互碰撞擠壓；他們會有時間完成自己的工作，無須總是花時間在解釋自己的工作。

3.組織運作不順暢：
這個現象最明顯的症狀就是會議過多。杜拉克認為，按照定義，會議是對於組織缺陷的一種讓步，因為人不是在開會，就是在工作，無法同時進行這兩件事。 在設計得非常完美的組織架構裡，理論上是不用開會的，因為人人都已掌握自己為完成工作所需了解的一切，而開會只是因為在某些特定情況下，所需的知識和經驗並不在同一個人的腦袋裡，因而必須集思廣益。 因此，會議必須是例外，而非常規。一個人人不斷在開會的組織，是一個沒人在做事的組織。假設時間紀錄顯示，組織成員發現有多達四分之一或更多的時間用在開會，那麼這就是一個有問題的組織，顯示工作內容或部門劃分太過分散。

4.資訊不流通：杜拉克認為，資訊若無法做到即時暢通，就會浪費在很多無謂的時間在聯繫溝通。此外，訊息的呈現也要清晰易懂，不要讓接獲資訊的人還要花時間解讀或詮釋。