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時間管理的天敵

2019-12-11 05:16:23
Managertoday
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杜拉克指出了4個這類浪費時間的根源: **<span style="color: #3366ff;">1.組織缺乏制度或遠見: </span>**這種現象常見於組織內部反覆出現的危

杜拉克指出了4個這類浪費時間的根源:

1.組織缺乏制度或遠見:
這種現象常見於組織內部反覆出現的危機。杜拉克指出,在他當顧問時,若要分辨一家工廠是管理有方或經營不善,最簡單的方法就是:管理得當的工廠,是一個安靜的地方。換言之,管理得好的工廠,其實是很枯燥無聊的,因為所有的危機都已經被預見,並且早已轉化為例行事務。 杜拉克對於「例行事務」的定義是:即使是不具備特殊技藝的人,也能在無須進行判斷的情況下,完成先前必須是近乎天才的人才能完成的事情,因為一位非常有 才幹的人,早已在克服昨日危機的過程中,將寶貴的經驗記錄、並傳承下來。因此,組織如果周期性出現同樣的問題,都是組織文化馬虎和懶散的症狀。

2.組織人浮於事:
杜拉克主張組織的人力要精簡。他認為,人員一多,人們就會花更多時間在「互動」、而非工作。因此,管理者若發現自己有十分之一左右的時間是用在處理人事問題、爭端嫌隙、司法訴訟或團隊合作等問題,那麼人力肯定是太過龐大。杜拉克認為,在一個精實的組織裡,人人都有移動的空間,不會彼此相互碰撞擠壓;他們會有時間完成自己的工作,無須總是花時間在解釋自己的工作。

3.組織運作不順暢:
這個現象最明顯的症狀就是會議過多。杜拉克認為,按照定義,會議是對於組織缺陷的一種讓步,因為人不是在開會,就是在工作,無法同時進行這兩件事。 在設計得非常完美的組織架構裡,理論上是不用開會的,因為人人都已掌握自己為完成工作所需了解的一切,而開會只是因為在某些特定情況下,所需的知識和經驗並不在同一個人的腦袋裡,因而必須集思廣益。 因此,會議必須是例外,而非常規。一個人人不斷在開會的組織,是一個沒人在做事的組織。假設時間紀錄顯示,組織成員發現有多達四分之一或更多的時間用在開會,那麼這就是一個有問題的組織,顯示工作內容或部門劃分太過分散。

4.資訊不流通:杜拉克認為,資訊若無法做到即時暢通,就會浪費在很多無謂的時間在聯繫溝通。此外,訊息的呈現也要清晰易懂,不要讓接獲資訊的人還要花時間解讀或詮釋。