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Zoom 免費100人視訊會議、遠端控制、白板錄影完整圖解教學

2020-04-05 12:21:20
Managertoday
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使用 Zoom 開免費線上會議,常用功能、操作步驟,完整教學。

在最近一篇文章:〈遠距工作如何更有效率?7 種遠距協作工具經驗與方法分享〉中,提到了 Zoom 這個視訊會議軟體,有很多朋友因此連結到我介紹 Zoom 的舊文做參考。當然,簡單的下載安裝,基本的視訊功能,沒有太大不同。

不過因為之前那篇 Zoom 的教學文章已經有 5 年之久,於是決定來寫一篇新的完整版圖文教學。進一步的挖掘 Zoom 在視訊會議、視訊教學時可以利用的一些特殊功能,以及一些關於申請帳號的新版細節。

1.如何在疫情時間,獲得免費 100 人視訊會議?

Zoom 在這段時間會再次被熱烈討論,主要就是因為全球疫情的擴散,很多人有了遠距會議、遠距教學的需求,而 Zoom 作為功能豐富的視訊會議軟體,正好可以滿足這個需求。

於是 Zoom 也在這段時間(不確定什麼時候會結束),把原本免費帳號限制的 10 人視訊會議(並限制一次會議 40 分鐘):

提升到免費帳號就可以開設 100 人的視訊會議(應該在疫情過後會取消)。

但是,如果你很自然的登入 Zoom ,有可能發現怎麼自己的視訊會議還是限制在 10 人內呢?

原因在於,如果你的舊帳號、新帳號,是利用「台灣版 Zoom 網站」註冊的話,那麼目前的免費版視訊會議人數還是維持在 10 人。

那麼,這時候有沒有辦法把我的帳號變更成可以容納 100 人會議呢?

具體步驟如下:

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放心,就算是美國區網站,也是中文版介面。進入網頁的後台設定,選擇[帳戶設定檔],按下這個頁面最下方的[取消關聯帳戶]即可。

這樣一來,還是可以用原本的 Google 帳號登入 Zoom ,但是免費帳號的會議可容納人數就提升到 100 人了。

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2.如何開啟、邀請視訊會議?

Zoom 如何開始一個視訊會議呢?只要安裝 Zoom 軟體,在軟體中點擊[新會議],就可以開啟一個新的視訊會議,並且邀請其他人加入。

幾個視訊會議的基本規則如下:

(1)每個參加會議的人,一定要安裝 Zoom 電腦端軟體,或是手機 App。

可到這裡下載所有相應的軟體:「 Zoom Download 」;選擇「Zoom 會議用戶端」下載即可。

(2)會議發起人(主持人)一定需要登入 Zoom 帳號。

但其他參與會議者不需要 Zoom 帳號也可以與會(但要裝軟體)。

(3)免費帳號可以設定最高的視訊品質是 720P,也很夠用。

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當主持人發起視訊會議後,在視訊會議畫面的左上方有一個[i]按鈕,點擊後,可以看到邀請其他人加入的各種方式:

  • 會議 ID : 提供給其他參與者,參與者在自己的 Zoom 軟體輸入,就可加入會議。
  • 密碼: 參與者需要輸入密碼才能加入。
  • 邀請 URL : 也可以把這段網址直接提供給參與者,參與者點擊後,會自動開啟他們的 Zoom 軟體並加入視訊會議。
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如果我是一個參與者,主持人給我會議 ID ,那麼我只要打開 Zoom 軟體,不用登入帳號,直接選擇[加入會議]。

然後輸入會議 ID ,以及密碼(如果需要密碼的話),這樣就可以進入視訊會議了。

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前面的方式,每次視訊會議的 ID、網址、密碼都是隨機產生,對於要重複開會的同事、師生來講,不一定方便。

這時候, Zoom 也針對每一個帳號提供了一組[固定的會議 ID ]。

主持人可以在 Zoom 軟體的[新會議]選單中,勾選[使用我的個人會議 ID ],這組 ID 是固定的,會議網址也是固定的。只要提供對方一次,之後就可以重複利用同樣的 ID 或網址,登入你開設的視訊會議。

主持人還可以進入[ PMI 設定]中,勾選[密碼],設定一組固定密碼,讓知道的人可以登入,但不用每次都更新 ID 與密碼。

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3.如何在視訊會議中共享各種工作畫面?

視訊會議中,除了視訊、音訊交流外,很常用到的就是電腦操作畫面、簡報畫面的交流。 Zoom 也提供了各種共享畫面功能,讓我們可以投影到視訊會議中,每個與會者可以同步看到。

首先,在視訊會議過程中,點擊下方的[分享畫面]按鈕,就能共享各種畫面。

最基本的就是共享你的「整個電腦螢幕操作畫面」。

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但如果你想要報告的,是某一個特殊軟體的內容或操作,這時候也可以「單獨共享這個軟體視窗的畫面」。

這樣就不會讓自己電腦上的其他畫面造成干擾。

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或者在分享畫面中,切換到[高級],這時候可以共享你的後鏡頭拍攝到的畫面。或是只共享你電腦目前播放的聲音。

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Zoom 的手機 App 還可以讓我們從手機共享網頁操作的畫面。

這樣一來,與會者就可以用各種方法,共享自己的畫面,向其他與會者做簡報。

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這是手機 App 上分享畫面的操作選單,可以分享手機螢幕畫面,或是打開網頁做簡報。

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4.如何在共享畫面時做註解簡報?

而且 Zoom 提供的不只是畫面共享,我們還可以打開[註解]的工具列,在共享中的畫面做各種註解。

這樣一來,就可以讓我們更清楚的簡報該畫面上的重點。

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尤其如果註解完成後,覺得這個畫面很重要,可以按下工具列上的[儲存],留下一張圖檔作為會議紀錄。

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5.讓與會者「遠端控制」我的軟體

如果說在視訊會議秀出我的電腦畫面還不夠,我想要讓與會者「控制」我的電腦,或是「控制」特定軟體, Zoom 也可以辦得到。

步驟如下:

  • 先用[分享畫面],分享單一軟體的畫面給與會者。
  • 打開上方工具列,選擇[遠端控制]。
  • 指定某一個與會者,讓其可以控制我電腦中的這個軟體視窗。
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6.開會時可用的白板功能

如果視訊會議過程中,需要白板來說明, Zoom 的[分享畫面]選單中,也有白板功能,只要直接開啟,就能在白板上畫圖,所有與會者都會看到。

如果在白板上畫好流程圖,也可以儲存這張圖片,作為會議紀錄。

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7.視訊會議錄影功能

視訊會議討論到重要段落,在會議中操作某一個軟體,或是在白板討論的過程,我們有可能想要「錄下完整開會過程」。

Zoom 也提供了會議錄影功能。

方法非常簡單,如果是一般視訊會議,下方有一個[錄影]按鈕,可以隨時開啟、暫停、關閉錄影。

如果現在正在共享畫面、白板操作,那麼在上方工具列的[...]選單,也有[錄影]選項,可以立刻開啟這個階段的錄影。

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當視訊會議結束後,剛剛錄製的內容,會自動轉成 mp4 影片檔案, mp3 音訊檔案,儲存在會議主持人電腦的資料夾中。

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8.除了視訊音訊,也可以群聊、私聊訊息

透過 Zoom 軟體下方的[聊天]按鈕,可以打開簡易的聊天室,這邊可以發送文字訊息給所有人。也可以指定某位與會者進行私密聊天。

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9.自動切換畫面的目前演講者檢視

如果與會者多,大家輪流發言,這時候可以打開 Zoom 視訊畫面右上方的[發言者視訊畫面]。

這樣一來,哪個人正在講話,就會自動切換到她的視訊畫面。

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10.主持人的控制權

Zoom 作為專業的視訊會議軟體,除了上述的豐富功能外,還有一個重點,就是會議主持人有很大的控制權。

會議主持人可以做什麼呢?

  • 可以決定哪些與會者要靜音、要關閉視訊。
  • 可以讓所有人都靜音,要發言時按下[舉手],才能發言。
  • 可以強制所有與會者都看到同一個畫面(焦點畫面設定)。
  • 可以允許、不允許其他與會者共享畫面,可強制讓某個人的共享畫面退出。
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11.和 Google 日曆的會議連動

Zoom 提供了很多外掛,例如在 Google 日曆中,可以透過右方的外掛安裝選單,安裝 Zoom 的視訊會議外掛。

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這樣一來,當我建立一個會議後,打開右方的 Zoom 外掛,就可以在 Google 日曆上建立一個 Zoom 的視訊會議邀請了。

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以上跟大家分享 Zoom 視訊會議軟體的最新版教學,希望讓大家更知道有哪些功能可以利用,以及具體的操作方式。

有需要的朋友,還可延伸參考:免帳號線上版開25人視訊會議300人聊天室! Skype 免費新功能開學日首選!13 種免費雲端服務幫老師學生做好功課這 10 個免費的新微軟工作術,和你想的不一樣!

(本文授權轉載自電腦玩物