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在家工作比進公司更累?想順利WFH,企業不能忽視的2大關鍵

2020-05-26 09:03:44
Managertoday
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遠端工作是未來的必然趨勢,透過這種新型態的工作模式,不只能增加彈性,也可為企業留住有經驗的員工或吸引優秀人才,為日後的轉型與創新打下基礎。

遠距辦公的工作型態,從多年前便已經提出,且在國外有相當高的施行經驗,根據美國社群管理工具公司Buffer一份於2019年進行的問卷調查顯示,有99%的美國工作者都曾體驗過遠端工作,更有95%的工作者都願意推薦他人進行遠端工作。

而台灣因為文化、管理思維的不同,企業主對遠距工作的接受度一直不高,直到今年受到新冠肺炎疫情影響,為了降低群聚感染風險,促使企業管理者改變工作型態,不是要求員工一律在家工作,就是採行分組制、輪流進辦公室,施行至今,企業主也體認到,員工有沒有在辦公室,並不是影響工作效率的關鍵因素,這項體認提高了遠距辦公在台灣的發展可能。

台灣大哥大商務服務商務長吳傳輝認為,當企業要從定點走向遠距工作,首當其衝要面對的挑戰在於,如何選擇一個合適的通訊及協同合作平台,滿足對內對外的溝通需求。這是遠距工作最關鍵的基礎建設,而企業在評估時,除了功能需求外,還有兩個很重要的因素,第一是使用介面是否友善,員工能否快速上手;第二是導入的時間和成本,避免造成巨額的資金負擔。

另外,從功能面來看,一個好的通訊及協同合作平台,必須整合通訊及視訊會議、雲端作業等服務,才能滿足遠距辦公需求,甚至還能協助企業解決數位轉型時遇到的各種問題,例如:資料上雲後的管理,或是降低整體營運成本,例如:降低多點辦公對設備和空間的需求、傳統通訊方式耗費大量的維運成本…等。

台灣大哥大商務服務

第一、整合通訊與視訊 溝通零距離

在新型態辦公形式下,員工沒有固定的工作地點,手機是最好的聯繫工具,因此,通訊及協同合作平台最好能整合企業即時通訊軟體與辦公室傳統桌機功能,將員工手機變身成為桌機,每一通撥接到公司分機的電話都能自動轉接到手機,確保員工不會漏接商機,管理者也能完整掌握工作進度。

除了通訊需求外,工作中的會議則需改成視訊的方式進行,因此,整合視訊會議服務也是基本功能之一,像台灣大推出的一站式解決方案「企業行動辦公整合方案」,其中的雲端視訊服務Webex便與思科合作,不僅滿足企業遠端會議的需求,也能提供教育訓練、客戶關懷等線上服務。

第二、雲端協同作業 確保工作順暢安全

當員工在遠端工作時,勢必會有收發電子郵件、存取公司資料、處理文件…等需求,因此,通訊及協同合作平台必須建置在雲端,提供郵件、Office、儲存等服務,讓員工打開電腦、連上網路就能處理工作,才能確保工作效率。

此外,伴隨協同作業的另一個問題是資安,吳傳輝認為,企業可以從兩個面向去評估,第一是雲服務的安全機制,例如雲服務的管理是否具備權限設定功能?及該功能的管理細緻度,能否根據員工職務與職級去設定每份文件與檔案的閱覽、編輯、儲存……等功能權限;第二是雲服務供應商本身的資安認證,像台灣大哥大雲端服務已經獲得ISO27001、27011、27018認證,M+ Messenger更是台灣電信業唯一通過「行動應用App基本資安規範」認證的即時通訊軟體,完整守護企業資安與個資安全。

除了雲服務本身的安全機制,在網路連線端,吳傳輝也建議企業可以搭配SSL VPN、企業上網安全防火牆等解決方案,在員工遠端連線至企業的各個作業系統如:ERP、CRM時,能夠確保遠端的安全存取!

對企業來說,導入雲端通訊及協同合作平台、建置可以遠端工作的環境,不只符合未來趨勢,更能吸引優質人才,哈佛大學研究人員認為,當企業允許員工可以在任何地方工作,不只提高員工的工作彈性,也更能留住有經驗的員工或吸引優秀人才,為公司日後的轉型與創新打下良好基礎。

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